สูตรสำเร็จการประชุม “คอนโดมิเนี่ยม”
นับวันอาคารชุด หรือคอนโดมิเนียม นอกจากจะมีจำนวนโครงการเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยลำดับในทุกหัวระแหงทั่วไทยแล้ว ยังมีบทบาทต่อชีวิต
ความเป็นอยู่ของผู้ซื้อ หรือผู้เป็นเจ้าของห้องชุด เจ้าของร่วม อีกทั้ง มีความสำคัญต่อระบบเศรษฐกิจ การค้า การลงทุนของไทยอีกด้วย อาคารชุด หรือคอนโดมิเนียม อาจเป็น “ดัชนี” ชี้วัดอัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจชุมชนในพื้นที่ และความสมบูรณ์ มั่งคั่งของประชากรในพื้นที่ในระดับหนึ่งได้อีกด้วย อย่างไรก็ดี ระบบอาคารชุด ถูกกำหนดโดยพระราชบัญญัติอาคารชุด มีพนักงานเจ้าหน้าที่ “กรมที่ดิน” เป็นผู้มีอำนาจในการบังคับใช้พระราชบัญญัติดังกล่าว โดยเฉพาะในงานจดทะเบียนประเภทต่างๆ อาทิ การจดทะเบียนอาคารชุด การจดทะเบียนสิทธิ - นิติกรรม การจดทะเบียนจำนอง - ขายฝาก - ให้ หรือไถ่ถอน การจดทะเบียน (เปลี่ยนแปลง) ผู้จัดการ คณะกรรมการ การจดทะเบียน (เปลี่ยนแปลง) ข้อบังคับ หรือการจดทะเบียนอื่นๆ เช่น การจดทะเบียนให้ หรือรับให้ ซึ่งอสังหาริมทรัพย์ตามข้อบังคับ มติที่ประชุมใหญ่แก่นิติบุคคลอาคารชุด ฯลฯ เป็นต้น
เมื่ออาคารชุด คอนโดมิเนียมได้รับการจดทะเบียน “นิติบุคคลอาคารชุด” โครงการจะได้รับการยกฐานะขึ้นเป็นนิติบุคคล มีวัตถุประสงค์เพื่อการบริหาร จัดการทรัพย์ส่วนกลาง ตามข้อบังคับ มติที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม ข้อบังคับ ภายใต้พระราชบัญญัติอาคารชุด โดยกำหนดให้มีผู้จัดการ 1 คน ทำหน้าที่บริหารจัดการทรัพย์ส่วนกลาง ปฏิบัติตามมติคณะกรรมการ - ที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม อีกทั้งเป็นผู้แทนของนิติบุคคลอาคารชุด ฯลฯ เป็นต้น และมีคณะกรรมการ ซึ่งเป็นตัวแทนของเจ้าของร่วม ผู้ซื้อ จำนวนไม่น้อยกว่า 3 คน แต่ไม่เกิน 9 คน ทำหน้าที่ควบคุม ตรวจสอบการจัดการของนิติบุคคลอาคารชุด ให้นโยบาย คำปรึกษา – แนะนำการปฏิบัติหน้าที่แก่ผู้จัดการ ฯลฯ เป็นต้น
อย่างไรก็ตาม ระบบอาคารชุด กำหนดให้มีการประชุม จำนวน 2 ประเภท ได้แก่ การประชุมใหญ่ (สามัญ - วิสามัญ) เจ้าของร่วม และการประชุมคณะกรรมการ อนึ่ง ผู้ซื้อห้องชุด ซึ่งเป็นเจ้าของห้องชุดในอาคารชุด “จำนวนไม่น้อย” อาจไม่รู้ ไม่ทราบ ข้อกฎหมาย หรือพระราชบัญญัติอาคารชุด หรือบางท่าน อาจรู้ ทราบเกี่ยวกับบทบัญญัติการประชุมทั้งสองประเภท หรือบางท่าน รู้ ทราบ แต่ขาดความแม่นยำ จนบางครั้ง อาจใช้ข้อบังคับ และกฎหมายดังกล่าว “ไม่ถูกต้อง” เกิดผลเสียต่อผู้ที่เกี่ยวข้อง เจ้าของร่วม และนิติบุคคลอาคารชุดในที่สุด ดังนั้น ผู้เขียนขอ “หยิบยก” ประเด็นว่าด้วยการประชุมในระบบอาคารชุด ทั้งสองประเภทดังกล่าวข้างต้น นำเรียนให้ท่านผู้อ่าน แฟนคอลัมน์ทราบ โดยมีรายละเอียด ดังนี้
การประชุมใหญ่ (สามัญ - วิสามัญ) เจ้าของร่วม หรือ General - Extra Ordinary Co - Owners Meeting มีข้อกำหนดที่สำคัญๆ
1.กำหนดจัดให้มีขึ้นปีละ 1 ครั้ง เป็นอย่างน้อย 2.แจ้งเป็นหนังสือ พร้อมเอกสารประกอบการประชุมตามสมควรเหมาะสม ส่งให้ เจ้าของร่วมทราบล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 7 วัน 3.“ประธานกรรมการ” เป็นผู้มีอำนาจลงนามในหนังสือเชิญประชุมดังกล่าว และ ปฏิบัติหน้าที่ ในฐานะ “ประธานในที่ประชุม” 4.“องค์ประชุม” ต้องมี หรือได้รับคะแนนเสียงจำนวนไม่น้อยกว่า 1 ใน 4 ของ คะแนนเสียงของเจ้าของร่วมที่มีในอาคารชุดทั้งหมด 5.ไม่บังคับ “องค์ประชุม” เมื่อมีจัดให้มีการประชุม ครั้งที่สอง ภายใน 15 วัน นับแต่ วันประชุมครั้งแรก กรณีเป็นวาระพิจารณาทั่วไป 6.การออกเสียงลงคะแนนในที่ประชุมให้อาศัยบัญชีอัตราส่วนกรรมสิทธิ์ ตามที่พนักงานเจ้าหน้าที่ “กรมที่ดิน” จดทะเบียนอาคารชุดเป็นเกณฑ์ตัดสิน
7.การจดทะเบียน (เปลี่ยนแปลง) ผู้จัดการ หรือกรรมการ หรือแก้ไข เพิ่มเติมข้อบังคับ หรือตามกฎหมายกำหนด ให้ผู้จัดการดำเนินการจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ “กรมที่ดิน” ภายใน 30 วัน นับแต่วันที่ที่ประชุมมีมติ 8.การแก้ไขอัตราส่วนค่าใช้จ่ายร่วมกัน ตามข้อบังคับ หรือ “ค่าส่วนกลาง” สามารถกระทำได้โดยอาศัยคะแนนเสียงตามที่ข้อบังคับและพระราชบัญญัติอาคารชุด กำหนดอาจนำจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ “กรมที่ดิน” เป็นหลักฐานด้วยก็ได้ 9.การจดทะเบียนเลิกอาคารชุดสามารถกระทำได้ ภายใต้มติของที่ประชุม ข้อบังคับ และพระราชบัญญัติอาคารชุดกำหนด โดยผู้จัดการมีหน้าที่นำมติดังกล่าวจดทะเบียน ต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ “กรมที่ดิน” เช่นเดียวกัน
การประชุมคณะกรรมการ (Committees Meeting) มีข้อกำหนดที่สำคัญๆ
1.กำหนดจัดให้มีขึ้นทุก 6 เดือน หรือปีละ 2 ครั้ง เป็นอย่างน้อย 2.“ประธานกรรมการ” เป็นผู้มีอำนาจลงนามหนังสือ และเชิญประชุมดังกล่าว 3.“องค์ประชุม” ต้องมีคณะกรรมการเข้าร่วมประชุมอย่างน้อยกึ่งหนึ่งของจำนวน กรรมการที่มีทั้งหมด 4.“มติที่ประชุม” ใช้คะแนนเสียงข้างมากของคณะกรรมการที่เข้าร่วมประชุมเป็น เกณฑ์ในการลงมติ กรณีมีคะแนนเสียงเท่ากัน ให้ “ประธานในที่ประชุม” เป็นผู้ออก เสียงชี้ขาดในมติดังกล่าว 5.“ประธานกรรมการ” ทำหน้าที่ “ประธานในที่ประชุม” เว้นแต่ติด หรือมีภารกิจ ให้ ที่ประชุมแต่งตั้งกรรมการท่านอื่น ปฏิบัติหน้าที่แทนได้ หรือตามข้อบังคับ 6.มติคณะกรรมการต้องไม่ขัด หรือแย้งข้อบังคับ และพระราชบัญญัติอาคารชุด ตลอดจนความสงบเรียบร้อย และศีลธรรมอันดี 7.กรณีไม่มีผู้จัดการ หรือผู้จัดการไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้เกิน 7 วัน ให้ที่ประชุม คณะกรรมการแต่งตั้งกรรมการ 1 คน ปฏิบัติหน้าที่แทนผู้จัดการได้
อนึ่ง ทั้งมติที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม และ / หรือคณะกรรมการ ที่ขัด หรือแย้งข้อบังคับพระราชบัญญัติอาคารชุด ตลอดจนกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้อง เมื่อที่ประชุมได้ทักท้วง ติติง ให้แก้ไขให้ถูกต้อง แต่มิได้รับการตอบสนองเพื่อการดังกล่าว ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถร้องเพิกถอนมติที่ประชุมดังกล่าวต่อศาลได้ แต่ต้องกระทำภายใน 30 วัน นับแต่วันที่ที่ประชุมมีมติ
โดย...
พิสิฐ ชูประสิทธิ์
นายกสมาคมนักบริหารอาคารชุด - หมู่บ้านจัดสรรไทย
“ที่ปรึกษา” ฝ่ายบริหารทรัพย์สิน ธนาคารพาณิชย์ชั้นนำ
