กระบวนการเชิงนวัตกรรม

ปี 2559 น่าจะเป็นปีที่ดี ที่หลายองค์กรไม่ว่าจะเป็นราชการ รัฐวิสาหกิจ เอกชน หรือแม้แต่องค์กรไม่แสวงหากำไรก็ตาม จำเป็นต้องมีการปรับรื้อระบบกันขนานใหญ่ ไม่ใช่เพียงรับมือกับภาวะเศรษฐกิจที่ผันผวนซวนเซไปทั่วโลกเท่านั้น หากแต่เชื่อว่าความทันสมัยและก้าวล้ำนำหน้าทางด้านเทคโนโลยีได้เข้ามาสู่อาเซียนอย่างเต็มตัวแล้ว สำหรับประเทศที่มีการปรับตัวได้เป็นอย่างดีและประสบความสำเร็จอย่างสูง อย่างสิงคโปร์นั้น ต้องบอกว่าเค้าโกอินเตอร์และขึ้นไปอยู่ในประเทศชั้นนำของโลกมานานนับทศวรรษแล้ว หากแต่ประเทศไทยและอีกหลายประเทศในอาเซียนที่พัฒนามาพร้อมๆกัน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปรับโครงสร้างอุตสาหกรรม นำวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ตลอดจนระบบการจัดการที่ทันสมัยมาใช้

เมื่อเอ่ยถึงคำว่านวัตกรรม ซึ่งเกือบจะกลายเป็นคำสามัญที่ใครไม่เคยได้ยินอาจถูกหาว่าเชยก็เป็นได้ แต่กระนั้นส่วนใหญ่ที่เข้าใจกันก็ยังเป็นความเข้าใจที่ไม่ถูกต้อง หลายคนคิดว่าอะไรที่เป็นสิ่งใหม่ก็ถือว่าเป็นนวัตกรรมหมด หรือบางครั้งก็ใช้สับสนกับคำว่า “สร้างสรรค์” เสียด้วยซ้ำ แต่อย่างไรก็ตามอะไรก็ตามที่คิดและทำแตกต่างไปจากเดิมอย่างมากๆ แบบที่ยังไม่เคยมีใครคิดทำมาก่อนได้ยิ่งดี ที่สำคัญขอให้มีประโยชน์ต่อเศรษฐกิจ สังคม และประเทศชาติ ทำไปเถอะครับ รับทำได้ยิ่งดี ทำก่อนย่อมได้เปรียบแน่ๆ

ที่สำคัญนวัตกรรม ไม่ได้หมายถึงสิ่งที่จับต้องได้เสมอไป และไม่จำเป็นต้องอยู่ในรูปของสินค้าหรือบริการ หากแต่เป็นกระบวนการทำงาน หรือกระบวนการทางธุรกิจในองค์กร ล้วนแล้วแต่ทำได้ด้วยขั้นตอน วิธีการ และการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยได้แทบทั้งสิ้น ดังนั้นถ้าองค์กรกรไหนยังสาระวนอยู่กับการแก้ปัญหา วิ่งไล่หาสาเหตุ เห็นทีจะไม่ทันกินและคงแข่งขันยากแล้ว เรามาถึงยุคที่อาจต้องคิดสร้างสรรค์สิ่งใหม่ และทำด้วยระบบใหม่ๆ ซึ่งสามารถทำได้ในทุกเรื่อง

ในทุกองค์กรสามารถยกระดับกระบวนการต่างๆภายในได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการเฉพาะในแต่ละฟังก์ชัน หรือจะเป็นกระบวนการแบบข้ามสายงานพาดผ่านหลายฟังก์ชันได้ก็ยิ่งดี เพราะแบบหลังแสดงให้เห็นว่าเรามีการบูรณาการและยกระดับทั้งระบบจริงๆ กระบวนการต่างๆในองค์กร อาทิ กระบวนการจัดซื้อ กระบวนการจัดส่ง กระบวนการผลิต กระบวนการควบคุมคุณภาพ กระบวนการสรรหาพนักงาน กระบวนการพัฒนาบุคลากร กระบวนการวางแผน กระบวนการซ่อมบำรุง กระบวนการขายและการตลาด กระบวนการบัญชีและการเงิน เป็นต้น

ตัวอย่างเช่น กระบวนการภายใต้งานด้านทรัพยากรบุคคล

(1)  กระบวนการสรรหาว่าจ้าง ซึ่งทุกปีแต่ละแผนก/ฝ่าย จะมีการจัดทำแผนอัตรากำลัง ว่าจะมีการขอคนเพิ่ม โยกย้าย ปรับตำแหน่ง หรือเปลี่ยนเนื้องานและความรับผิดชอบ

จากเชิงรับด้วยวิธีการสรรหา (Recruit) ซึ่งแต่เดิมแผนกทรัพยากรบุคคล จะทำหน้าที่อำนวยการ (Administration) รอให้ลูกค้า คือแผนก/ฝ่ายต่างๆ ทำเรื่องมาไม่ว่าจะรับคนเพิ่ม หรือทดแทนคนที่ออกไป และเริ่มต้นดำเนินการตามที่ร้องขอมา ซึ่งต้องใช้ระยะเวลาค่อนข้างนาน หลายเดือนกว่าจะได้คนตามต้องการ

อาจต้องเปลี่ยนเป็นเชิงรุก ด้วยการแสวงหา (Acquisition) แทนการสรรหา เพราะแสวงหาคือต้องออกไปในแหล่งที่มีคนที่ต้องการ มีแบบแผน วิธีการที่แยบยล ทั้งที่เข้าไปเปิดรับพนักงานรุ่นใหม่จากรั้วการศึกษา หรือจัดเป็นงานเปิดบ้าน (open house) ให้คนที่สนใจได้เข้ามาสัมผัสพูดคุย และเสนอตัว

และในที่สุดเชิงยุทธศาสตร์ คือการพัฒนาขึ้นเอง (Academy) โดยอาจเปิดเป็นสถาบันการศึกษาของตัวเอง หรือให้ทุนการศึกษากับนักศึกษาปริญญาตรีในสาขาที่องค์กรต้องการ และเห็นว่ามีแววที่ดี มีผลการเรียนเยี่ยม ในช่วงปิดภาคการศึกษาก็รับเข้ามาฝึกงานเป็นการเตรียมพร้อมก่อนเข้าทำงานจริง สำหรับระดับที่ปริญญาโทและปริญญาเอก องค์กรก็ให้ทุนพนักงานหรือนักศึกษาที่มีความสนใจจะทำวิจัยในหัวข้อที่เป็นโจทย์อุตสาหกรรม หรือโจทย์วิจัยที่บริษัทจะจ้างให้มหาวิทยาลัยทำให้อยู่แล้ว เมื่อนักศึกษาจบการศึกษาก็ไม่ได้มาทำงานโดยพกพาความรู้มาเท่านั้น หากแต่นำผลงานวิจัยที่ทำกลับมาที่บริษัทด้วย เพื่อต่อยอดผลงานวิจัยนั้นสู่เชิงพาณิชย์ต่อไป

ด้วยแนวทางและวิธีการเช่นนี้ บริษัทเอกชนจะทำงานใกล้ชิดกับมหาวิทยาลัย ไม่ใช่แค่การผลิตผลงานวิจัยใหม่ๆที่ตอบโจทย์ความต้องการของภาคอุตสาหกรรมเท่านั้น หากแต่ผลิตบุคลากรที่มีความรู้ความเชียวชาญในระดับโท/เอก ที่ตอบโจทย์ตรงใจอย่างที่สุดขึ้นมาในคราวเดียวกันด้วย

(2)  กระบวนการฝึกอบรมและพัฒนา

จากในห้อง (Classroom training) ที่ต้องให้พนักงานหยุดงานเพื่อเข้าสู่ห้องอบรม อาจเปลี่ยนรูปแบบเป็นการเรียนรู้ผ่านช่องทางและวิธีการต่างๆ

โดยเป็นการฝึกอบรมนอกห้อง (On the job training) ฝึกอบรมผ่านการปฏิบัติ ลงมือทำจริงๆ แก้สถานการณ์จริง โดยมีพี่เลี้ยงคอยชี้แนะ และมีการมอบหมายงานที่สอดรับกับบทบาทหน้าที่ให้ทำในรูปของโครงงาน เกม หรือกิจกรรม

และในที่สุดคือการเรียนรู้แบบทุกที่ทุกเวลา (Innovative learning) ที่พนักงานสามารถจะเรียนรู้ได้ด้วยตนเอง ผ่านโครงสร้างระบบการเรียนรู้ที่สนับสนุน กระตุ้นให้เกิดการพัฒนาตนเอง โดยบริษัททำหน้าที่อำนวยการสร้างสภาพแวดล้อมและสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็นให้

โอกาสหน้าจะมาเล่าให้ฟังและแสดงตัวอย่างของระบบการพัฒนาบุคลากรแบบใหม่ทันสมัย และที่สำคัญบุคลากรได้พัฒนาตนเองให้เป็นไปตามเป้าหมายและยุทธศาสตร์ขององค์กรที่กำลังจะไป