การประชุมออนไลน์ กำลังกลายเป็น ‘New Normal’

แม้ผมจะทำงานหลายแห่ง ทั้งที่สถาบันไอเอ็มซีและเป็นกรรมการในหน่วยงานต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน แต่ผมเป็นคนที่ไม่มีโต๊ะทำงานประจำและคุ้นเคยกับการทำงานที่ไหนก็ได้ ผ่านคอมพิวเตอร์หรือแท[เล็ต รวมถึงการประชุมออนไลน์เนื่องจากเคยทำงานบริษัทต่างชาติจึงคุ้นเคยกับการทำคอนเฟอร์เรนซ์คอลล์หรือวีดิโอคอลล์ ผ่านระบบต่างๆ ทั้งเว็บเอ็กซ์, กูเกิลแฮงเอาท์, เฟซบุ๊ค ไมโครซอฟท์ทีม หรือแม้แต่ซูมซึ่งต้องคุยกับพาร์ทเนอร์ต่างชาติมาหลายปีแล้ว

ดังนั้นเมื่อผมต้องเวิร์คฟรอมโฮมจึงไม่ได้เป็นปัญหาและอุปสรรคอะไรเลย เพราะผมคุ้นเคยกับเครื่องมือต่างๆ เหล่านี้ตลอด และข้อสำคัญเป็นคนที่ไม่ยึดติดอยู่กับกระดาษ เอกสารต่างๆ นิยมที่จะเก็บไว้บนระบบคลาวด์ เนื่องจากไม่มีออฟฟิศประจำจึงจำเป็นจะต้องสามารถค้นหาเอกสารจากที่ใดก็ได้ หรือจากอุปกรณ์อะไรก็ได้ 

สิ่งหนึ่งที่ผมเห็นการเปลี่ยนแปลงและดีใจกับการทำงานลักษณะนี้คือ หน่วยงานต่างๆ และผู้คนก็หันมาทำงานในรูปแบบเดียวกันกับผม มีการประชุม e-Meeting เพื่อหารือแลกเปลี่ยน มีการทำเอกสารบนระบบคลาวด์ ซึ่งทำให้การทำงานคล่องตัวขึ้นและได้งานมากขึ้น

ในช่วงเดือนที่ผ่านมาผมได้มีการเข้าประชุม e-Meeting กับหลายๆ หน่วยงานทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ มีตั้งแต่การประชุมในหน่วยงานที่ผมเป็นกรรมการอยู่ เช่น มหาวิทยาลัยขอนแก่น มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี อนุกรรมาธิการวุฒิสภา สำนักงานนวัตกรรมแห่งชาติ(NIA) สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล(DGA) รวมถึงการประชุมบอร์ดบริษัทมหาชนต่างๆ ตลอดจนการประชุมในการทำโครงการต่างๆ กับลูกค้าและพาร์ทเนอร์ของสถาบันไอเอ็มซีในการทำโปรเจ็คด้านบิ๊กดาต้าซึ่งในการประชุมในแต่ละหน่วยงานก็มีการใช้เครื่องมือที่ต่างกันไป

วิกฤติโควิด-19 ทำให้ทุกคนมีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลมากขึ้น การประชุม e-Meeting เริ่มกลายเป็น “New Normal” จากที่เราเคยคิดว่าเทคโนโลยีดิจิทัลเป็นเรื่องของคนรุ่นใหม่ก็กลับพบว่าผู้ใหญ่หลายท่านมีความสามารถในการใช้เครื่องมือในการประชุมเป็นอย่างดี ทำให้การทำงานที่ต้องมีการประชุมสำคัญต่างๆไม่หยุดชะงัก และสามารถเปลี่ยนการประชุมจากรูปแบบเดิมมาเป็นออนไลน์ บางครั้งเป็นการประชุมบอร์ดที่ต้องมีการอนุมัติงบประมาณ การแต่งตั้งผู้บริหารหรือพนักงานต่างๆ ซึ่งจำเป็นต้องยึดประกาศการประชุม e-Meeting ของ คสช. เพื่อให้การประชุมมีผลถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งฝ่ายเลขานุการและผู้เข้าร่วมประชุมก็สามารถปฏิบัติได้เป็นอย่างดี

จุดเปลี่ยนที่สำคัญอีกประการในแง่ของกฎหมายคือ เมื่อวันที่ 19 เม.ย.ที่ผ่านมา รัฐบาลได้ออกพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุม e-Meeting ใหม่โดยยกเลิกประกาศ คสช.เดิมแล้วก็ได้ปลดล็อกข้อกำหนดบางอย่างที่เดิมเคยเป็นอุปสรรคต่อการประชุมออนไลน์ 

เช่น องค์ประชุม 1 ใน 3 ต้องอยู่ในที่เดียวกัน หรือการที่เดิมกำหนดว่าผู้เข้าประชุมออนไลน์ต้องอยู่ในประเทศไทย จากการออกกฎหมายใหม่นี้ทำให้การประชุมเป็นทางการของหน่วยราชการ การประชุมบอร์ดบริษัทต่างๆ หรือการประชุมที่จะมีผลผูกพันทางกฎหมายสามารถทำได้ง่ายขึ้น ผู้เข้าประชุมทุกคนสามารถจะอยู่ที่ไหนก็ได้ และก็สามารถที่จะจัดการประชุมออนไลน์โดยใช้เทคโนโลยีต่างๆ ที่สามารถบันทึกการประชุมได้โดยง่ายขึ้น

แต่กระนั้นก็ตาม หลายๆ คนก็ยังกังวลกับเทคโนโลยีที่จะใช้ในการประชุม จริงๆ แล้วจากประสบการณ์ ปัจจัยที่สำคัญสุดในการประชุมออนไลน์ที่ดีมากกว่าเรื่องของเทคโนโลยี คือ การบริหารการประชุม การมีวินัย และมีมารยาทของผู้ร่วมประชุม เลขานุการในที่ประชุมต้องเข้าใจการบริหารการประชุมที่ดี เช่น การให้ผู้เข้าประชุมแสดงตัวตน ประธานในที่ประชุมต้องควบคุมผู้เข้าประชุมพูดอยู่ในประเด็น และทำให้การประชุมเข้าประเด็นมีความกระชับไม่เนิ่นนานเกินไป ผู้เข้าประชุมก็ต้องแสดงตัวตน มีการเห็นหน้าเปิดกล้องชัดเจนตลอดเวลามีการนำเสนอประเด็นที่ดีได้ใจความ ไม่พูดออกนอกประเด็นและมีมารยาทในการประชุมที่ดี

หลายๆ องค์กรห่วงแต่เรื่องเทคโนโลยี ห่วงว่าจะการประชุมขาดความปลอดภัย ต้องหาซอฟต์แวร์ e-Meeting ที่เป็น End-to-end encryption มาใช้ ทั้งๆ ที่ซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติดังกล่าวที่มีอยู่ในปัจจุบันก็อาจไม่มีตัวใดที่ราคาถูก และถ้าเราจะเลือกใช้ซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่มีอยู่ก็จะมีจุดอ่อนพอๆ กัน สำคัญสุดอย่าใช้ประชุมเรื่องที่มีความลับ แนะนำว่าถ้าลับก็ควรปิดห้องประชุมและ Face to Face เท่านั้น (แบบนั้นบางทีก็ยังรั่วออกมา) 

บางองค์กรถกเถียงกันใหญ่โตว่าจะใช้เครื่องมืออะไรดี แต่สุดท้ายโน๊ตบุ้คหรือมือถือพนักงานทั้งใช้เล่นโซเชียลมีเดียหรือลงโปรแกรมอื่นๆ ท่องเว็บ ดูหนัง ฟังเพลง เล่นเกมส์ แต่กลับมาห่วงเรื่องนี้ ทั้งๆ ที่องค์กรไม่เคยมีนโยบายป้องกันหรือห้ามการลงซอฟต์แวร์ใดๆ ในเครื่อง วันนี้สำคัญสุดคือให้งานเริ่มเดินต่อเนื่องให้ได้ก่อนครับ อะไรที่เป็นความลับมากก็ยังต้องไปประชุมร่วมกันแบบปกติ

สุดท้ายสำคัญสุด การประชุมที่ดีไม่ว่าจะประชุมแบบปกติหรือออนไลน์ ไม่ได้อยู่ที่เครื่องมือแต่อยู่ที่คนและการบริหารจัดการประชุม เทคโนโลยีคือประเด็นรองลงมา และสำคัญสุดก็คือ มารยาทและวินัยของผู้ร่วมประชุม