‘ทำงาน’ จนร่างพัง ? รู้จัก ‘Eisenhower Box’ ทริคแบ่งเวลาให้งานดี มีเวลานอน
ถ้าคุณกำลังรู้สึกว่าตัวเอง "ทำงานทั้งวัน" จน "ไม่มีเวลา" ต้องทำความรู้จักกับ "The Eisenhower Box" ทริคแบ่งเวลาให้มีประสิทธิภาพ ให้ได้ทั้งงาน และมีเวลานอน
"ทำงานตลอดเวลา" จนเหมือนไม่ได้พัก อาจไม่ได้กำลังบอกว่าคุณขยัน หรือทำงานได้อย่างประสิทธิภาพเสมอไป ในทางตรงกันข้ามมันอาจจะกำลังเป็นสัญญาณที่กำลังสื่อสารว่า คุณกำลัง "บริหารเวลาไม่เป็น" และนั่น อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้คุณเหนื่อยเกินไป หมดไฟ และอาจต้องยกสุขภาพที่ดีของคุณให้กับงานด้วย
"กรุงเทพธุรกิจออนไลน์" ชวนทุกคนมาหาทางออกในการ "บริหารเวลา" กับ "การทำงาน" ให้เหมาะสม จัดลำดับความสำคัญได้ยอดเยี่ยม โดยหยิบแนวคิดที่ชื่อว่า "The Eisenhower Box" หรือ "Eisenhower Matrix"
ซึ่งชื่อเหล่านี้มาจากชื่อของผู้คิดค้นคือ Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ช่วงปี พ.ศ. 2496-2504 ในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง แม้แนวคิดนี้จะมีมานานแล้ว แต่ก็ยังสามารถประยุกต์ใช้กับงานที่แสนยุ่งเหยิงในศักราชนี้ได้เช่นกัน
- ฮาวทูบริหารเวลาทำงาน ให้ไม่รุกรานเวลานอน
แนวคิด "Eisenhower" คือการมองว่าทุกคนมีเวลาเท่ากัน แต่มักให้ความสำคัญของแต่ละเรื่องต่างกัน
ดังนั้นจึงต้อง เริ่มต้นที่การพิจารณาว่างานไหน "สำคัญ" หรือ "เร่งด่วน" ต้องทำก่อน ขณะเดียวกันงานที่ไม่สำคัญหรือไม่เร่งด่วน จะเข้าคิวถัดไปเสมอ ส่วนงานบางอย่างที่จัดว่า "ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน" ล่ะก็ หลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้ซะ!
โดยแบ่งออกเป็น 4 กล่อง "ความสำคัญ" ให้เห็นภาพชัดๆ ได้ ดังนี้
หัวใจสำคัญของแนวคิดนี้คือเมื่อพิจารณาได้แล้วว่า งานไหนสำคัญ เร่งด่วน ไม่สำคัญ หรือไม่เร่งด่วนแล้วนั้น ขั้นตอนต่อมาคือการจัดสรรเวลาที่มีจำกัดให้แต่ละงาน แบบไล่เรียงตามความสำคัญ ไม่กระโดดไปกระโดดมา ตัวอย่างเช่น
1. ด่วนและสำคัญ ทำทันที!
"งานขอด่วนเลยนะ สำคัญมาก"
งานที่ด่วนและสำคัญที่ว่าอาจหมายถึงหน้าที่หลักที่ต้องทำในแต่ละวันของเรา สิ่งเหล่านี้ต้องให้ความสำคัญก่อนเสมอ และลงมือทำให้เร็วที่สุด ให้เวลากับงานกลุ่มนี้ เพื่อให้มีเวลาคิดหรือปรับปรุงแก้ไขให้ออกมาสมบูรณ์ที่สุดในเวลาอันจำกัด เพราะงานนี้แหละที่จะบ่งชี้ถึงศักยภาพของเรา
2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน กำหนดเวลาทำทีหลัง
หลายอย่างเป็นโปรเจคใหญ่ สำคัญมาก แต่เป็นเรื่องที่ไม่จำเป็นต้องทำแบบเร่งด่วน หรือมีระยะเวลาให้ทำแบบไม่กำหนดเดทไลน์ เราสามารถวางแผน ลงตารางเวลาไว้ทำในวันอื่นๆ ได้ โดยอาจทยอยทำตามกำหนดจนกว่าจะเสร็จตามแผน
3. ด่วนแต่ไม่สำคัญ ให้คนอื่นทำแทนได้
"ขอแทรกคิวงานนี้ก่อนได้ไหมจ๊ะ ด่วนมากกกก"
งานรูปแบบหนึ่งที่มักจะมาทำให้งานสำคัญถูกแย่งเวลาไป คือ "งานด่วน" ซึ่งงานด่วนมีทั้งแบบที่สำคัญ และแบบไม่สำคัญ หากพิจารณาแล้วงานนี้เป็นงานที่ต้องเสียเวลาทำไม่น้อย แต่ไม่ใช่งานสำคัญ หรือสร้างผลงานใหม่ๆ ควรมองหาตัวช่วยที่ทำให้เราทุ่นแรงเพื่อไม่ให้เสียเวลากับงานลักษณะนี้มากจนเกินไป
เช่น ในกรณีที่เป็นระดับหัวหน้างานอาจใช้วิธีมอบหมายให้ทีมที่ถนัดในเรื่องนี้ช่วยทำแทน หรืออาจใช้เงินแก้ปัญหาด้วยการจ้างเอ้าท์ซอสท์หรือคนที่ถนัดทำแทน หรืออย่างน้อยที่สุดแบบไม่ต้องเสียเงินหรือรบกวนใคร อาจเลือกใช้เทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาเป็นตัวช่วยทุ่นแรงให้งานเหล่านี้เสร็จสมบูรณ์แต่ใช้เวลาน้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
- ไม่เร่งด่วนหรือไม่สำคัญ ไม่ต้องทำ!
ตัวการที่ขโมยเวลาจากเราไป ไม่ได้หลับไม่ได้นอน แต่งานก็ไม่เสร็จ คือกลุ่มนี้
หลายคนเผลอให้เวลาไปกับสิ่งที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน หรือยกเอาสิ่งเหล่านี้มาทำก่อนสิ่งที่สำคัญและเร่งด่วนเสมอ ทำให้เวลาค่อยๆ หายไปแบบไม่ได้ประโยชน์อะไรกลับมา เช่น การเลื่อนฟีดมือถืออัพเดทชีวิตคนอื่น ดูซีรีส์นอนสต็อปแบบมีงานสำคัญและเร่งด่วนนอนรออยู่ในวันรุ่งขึ้น เป็นต้น
แน่นอนว่าการพักสมอง พักผ่อน และให้เวลาตัวเองไปผ่อนคลายไปกับความบันเทิงตามไลฟ์สไตล์ไม่ใช่เรื่องผิด แต่ถ้าทำในเวลาไม่เหมาะสม คุณก็ต้องจ่ายหนี้เวลาพวกนี้เป็นเวลานอนของคุณให้กับงานอื่นๆ อยู่ดี
ที่มา:
