บริหารผลงานอย่างไร ให้ถึงเป้า : การบริหารผลงาน

แต่การทำกำไรให้เพียงพอต่อการเติบโตเป็นเรื่องยากยิ่ง ในสภาวะที่ต้นทุนแทบทุกอย่างสูงขึ้น สิ่งต่างๆ เหล่านี้คือปัญหาอุปสรรคความท้าทายยิ่งใหญ่ของผู้ประกอบการในปัจจุบัน

สิ่งที่ผู้บริหารโดยทั่วไปทราบกันดีอยู่แล้ว คือ การบริหารธุรกิจปัจจุบันต้องดูกันหมวดไหนกันบ้าง Man, Money, Material, Machine, Management, Marketing และถ้าเป็นเรื่องของการตลาด ก็ต้องดู Product, Price, Place, Promotion ซึ่งผู้ประกอบการทุกคนรู้กันดีกับสิ่งเหล่านี้ แต่ที่หายคนไม่รู้คือจะทำอย่างไร บริหารอย่างไรกับปัจจัยสำคัญเหล่านี้ เลยทำให้ธุรกิจส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นในบ้านเราไปไม่รอด หรือแปลง่ายๆ ว่า เจ๊งมากกว่ารอด

ยิ่งถ้ามาลงรายละเอียดในเรื่องของการบริหารงาน ก็จะเห็นชัดว่า องค์กรส่วนมากใช้ระบบการบริหารจัดการตามความรู้สึก โดยปราศจากทิศทางและแนวทางที่ชัดเจน ซึ่งหากหลายท่านได้อ่านประโยคนี้ก็อาจเกิดความรู้สึกขัดแย้งขึ้นมาในใจว่า ทำไมจะไม่มีเป้าหมาย เช่น ทุกธุรกิจก็ต้องมีเป้ายอดขาย... ถูกต้องครับ ทุกธุรกิจก็ต้องมีเป้ายอดขาย แต่เคยเจอมาเยอะแยะครับที่ มียอดขายแต่ไม่มีกำไร ตัวเลขบัญชีมีกำไร แต่ขาดสภาพคล่อง (Cash Flow) สุดท้ายทำไปสักระยะ ก็ไม่สามารถนำพาธุรกิจให้ไปรอดได้ ถึงไปต่อได้หลายรายก็ไม่เติบโตและยั่งยืนได้

ในการบริหารในปัจจุบัน รูปแบบหรือระบบที่ได้รับการยอมรับ และได้รับความนิยมมากขึ้นในองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ในปัจจุบันคือ ระบบบริหารผลงาน (Performance ManagementSystem) แต่ก็มีหลายคนเข้าใจสลับ คิดว่าการบริหารผลงานคือเรื่องเดียวกันกับการประเมินผลงาน (Performance Appraisal) แต่แท้จริงแล้วการบริหารผลงาน เป็นภาพหลักของการบริหารองค์กรทั้งหมด ซึ่งการประเมินผลก็เป็นกระบวนหนึ่งของระบบบริหารผลงาน โดยการบริหารผลงานนั้นมีกระบวนการหลักๆ ดังต่อไปนี้

กระบวนการ การบริหารผลงาน (Performance Management Systems)

1.การกำหนดเป้าหมาย (Goal Setting)

2.การเตรียมการ การวางแผนงาน(Plan)

3.การดำเนินการปฏิบัติ ตามบทบาทหน้าที่และแผนงาน

4.การติดตามผล และการประเมินผลงาน (Performance Appraisal)

5.การปรับปรุงแก้ไขการทำงานและการพัฒนาบุคลากร

จากกระบวนการดังกล่าวจะเห็นว่า การบริหารผลงานเป็นกระบวนการที่ครอบคลุมตั้งแต่เริ่มต้นจนจบกระบวนการ แต่ถ้าให้สรุปสั้นๆ ถึงหัวใจสำคัญของการบริหารผลงานคือ

“การสร้างผลงาน โดยเทียบความสำเร็จกับเป้าหมายที่กำหนดไว้”

ดังนั้น สิ่งสำคัญอันดับแรกคือ การกำหนดเป้าหมายที่ถูกต้อง ซึ่งองค์กรธุรกิจทั่วไป ก็สามารถกำหนดเป้าหมายได้ มีเป้าหมาย ถูกต้องครับ ส่วนใหญ่มีแต่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือไม่ถูกต้องครบถ้วน

คำถามคือ คำว่าเป้าหมายมันต้องมีการถูกต้องหรือครบถ้วนด้วยหรือ แค่ตั้งเป้าหมายก็น่าจะจบ

ยกตัวอย่างเช่น

ถ้าท่านตั้งเป้าหมายที่ยอดขาย เหมือนที่ทุกองค์กรมี

เช่น เป้าหมายยอดขาย ในปี 2558 ยอดขายต้องได้ 100 ล้าน

หากองค์กรเรามีเพียงยอดขายที่ตัวเลขยอดขายเพียงอย่างเดียว แล้วสามารถทำสำเร็จ

องค์กรเราตอบคำถามเหล่านี้ได้หรือไม่

- ยอดขายได้ตามเป้า แต่มีกำไรหรือไม่ ไม่สนใจใช่หรือไม่ ?

- ยอดขายได้ตามเป้าในปีนี้ แต่แน่ใจหรือไม่ว่าปีต่อๆ ไปจะได้ตามเป้าแบบเดิม ?

- ยอดขายได้ตามเป้า ตัวเลขมีกำไร แต่ไม่มีสภาพคล่อง ได้หรือไม่ ?

- ยอดขายโตขึ้น ยอดเงินกำไรมากขึ้น แต่เปอร์เซ็นต์กำไรลดลงเรื่อยๆ จะเกิดอะไรขึ้น ?

- ยอดขายโตขึ้น กำไรมากขึ้น แต่มันมาจากการลงทุนที่เพิ่มขึ้น รับได้หรือไม่ ?

 ดังนั้นการตั้งเป้าหมายที่ดี ไม่ใช่มีแต่ตัวเลขเป้าหมาย แต่ตัวเลขเป้าหมายเหล่านั้น มันต้องสามารถบ่งบอกถึงสุขภาพหรือสถานะขององค์กรได้ด้วย และให้ดีกว่านั้น ตัวเลขเป้าหมายคือทิศทางหรือแนวทางในการดำเนินการขององค์กร เพื่อบรรลุเป้าหมาย

แต่ก่อนที่องค์กรจะกำหนดเป้าหมายให้ถูกต้องครบถ้วนนั้น ไม่ใช่อยู่ๆ ก็กำหนดตัวเลขขึ้นมา โดยไม่มีแนวทางหลักเกณฑ์อะไรเลย สิ่งที่องค์กรต้องคำนึกถึงอย่างยิ่งก่อนการกำหนดเป้าหมายคือ สถานะองค์กรจุดที่ยืน ทิศทางขององค์กร ดังนั้น สิ่งแรกที่องค์กรต้องนำมาพิจารณาก่อนจะกำหนดเป้าหมายนั้นเราต้องรู้ว่าธุรกิจของเรา อยู่ในช่วงไหน เพราะมันจะเป็นตัวแปรสำคัญว่าเราต้องมีเป้าหมายเกี่ยวกับอะไร และต้องทำอะไร

ธุรกิจของเราอยู่ในช่วงไหน

เริ่มต้นพัฒนาเติบโตช่วงเติบโตเต็มที่ช่วงการถดถอย

หรืออาจจะดูตามสถานการณ์ขององค์กรในปัจจุบันก็ได้ว่าเป็นอย่างไร

ยอดขายยังไม่เพียงพอที่จะอยู่ได้ในธุรกิจยอดขายพอ แต่ทำไม่ทันยอดพอ ทำทัน แต่กำไรน้อยมากกำไรน้อย เพราะการแข่งขันดุเดือด หรือต้นทุนสูงเกินไปยอดพอ ทำทัน กำไรพอมี แต่ยอดขายและองค์กรไม่เติบโตวันนี้ OK แต่ไม่มั่นใจว่า ธุรกิจเราจะอยู่ได้ในระยะยาวหรือไม่?

ถ้าถามว่าทำไมเราต้องรู้สถานะของตัวเอง เพราะแนวทางสำคัญในการดำเนินธุรกิจขององค์กรคือ เราต้องรู้ตัวเองว่า

- เราอยู่ไหน

- เราจะไปไหน

- เราจะไปอย่างไร

สิ่งที่ทุกองค์กรควรทำการกำหนดภาพแนวทางหรือทิศทางขององค์กร ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง เช่น การกำหนดวิสัยทัศน์ แต่น่าเสียดายที่หลายองค์กรเขียนติดผนังบริษัท แต่ไม่ได้นำมาใช้ให้เกิดประโยชน์เลย ซึ่งแท้จริงแล้ว สิ่งนี้คือตัวกำหนดทิศทางและแนวทางสำคัญขององค์กรเลยทีเดียว

 -------------------

ราเชน พันธุ์เวช ที่ปรึกษาด้านการบริหารผลงานยุคใหม่

1 ใน ทีม Ultimate Organization Development