แนวทางปรับองค์กรเข้าสู่ 'WFH 2.0'

กลางเดือนมี.ค.ปีที่แล้ว ผมออกนโยบายให้พนักงานของสถาบันไอเอ็มซี เริ่มทำงานจากบ้าน (WFH) แม้ทีมงานจะคุ้นเคยกับระบบการทำงานออนไลน์ และการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันทั้งโปรแกรมการทำเอกสาร โปรแกรมการประชุมออนไลน์ การเก็บไฟล์ต่างๆ บนคลาวด์ แต่เมื่อถึงเวลาที่ทุกคนต้องทำงานจากที่บ้านพร้อมกัน ก็พบปัญหาและอุปสรรคพอสมควร โดยเฉพาะเรื่องการสื่อสาร และขวัญกำลังใจในการทำงาน

ประโยชน์ของการทำงานจากที่บ้าน นอกจากลดเวลาการเดินทางของพนักงานแล้ว ยังลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน ประกอบกับพนักงานบางส่วนก็มีความประสงค์จะทำงานจากบ้านเพราะพบว่าได้ประสิทธิภาพมากขึ้น ทางสถาบันฯ จึงอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้อย่างน้อยสัปดาห์ละหนึ่งวัน และด้วยสถานการณ์การระบาดของโควิดรอบสองกลับมา ก็ได้ประกาศให้พนักงานทุกคน WFH ตั้งแต่วันที่ 24 ธ.ค.ที่ผ่านมา จนกว่าสถานการณ์จะดีขึ้น

ผมขอเรียกการทำงานที่บ้านในรอบใหม่นี้ว่า WFH 2.0 องค์กรต่างๆ อาจมีความพร้อมและความคุ้นเคยมากขึ้น แต่การที่จะทำให้ WFH 2.0 มีประสิทธิภาพขึ้นทุกองค์กรควรจะต้องสรุปบทเรียน ปัญหาและอุปสรรค WFH ในรอบแรก (WFH 1.0) เพราะไม่แน่ว่าต่อไปเราจะมี WFH 3.0 หรือไม่ หรือในอนาคตอาจจะต้องเป็นแบบผสมที่พนักงานบางส่วนทำงานจากที่บ้าน บางส่วนมาที่สำนักงาน

ช่วง WFH 1.0 หลายองค์กรไม่มีความพร้อม พนักงานไม่มีอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ดีพอ ไม่มีอินเทอร์เน็ตความเร็วที่เหมาะสม ไม่มีซอฟต์แวร์ในการทำงาน หรือสภาพแวดล้อมที่บ้านไม่เอื้ออำนวยต่อการทำงาน บางองค์กรยังต้องเน้นใช้เอกสารต้องจัดหาพนักงานส่งเอกสารไปตามบ้าน บางองค์กรก็เน้นประชุมออนไลน์ตลอดเวลาจนพนักงานไม่มีเวลาทำงาน

ผลลัพธ์ที่ออกมาจึงทำให้องค์กรส่วนใหญ่ไม่ได้งานที่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ส่วนหนึ่งก็เนื่องจากไม่ได้ฝึกให้พนักงาน WFH มาก่อน วัฒนกรรมองค์กรไม่ได้เน้นการทำงานแบบรีโมท ทำให้ขาดการสื่อสารที่ดี บางครั้งก็พบว่างานหลายอย่างผิดเป้าหมาย โครงการบางอย่างไม่สามารถทำได้ตามวัตถุประสงค์ บ้างก็ทำงานซ้ำซ้อนกัน พนักงานบางคนรู้สึกโดดเดียวขาดทิศทางการทำงานที่ชัดเจน โดยเฉพาะพนักงานที่ใช้เครื่องมือได้ไม่เหมาะสมก็อาจทำให้ไม่สามารถทำงานได้

ปัญหาดังกล่าวองค์กรจำเป็นต้องนำมาเป็นบทเรียน ซึ่งอาจเป็นทั้งเรื่องของการจัดเตรียมงบประมาณ การเลือกใช้เทคโนโลยี การวางแผนการทำงาน การจัดฝึกอบรมการทำงานแบบ WFH การปรับตัวชี้วัดของพนักงาน ตลอดจนแนวทางในการสร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงานในช่วง WFH

หลายองค์กรได้ลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน และได้จัดงบประมาณในการหาโน๊ตบุ๊ค ค่าอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง หรือแม้กระทั่งจัดหาโต๊ะเก้าอี้ให้พนักงานทำงานที่บ้าน นอกจากนี้มีนโยบายในการจัดกิจกรรมแบบออนไลน์เพื่อให้พนักงานในทุกแผนกได้สื่อสารเพื่อสร้างให้พนักงานไม่รู้สึกโดดเดี่ยว และอาจลดเวลาในการประชุมแบบออนไลน์ที่ทำให้พนักงานรู้สึกเครียดจนเกินไป

ด้านของเทคโนโลยีสิ่งที่จำเป็นมี 2 เรื่องหลัก คือ การสื่อสารผ่านระบบคลาวด์ และการใช้เครื่องมือสื่อสารที่หลากหลาย ในเรื่องแรกหลายองค์กรใช้ระบบไอทีแบบ On-Premise ทำให้ไม่สามารถทำเอกสารร่วมกันได้ ต้องส่งไฟล์ไปมาทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงาน เกิดการทำงานซ้ำซ้อน และไม่สามารถค้นหาข้อมูลต่างๆ ได้ องค์กรจึงจำเป็นจะต้องให้พนักงานปรับมาใช้ซอฟต์แวร์ที่อยู่บนคลาวด์ให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้ ทั้งโปรแกรมสำนักงาน การเก็บไฟล์บนคลาวด์ โปรแกรมการสื่อสาร และโปรแกรมการบริหารโครงการ ฯลฯ

อีกประเด็นหนึ่งที่สำคัญคือ เครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสาร ในช่วง WFH 1.0 หลายองค์กรเน้นการประชุมออนไลน์ผ่านโปรแกรม Zoom, Microsoft Team หรือ Google Meeting ทำให้พนักงานเสียเวลากับการประชุมเป็นส่วนใหญ่ ขาดสมาธิในการทำงาน ทั้งๆ ที่บางงานสามารถสื่อสารกันง่ายๆโดยใช้โทรศัพท์ หรือการส่งข้อความผ่าน Line ซึ่งจะทำให้ได้ประสิทธิภาพที่ดีกว่า ดังนั้น WFH 2.0 จึงจำเป็นจะต้องเน้นให้พนักงานสามารถใช้เครื่องมือสื่อสารที่หลากหลายในการทำงานโดยข้อมูลสามารถติดตามไปได้ในทุกอุปกรณ์

ผมได้ปรับแนวทาง WFH 2.0 โดยลดการประชุมให้น้อยลง หาวิธีการในการสื่อสารให้รวดเร็วขึ้น หากิจกรรมสนับสนุนพนักงานที่ทำให้ทุกคนรู้สึกมีความสุขกับการทำงานที่บ้านมากขึ้น เพราะสุดท้ายแล้วเราคงต้องทำงานในรูปแบบนี้อีกตลอดไป แม้จะหมดจากวิกฤติโควิคไปแล้วก็ตาม