ประชุมทั้งวัน จะเอาเวลาที่ไหนไปทำงาน

แล้วพอถึงเวลาประชุม ก็มักจะโดนตามงาน ว่าถึงไหนแล้ว!

เข้าใจได้ครับว่า ในชีวิตการการทำงาน ต้องมีการประชุมเป็นเรื่องปกติ แต่มันมากเหลือเกิน ยิ่ง Work From Home ประชุมออนไลน์ก็ยิ่งสะดวก บางวันก็ปาเข้าไป 7-8 ประชุม เช้ายันดึก จริงอยู่ หลักการในการประชุมที่ดีก็มีได้รับรู้กันเต็มล้นหน้าเพจ กูเกิล แต่ก็ไม่เห็นพยายามนำมาใช้กัน แล้วจะทำอย่างไรดี

ลักษณะอย่างไรที่เรียกว่าเป็นการประชุมที่ด้อยคุณภาพ

1. ประชุมพร่ำพรรณนา ที่เป็นการประชุมกลายเป็นเวทีในการพูดไปเรื่อยๆ ของสมาชิก อาจจะเป็นทั้งในลักษณะการแสดงภูมิหรือบ่นไปเรื่อยๆ โดยสิ่งที่พูดนั้นไม่ตรงกับประเด็นที่กำลังพิจารณา

2. ประชุมฉายเดี่ยว มักจะมีบุคคลผู้หนึ่ง (ที่อาจจะไม่ได้เป็นประธาน) คอยพูด ชี้นำอยู่คนเดียว และมักจะไม่ค่อยเปิดโอกาสให้สมาชิกคนอื่นได้แสดงความคิดเห็น

3. ประชุมกลุ่มซ้อน โดยในห้องประชุมจะมีการพูดคุยระหว่างสมาชิกเป็นกลุ่มๆ ระหว่างที่การประชุมกำลังดำเนินอยู่ เหมือนกับสอนหนังสือและผู้เรียนจับกลุ่มพูดคุยกัน โดยเรื่องที่พูดอาจจะเกี่ยวหรือไม่เกี่ยวกับการประชุมหลักเลย

4. ประชุมใบ้ เป็นการประชุมที่ผู้เข้าร่วมไม่แสดงความคิดเห็น นั่งเงียบ ซึ่งอาจจะเกิดจากผู้เข้าร่วมประชุมไม่สนใจหรือกำลังทำอย่างอื่นอยู่ (ส่วนใหญ่จะนั่งเล่นมือถือ) หรือ ไม่ได้เตรียมพร้อมก่อนการประชุม

5. ประชุมพร้อมเช็คเมลอ่านไลน์ อย่างนี้เห็นบ่อย เวลาประชุมก็ยกโน้ตบุ๊คเข้าไปในห้องประชุมด้วย คอยเช็คเมลกับไลน์งานอี่นๆ

6. ประชุมแค่รายงานความคืบหน้า ที่ไม่จำเป็นต้องมีการประชุม สามารถแจ้งความคืบหน้าของเรื่องราวต่างๆ ผ่านทางช่องทางสื่อสารอื่นๆ

7. ประชุม NATO (No action, talk only) เป็นการประชุมที่มีการพูดคุย อภิปรายกันอย่างดี แต่เมื่อประชุมเสร็จแล้วก็ไม่ได้ระบุถึงสิ่งที่ต้องทำต่อไป หรือ ผู้รับผิดชอบไม่ได้รับทราบหรือปฎิบัติ

8. ประชุมเพื่อประชุมตามวาระ ไม่มีข้อสรุป เป็นการจัดวาระต่างๆ เข้าไว้อย่างมากมาย และหวังว่าการประชุมจะสามารถครอบคลุมวาระต่างๆ ได้ครบถ้วน แต่จริงๆ แล้วไม่สามารถทำให้หลายวาระต้องผ่านไปอย่างเร็ว โดยขาดการอภิปรายหาข้อสรุปกันอย่างแท้จริง

9. ประชุมเช้าจรดเย็น เป็นการประชุมที่ยาวนานเกินความจำเป็น ทำให้ผู้เข้าประชุมหมดแรง และยิ่งเมื่อถึงวาระท้ายๆ แล้วสมาธิ และความสามารถในการตัดสินใจของผู้เข้าประชุมก็ลดลง

10. ประชุมเน้น Powerpoint สวยแต่ไม่มีการอภิปราย โดยในการประชุมเกือบทั้งหมดจะเป็นการนำเสนออย่างเป็นทางการ (หรือ PowerPoint Presentation Meeting) และใช้เวลาส่วนใหญ่กับการนำเสนอ โดยขาดการพูดคุย หรือ อภิปรายกันแต่อย่างไร

ประชุมอย่างไร ให้มีประสิทธิภาพ

ถึงเวลาแล้วที่จะต้องเปลี่ยนแปลงการประชุมทีมให้เป็นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เกิดความชัดเจนในการปฏิบัติงาน เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จของทีมงานและองค์กรได้ในที่สุด

1. มีประเด็นชัดเจนในการประชุมทุกครั้ง  เพื่อกำหนดขอบเขตของเนื้อหาการประชุมให้ครอบคลุมมากที่สุด การประชุมก็ดำเนินการประชุมตามหัวข้อที่เขียน ถ้าใครออกนอกประเด็น ให้ผู้คุมการประชุมรีบดึงกลับเข้าสู่ประเด็นในทันที นอกจากนี้ ควรกำหนดเวลาว่าแต่ละหัวข้อการประชุมควรใช้เวลาในการคุยกันประมาณเท่าไร เพื่อบริหารจัดการเวลาประชุมให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

2. เริ่มต้นด้วยการอ่านเอกสารการประชุมพร้อมกัน  เรามักเห็นกันอยู่บ่อยๆ ผู้เข้าประชุมไม่ได้เตรียมตัว เตรียมประเด็น ไปประชุม การใช้เวลา 10 นาที ให้ผู้เข้าประชุมอ่านเอกสารการประชุมให้ที่ประชุม ก่อนที่จะเริ่มเข้าสู่วาระ จะช่วยให้การประชุมของทีมใช้เวลาสั้น กระชับ ได้ใจความ และตอบโจทย์การทำงานได้มากที่สุด

3. จำกัดจำนวนคนเข้าประชุม จำนวนคนที่มากเกินไปย่อมไม่เกิดผลดีต่อการประชุมอย่างแท้จริง การประชุมที่ดีควรเน้นผู้ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อประชุมจริงๆ และเน้นผลลัพธ์ของการประชุม มากกว่าการให้บุคลากรที่ไม่เกี่ยวข้องต้องเสียเวลาทำงานมานั่งสังเกตการณ์มากมาย

4. ต้องมีคนฟันธง ในทุกการประชุมต้องมีคนที่มีหน้าที่ตัดสินใจในเรื่องที่ประชุมกัน ไม่ใช่คุยกันไปเรื่อย สุดท้ายก็ไม่มีข้อสรุป แล้วค่อยเก็บไว้คุยใหม่คราวหน้า เมื่อถึงรอบประชุมครั้งต่อไปก็ต้องมานั่งอธิบายกันใหม่อีก

5. จดบันทึกการประชุมทุกครั้ง กำหนดให้มีคนทำหน้าที่จดบันทึกการประชุมโดยละเอียดทุกครั้ง อาจจะเป็นเลขานุการ หรือใครก็ตามที่สามารถจดข้อมูลได้รวดเร็ว เข้าใจง่าย และมีระเบียบ ทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมคนอื่นๆ ไม่ต้องควรกังวลในการจดข้อมูลสำคัญ และมีสมาธิกับการประชุมได้อย่างเต็มที่

อย่าลืมว่า การประชุมคือการเสีย cost ที่แพงมากอย่างหนึ่ง เพราะพนักงานทุกคนมีเงินเดือน (มากน้อยแตกต่างกันตามตำแหน่งงาน) ในแต่ละชั่วโมงคือค่าใช้จ่ายทั้งนั้น ยิ่งประชุมมากคน ก็ยิ่งใช้เงินจำนวนมากตามไปด้วย เพราะฉะนั้นการประชุมควรมีเท่าที่จำเป็นและต้องให้เกิดประโยชน์สูงสุดทุกครั้ง