นำเสนอด้วยใจ ไม่ใช่เทคโนโลยี

บรรยากาศในห้องประชุมยุคใหม่ เรามักพบว่าการนำเสนอที่ดีมักเน้นที่การมีสไลด์สวย มีแผนภาพมากมาย ตัวอักษรสวยงาม และวิดีโอคลิปที่ช่วยเสริมความเข้าใจ ซึ่งผู้นำเสนอก็มักจะทุ่มเทเวลาให้กับการทำสไลด์อย่างเต็มที่เพื่อให้มั่นใจว่ามันจะใช้ดึงดูดความสนใจของผู้เข้าฟังได้

เพราะเราปฏิเสธไม่ได้ว่าสไลด์ช่วยทำให้การสื่อสารซับซ้อนกลายเป็นเรื่องเข้าใจง่าย ไม่ว่าจะเป็นแผนภูมิ กระบวนการทำงาน ไอเดียใหม่ หรือข้อมูลสำคัญ ฯลฯ เมื่อจัดเรียงอย่างมีชั้นเชิง ก็ช่วยให้ผู้ฟังมองเห็นสิ่งที่เราคิดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

แต่ในความง่ายนั้นก็แฝงปัญหาไว้หลายประการ โดยเฉพาะเมื่อพนักงานเริ่มพึ่งพาสไลด์มากเกินไป จนเราเห็นเป็นเรื่องปกติธรรมดาที่การนำเสนอจะเริ่มต้นไม่ได้เลย หากยังเปิดไฟล์นำเสนอไม่ได้ หากเป็นออฟฟิศของเราเองก็ยังพอแก้ไขสถานการณ์ได้

หลายครั้งเราไปนำเสนองานที่ออฟฟิศลูกค้า แล้วเกิดปัญหาเชื่อมต่อจอไม่ได้ เปิดคลิปไม่ได้ หรือฟอนต์เพี้ยนจนดูไม่ได้เลย ต้องเรียกฝ่ายไอที มาช่วย สุดท้ายก็ต้องเสียเวลา 10–15 นาทีโดยใช่เหตุ ทำให้บรรยากาศตึงเครียดก่อนเริ่มและที่แย่ที่สุดก็คือไม่สามารถนำเสนอได้เลยหากเปิดสไลด์ไม่ได้

หรือในทางตรงกันข้าม คือเปิดสไลด์ได้อย่างราบรื่น ไม่ติดปัญหาในการเชื่อมต่อใดๆ แต่เราก็มักจะพบอยู่บ่อยครั้งว่าผู้นำเสนอกลายเป็นผู้อ่านมากกว่า เพราะพึ่งพาสไลด์มากไป คนพูดจึงมักจ้องอยู่ที่หน้าจอแล้วอ่านตาม ทำให้ไม่มีปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟัง ไม่มีการสื่อสารทางอารมณ์

บางครั้งการนำเสนอก็มักจะหรี่ไฟลงเพื่อให้เห็นสไลด์จากเครื่องฉายชัดเจนขึ้น และนั่นก็ทำให้เห็นตัวผู้บรรยายได้ยากมากขึ้น จนผู้ฟังเองก็หันไปดูแต่หน้าจอ ไม่ได้มองคนพูดจึงไม่ได้รับรู้อารมณ์ความรู้สึกของผู้บรรยายกลายเป็นการพูดคนละเรื่องกับการฟัง

ยิ่งเป็นการประชุมออนไลน์ ก็ยิ่งทำให้มีปัญหามากขึ้นเพราะหลายคนไม่ชอบเปิดกล้อง หรือเปิดแล้วแต่ภาพเบลอ หรือแสงสว่างไม่พอทำให้เห็นหน้าไม่ชัด ลดโอกาสในการสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนพูดกับผู้ฟังไปอย่างน่าเสียดาย

อีกปัญหาหนึ่งคือ สไลด์มีจำนวนมากเกินเวลาที่นำเสนอ โดยทั่วไปแล้วผู้บริหารอาจมีเวลาฟังข้อมูลโดยสรุปไม่เกิน 10-15 นาที แต่ผู้นำเสนอมักทำสไลด์มามากกว่า 100 หน้า ผลคือต้องพูดเร็ว ต้องข้ามประเด็น ไม่สามารถลงรายละเอียดที่สำคัญ จนสุดท้ายแล้วผู้ฟังไม่สามารถจับสาระสำคัญได้เลย

ที่อยากให้ทุกคนตระหนักก็คือ แม้เทคโนโลยีจะก้าวหน้าเพียงใด แต่ในการนำเสนอที่ดี คนพูดควรเป็นตัวหลัก ไม่ใช่เทคโนโลยี เพราะผู้บรรยายหรือผู้พูดคือผู้เล่าเรื่อง ถ่ายทอดวิสัยทัศน์ และทำให้ผู้ฟัง เชื่อ ไม่ใช่แค่เข้าใจ คนพูดคือผู้สร้างบรรยากาศและพลังในห้องประชุม ซึ่งสไลด์ทำไม่ได้

และสไลด์ที่ดีจึงควรมีหน้าที่หลักเพียง 3 ข้อเท่านั้นนั่นคือ หนึ่งทำให้เข้าใจง่าย ไม่ว่าจะเป็นกราฟ ตาราง หรือแผนภาพ ควรช่วยให้ผู้ฟังเห็นภาพและเข้าใจสิ่งที่พูดโดยไม่ต้องใช้คำอธิบายซับซ้อน สองกระตุ้นอารมณ์ร่วมทำให้ผู้ฟังรู้สึกบางอย่าง เช่น ความมั่นใจ ความเชื่อ ความอยากร่วมมือ โดยอาศัยภาพประกอบ หรือคลิปวิดีโอ

ข้อสุดท้ายคือทำหน้าที่สนับสนุนข้อเท็จจริง ทั้งตัวเลข กฎหมาย เอกสารอ้างอิง ฯลฯ ควรถูกใส่ไว้เพื่อให้เกิดความแม่นยำ ลดความเข้าใจผิด จากการพูดที่อาจเน้นในเรื่องแนวคิดและวิสัยทัศน์ สไลด์จึงทำหน้าที่เติมเต็มด้วยข้อมูลที่เสริมให้เนื้อหาในการนำเสนอนั้นสมบูรณ์แบบยิ่งขึ้น

ยังมีข้อคิดอื่นๆให้ติดตามต่อในสัปดาห์หน้าครับ ...