Empowerment - กระจายอำนาจเพื่อองค์กรและคน

คือเจ้าของกิจการนั้นๆ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดแผนการตลาด การเจรจากับลูกค้า การวางแผนการผลิตและจัดส่ง ไปจนถึงการบริหารสินทรัพย์และการบริหารบุคลากร ในช่วงเวลานี้เองที่เจ้าของกิจการจะต้องเหน็ดเหนื่อยอย่างมาก กับการดูแลความเป็นไปทุกอย่างในองค์กร ผู้ประกอบการทุกคนที่เริ่มธุรกิจด้วยตัวเอง ต่างเข้าใจในความหมายข้างต้นนี้ดี แต่ผมเชื่อว่านี่ยังไม่ใช่ช่วงเวลาที่เหนื่อยที่สุดของผู้ประกอบการครับ 

เพราะเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นไปอีกระดับหนึ่ง เรามีลูกค้าและซัพพลายเออร์มากขึ้น สินค้าและบริการมีความหลากหลายมากขึ้น การส่งมอบและชำระราคามีความซับซ้อน มีบุคลากรทำงานจำนวนมาก สินทรัพย์เริ่มมีหลายประเภท เริ่มมีประเด็นด้านกฎหมายมาเกี่ยวข้องทุกขั้นตอน  เจ้าของกิจการย่อมต้องการคนที่ไว้ใจได้ มาช่วยบริหารจัดการด้านต่างๆ โดยเฉพาะด้านที่ตนเองไม่ถนัด หรือไม่มีทรัพยากรเวลาเพียงพอที่จะเข้าไปดูแล การกระจายอำนาจในการบริหาร และตัดสินใจ หรือที่เรียกว่า Empowerment จึงเกิดขึ้น ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่ และลำดับขั้นการบริหารซับซ้อนมากขึ้น การกระจายอำนาจก็จะมีความซับซ้อนตามไปด้วย

ในช่วงแรกของการเริ่มกระจายอำนาจ อาจจะเป็นช่วงที่เจ้าของกิจการเหนื่อยที่สุด เพราะหมายถึงช่วงเวลาของการวางแผนการมอบอำนาจ ว่าบุคคลที่มาช่วยบริหารจัดการนั้น จะตัดสินใจในเรื่องใดได้บ้าง หรือในการตัดสินใจเรื่องเดียวกันบุคคลต่างๆ มีอำนาจตัดสินใจได้มากน้อยแค่ไหน จากนั้นจึงเป็นการวางแผนสอนงาน ประเมินความสำเร็จของการสอนงาน เริ่มกระจายอำนาจโดยคำนึงถึงการบริหารความเสี่ยง จัดว่าเป็นช่วงที่ผู้ประกอบการต้องใช้ทรัพยากรหนักไปในเรื่องของ “คน” มากกว่าเรื่องของ “งาน” 

ในเมื่อการกระจายอำนาจหรือ Empowerment ถือเป็นภารกิจที่หนักของผู้ประกอบการ จึงมีคำถามว่าการ Empowerment นั้น ถือเป็นสิ่งจำเป็นในการบริหารองค์กรหรือไม่ สามารถไม่ทำได้หรือไม่ ในความคิดของผมแล้ว มันอาจเป็นสิ่งที่คุณอาจจะหลีกเลี่ยงได้ ถ้าหากธุรกิจของคุณยังมีขนาดที่ใหญ่ไม่มากนัก แต่สุดท้ายเมื่อธุรกิจของคุณซับซ้อนมากขึ้น คุณจะถูกความจำกัดของทรัพยากรต่างๆ บีบบังคับให้ต้องทำโดยอัตโนมัติ ถึงแม้คุณจะไม่อยากก็ตาม ธุรกิจหลายๆ ประเภทที่ดูเหมือนจะมีผู้ก่อตั้งเป็น One Man Show อย่างเช่น เซอร์ ริชาร์ด แบรนสัน ที่เป็นผู้ก่อตั้งเครือธุรกิจ Virgin หรือ บิล เกตส์ แห่ง Microsoft ในความเป็นจริงเบื้องหลังก็ต้องมีการกระจายอำนาจ การตัดสินใจส่วนใหญ่ไปยังบุคคลรอบข้างทั้งสิ้น คงเหลือแต่การตัดสินใจทางธุรกิจขนาดใหญ่ให้กับผู้ก่อตั้งเท่านั้น หากขาดซึ่งการกระจายอำนาจ ผู้ประกอบการจะสูญเสียทรัพยากรไปกับงานทั่วไป ซึ่งบางครั้งก็เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ทุกวันจนไม่สามารถสร้างสรรค์ธุรกิจในระยะยาวได้

ในขณะเดียวกัน บุคลากรในองค์กรก็ขาดการเติบโตพัฒนา เพราะขาดการกระจายอำนาจการคิด วิเคราะห์ ตัดสินใจ และรับผิดชอบการตัดสินใจของตัวเอง ผลร้ายคือ นอกจากจะขาดการพัฒนาแล้ว บุคลากรยังจะมีขวัญกำลังใจลดลง เพราะไม่ตระหนักถึงความสำคัญของการกระทำตัวเองในองค์กร นอกจากผู้บริหารสูญเสียความสามารถในการสร้างสรรค์ธุรกิจแล้ว ยังอาจสูญเสียบุคลากรไปด้วยอีกต่อหนึ่ง ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ผู้ประกอบการรายใดต้องการ

สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังเตรียมการวางแผนกระจายอำนาจ ไปยังบุคลากรในองค์กรนั้น ผมขออนุญาตแบ่งปันข้อควรรู้สำหรับผู้ประกอบการ ตามที่ได้พบจากแหล่งข้อมูลต่างๆ และประสบการณ์ที่เคยพบ ดังนี้ครับ

1.การกระจายอำนาจจะต้องมีการกำกับดูแลอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร ต้องมีเอกสารระบุว่า บุคลากรคนใดได้รับมอบอำนาจในด้านใด ขนาดของการตัดสินใจสามารถกระทำได้ระดับใด (บางองค์กรใช้ปริมาณเงินที่เกี่ยวข้องเป็นตัววัด เช่น สามารถอนุมัติการใช้งบประมาณในเรื่องดังกล่าวได้ไม่เกิน 50,000 บาท ฯลฯ) ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดทำเป็นคู่มืออ้างอิง และเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบ สามารถสืบค้นจากทุกฝ่ายได้ และมีการปรับปรุงตามสถานการณ์เป็นระยะ

2.การกระจายอำนาจต้องมีการกระจายข้อมูลด้วย การตัดสินใจทางธุรกิจ นอกจากต้องตัดสินใจโดยบุคคลที่เหมาะสมแล้ว ยังต้องอาศัยข้อมูลที่ครบถ้วนด้วย หากให้อำนาจตัดสินใจแต่ผู้ตัดสินใจกลับไม่มีข้อมูลที่เพียงพอ เท่ากับผู้ประกอบการก็มีความเสี่ยงที่การตัดสินใจจะมีความผิดพลาดสูง ผู้ประกอบการควรมอบสิทธิของผู้ที่ได้รับมมอบอำนาจ ในการเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจด้วย เช่น งบการเงินของกิจการ ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลของซัพพลายเออร์ เป็นต้น

3.การกระจายอำนาจต้องมีการเตรียมบุคลากรให้พร้อม หมายถึงมีการวางแผนล่วงหน้าเพื่อพัฒนาความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะต่างๆ ของผู้ที่จะได้รับมอบอำนาจให้มีความพร้อม ก่อนได้รับการกระจายอำนาจในระยะเวลาที่กำหนด แน่นอนในอนาคตการมอบอำนาจให้บุคคลโดยขาดการเตรียมการ ถือเป็นความเสี่ยงต่อการที่บุคคลจะถูกลดทอนความสามารถ หรือลาออกจากองค์กรไปเพราะขาดความพร้อมได้

4.การกระจายอำนาจต้องมีการสื่อสารให้ผู้รับมอบอำนาจเข้าใจวัตถุประสงค์ ความหมาย และความสำคัญของการมอบอำนาจ เพื่อให้ผู้รับมอบอำนาจมีความเข้าใจที่ถูกต้องว่ากำลังได้รับการ “สร้าง” จากองค์กร ไม่ใช่การ “ผลักภาระ” ผู้ได้รับมอบอำนาจมีความสำคัญและเป็นที่คาดหวังขององค์กรจึงได้รับความไว้วางใจมอบอำนาจให้

ผมขอเป็นกำลังใจให้ผู้ประกอบการที่กำลังวางแผนกระจายอำนาจในองค์กร ให้สามารถกระทำได้โดยราบรื่น และส่งผลดีต่อการพัฒนาทั้งคนและองค์กรในระยะยาวต่อไปครับ

 -----------------

วรวัจน์ สุวคนธ์

ผู้บริหารสูงสุดกลุ่มทรัพยากรบุคคล  ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด (มหาชน)