เมื่อชีวิตการทำงานคือการประชุม

ในแต่ละวันคำตอบที่ได้รับตอบมามากที่สุดคือ “การประชุม” และเมื่อถามต่อไปว่าจริงๆ แล้วผู้บริหารควรจะใช้เวลากับกิจกรรมใดที่ทำอยู่ในปัจจุบันให้น้อยลงมากที่สุดคำตอบที่ได้รับก็เหมือนเดิมครับนั้นคือ “การประชุม” ก็เลยเกิดข้อสงสัยว่าในเมื่อผู้บริหารจำนวนมากอยากจะลดเวลาที่ตนเองใช้ในการประชุมลง แต่ทำไมสุดท้ายแล้วเราก็ยังต้องใช้เวลาในแต่ละวันไปกับการประชุมมากที่สุด?

ในต่างประเทศเขามีการสำรวจข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมกันเยอะครับ เช่นบริษัทซอฟท์แวร์แห่งหนึ่งทำโพลล์สำรวจและพบว่าคนทำงานส่วนใหญ่ใช้เวลาร้อยละ 40 ของเวลาทำงานในการประชุมและมากกว่าครึ่งของผู้ทำโพลล์ ก็บอกด้วยว่า ยอมที่จะไปเข้าคิวรอซื้อสินค้าดีกว่าใช้เวลาในห้องประชุมท่านผู้อ่านลองสำรวจดูนะครับว่า สำหรับแต่ละท่านแล้วโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณเท่าไรต่อสัปดาห์ในห้องประชุมผมลองคำนวณของผมเองในสัปดาห์ที่ผ่านมา ก็พบว่าใช้เวลาในห้องประชุมไปประมาณ 20 ชั่วโมง และถ้าทำงานวันละ 8 ชั่วโมงต่อวันและ 5 วันในสัปดาห์แล้วก็จะพบว่าใช้เวลาถึง50% ของเวลาทำงานในห้องประชุมเลยทีเดียว (เชื่อว่าอาจจะมีผู้อ่านบางท่านทำสถิติขึ้นไปถึง 80-90% ก็เป็นได้)

เรามาดูกันนะครับว่าทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นโดยข้อมูลต่างๆ ที่นำมาเสนอนั้นมีงานวิจัยรองรับครับไม่ได้มาจากการมโนโดยตัวเองครับ

เริ่มต้นจากการเดินประชุมครับซึ่งจริงๆ ก็พูดมานานแล้วแต่ไม่ทราบว่ามีบริษัทไหนในเมืองไทยนำมาปฏิบัติแล้วบ้างล่าสุดมีงานวิจัยจาก Stanford ที่ออกมายืนยันเรื่องนี้เพิ่มเติมอีกครับว่าความสามารถในการคิดและสร้างสรรค์ของเรานั้นจะดีกว่าขณะที่เราเดินมากกว่าขณะที่เรานั่งครับง่ายๆ คือระหว่างเราเดินสมองเราจะทำงานได้ดีกว่าครับ ไม่ว่าจะเป็นการเดินบนเครื่องเดินออกกำลังกาย หรือเดินภายนอกตึกล้วนแล้วแต่พบว่าทำให้ความคิดสร้างสรรค์มากกว่าขณะนั่งอยู่เฉยๆ ถึงสองเท่า

อย่างไรก็ดี มีข้อควรระวังด้วยนะครับ เนื่องจากงานวิจัยชิ้นเดียวกันพบว่าการเดินไม่ส่งผลทางบวกต่อการคิดที่เจาะจง หรือจำเพาะในเรื่องใดเรื่องหนึ่งดังนั้นถ้าในที่ประชุมเราต้องการไอเดียหรือมุมมองใหม่ๆ นั้นดูเหมือนการเดินประชุมจะเหมาะสมสุดครับ

ประเด็นถัดมาคือระยะเวลาที่ใช้ในการประชุมครับท่านผู้อ่านนั่งประชุมแต่ละประชุมนานที่สุดเท่าใดครับ? (พวก Marathon meeting ครับ) ส่วนใหญ่แล้วการประชุมในบ้านเราก็จะกำหนดที่ใช้เวลาอย่างน้อยสุดก็ 1 ชั่วโมงครับ แต่ที่ต่างประเทศนั้นเริ่มเห็นแนวโน้มที่จะใช้เวลาสั้นลงเรื่อยๆ ล่าสุดที่อ่านเจอก็ 15 นาทีครับ สาเหตุที่เป็น 15 นาทีนั้นฝรั่งเขาบอกว่าเพื่อให้สอดคล้องกับความสนใจของคนเราครับ เนื่องจากมีวิจัยที่ระบุออกมาแล้วว่าความสนใจของคนเรา (Attention span) นั้นจะอยู่ระหว่าง 10 - 18 นาทีหลังจากนั้นสมาธิของเราก็เริ่มที่จะหลุดลอยและล่องลอยไปอยู่ไหนแล้วก็ไม่รู้

ปัญหาอีกประการของการกำหนดระยะเวลาประชุมที่นาน (เช่นบางแห่งประชุมทีก็ 3-4 ชั่วโมง) ก็เนื่องจากถ้าเรากำหนดเวลาประชุมนานๆ เราก็จะพยายามที่จะหางานหรือวาระหรือหาเรื่องที่จะมาคุยในห้องประชุมเพื่อให้ครอบคลุมตามเวลาที่มีอยู่ครับ (เรื่องนี้เป็นธรรมดาของคนเราครับ)

ทีนี้ปัญหาที่เกิดขึ้นคือหลายๆ ครั้ง เราไม่ได้เป็นคนกำหนดวาระและเวลาในการประชุมทำให้ไม่สามารถยืนหรือเดินประชุมหรือประชุมสั้นๆ ได้ ดังนั้นถ้าท่านไม่สามารถที่จะเลี่ยงการประชุมที่ยาวๆ ได้คำถามคือจะทำอย่างไรให้การประชุมดีต่อสุขภาพ? เพราะต้องอย่าลืมนะครับนั่งนานๆ ในห้องประชุมที่แออัดไปด้วยผู้คนเป็นเวลานานๆ ไม่ใช่สิ่งที่ดีต่อสุขภาพของเรานะครับ

เริ่มต้นด้วยการดื่มน้ำเยอะๆ ครับข้อดีมีทั้งประโยชน์ของการดื่มน้ำที่จะช่วยรักษาระดับพลังงานของตัวเรา อีกทั้งทำให้มีข้ออ้างในการลุกขึ้นเดินออกไปเข้าห้องน้ำบ่อยๆ นอกจากนี้พยายามหาโอกาสที่จะลุกขึ้นยืนเดินไปเดินมาในระหว่างการประชุมบ้างครับการนั่งนานๆ ด้วยท่าๆ เดียว ยังไงก็ไม่ดีต่อสุขภาพร่างกายเราครับ

วัฒนธรรมในการประชุมของแต่ละองค์กรย่อมต่างกันนะครับ และยังไงการประชุมก็เป็นสิ่งที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ทั้งเพื่อให้บุคคลมาทำงานร่วมกันหรือมีความคิดเห็นร่วมกัน แต่ประเด็นคือเราจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพได้อย่างไรจึงจะเป็นประเด็นที่ท้าทายกว่า งานวิจัยชี้ชัดแล้วว่าการประชุมที่นานส่งผลต่อการทำงานของสมองเรา สังเกตดูซิครับว่ายิ่งประชุมนานพอช่วงหลังๆ สมาธิความสนใจและพลังงานของเราจะหดหายไปเรื่อยๆ อีกทั้งยังอาจจะส่งผลต่อสุขภาพร่างกายเราด้วยครับก็ควรจะหาทางทำให้การประชุมของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นนะครับ