ประชุมอย่างไรไม่ให้เสียเปล่า

ประชุมอย่างไรไม่ให้เสียเปล่า

มืออาชีพวันนี้ มีน้อยรายที่ไม่เบื่อหน่ายการประชุม หากท่านผู้อ่านเคยรู้สึกทั้งลึกๆ และตื้นๆ ว่า จะประชุมอะไรกันนักกันหนา

..มีปัญหาก็ใช่ว่าจะกล้าพูดกัน

..ประชุมสั้นๆ กันไม่เป็นหรือไง

..เห็นนั่งกันเต็มห้อง เพราะต่างต้องมาตามหน้าที่ แต่รู้ดีว่าเป็นไม้ประดับ นั่งหลับได้...

มีอาการเอือมเช่นนี้ ไม่ต้องกังวล คนอื่นก็เป็นค่ะ

จากการสำรวจของหลากหลายองค์กรเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการประชุม อาทิ คณะบริหารธุรกิจดังของมหาวิทยาลัย Stanford, Microsoft Office Survey, MCI Conferencing ฯลฯ

ต่างฟันธงตรงกันว่า

การประชุมพัฒนาได้แบบแทบไม่มีที่สิ้นสุด

..73% ของผู้เข้าประชุมสารภาพว่า เคยเอางานอื่นใดไปนั่งทำในการประชุม (เหมือนเราเลย)

..91% บอกว่าตอนอยู่ในห้อง มีอาการเหม่อลอย คอยแค่พยักหน้าเป็นระยะๆ จะได้ดูคล้ายๆ ตั้งใจประชุม (มุขนี้เราก็ทำบ่อย)

..95% บอกว่าบางครั้งขาดประชุม หรือนั่งประชุมไม่ต่อเนื่อง เพราะมีเรื่องสำคัญ และเร่งด่วนกว่า (เรื่องแบบนี้ น้องพี่ไทยก็ไม่แปลกใจ...ขนาดการประชุมของผู้ทรงเกียรติระดับชาติ เขายังขาดการประชุมเป็นของธรรมดา แต่ไม่เป็นไรไง เพราะมีเพื่อนเสียบบัตรแทนให้ครับผม)

จากการสำรวจในปีที่ผ่านมาขององค์กรวิจัยแรงงานของรัฐบาลสหรัฐฯ ระบุว่า องค์กรทั้งปวงในสหรัฐอเมริกา สูญเสียทรัพยากรกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ตีเป็นเงินรวมแล้วมูลค่าประมาณ 40 พันล้านเหรียญสหรัฐฯ หรือ 1.3 ล้านล้านบาทต่อปี!

สรุปว่า ปัญหาหนักใจขององค์กรส่วนใหญ่ คือ การประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ

ถ้าเราประชุมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ จะถือเป็นวิธีง่ายๆ ในการประหยัดทรัพยากร แถมยังได้งาน ได้มุมมอง ได้ของดีๆ ที่การประชุมมีให้สารพัด

เพราะไม่ว่าอย่างไร การประชุมก็ยังเป็นเครื่องมือสำคัญของการทำงานร่วมกันในองค์กร เนื่องจากทีมทำงานต้องมีเวทีเพื่อหารือ เพื่อสื่อสาร เพื่อสรุปร่วมกันให้ได้งานต่อไป

จากการวิจัยมากมายที่คลี่ให้เห็นประเด็นปัญหาของการประชุม หนึ่งสิ่งที่ทุกที่มีอุปสรรคคล้ายกัน คือ ประชุมแล้วประชุมเล่า ก็ยังต้องเอาเรื่องเก่าๆ มาคุยกัน เพราะงานไม่เดิน

ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชุม คุณ Paul Axtell ได้เขียนหนังสือ Meetings Matter ซึ่งออกใหม่เมื่อต้นปีนี้

อาจารย์แนะนำ วิธีง่ายๆ เพื่อรับมือกับอาการงานไม่เดินหลังจากหารือกันแล้วในที่ประชุม คือ

“จบให้เป็น”

การประชุมจำนวนไม่น้อย จบอย่างเลื่อนลอย

เมื่อประชุมครั้งต่อไป จึงต้องคุยเวียนวน บ่นกันเรื่องเก่า

ประชุมกันครั้งที่แล้ว ก็เหมือนจะเข้าใจ..คล้ายๆ จะเห็นเป็นทางเดียวกัน

..แต่ประเด็น คือ ยังจับไม่มั่น คั้นไม่สะเด็ด

ดังนั้น หนึ่งในทักษะของผู้นำการประชุม คือ

การสรุปให้ชัดเจนว่าที่ประชุมตัดสินใจทำอะไรกัน

เปรียบเสมือนทักษะของผู้ให้บริการในห้องอาหารที่มีระบบดี เช่น MK สุกี้

เมื่อลูกค้าสั่งจบ น้องมีหน้าที่ทบทวนความเข้าใจ จะได้ไม่พลาด

“ขออนุญาตทวนรายการอาหารนะคะ...”

ง่ายๆ ตรงไปตรงมาเช่นนั้น

การประชุมก็เช่นกัน หากพี่ในที่ประชุมปิดการประชุมว่า

“เอาว่าเราจะช่วยๆ กันนะ เพื่อภารกิจสำคัญนี้”

ไม่ต้องแปลกใจ หากใครๆ เข้าใจตรงกันว่า ก็ “ช่วยๆ กัน” เรื่องนี้คงไม่ใช่ของ “ฉัน” เพราะก็ “ช่วยๆ กัน” อยู่แล้ว

ตัวอย่างการสรุปจบแบบสวยในกรณีนี้ เพื่อให้มีผลในการปฏิบัติอย่างชัดเจนขึ้น

“ขอบคุณมากที่พวกเราจะช่วยกันทำให้ภารกิจสำคัญนี้สำเร็จลุล่วง"

จากการที่เราหารือกัน ผมขอสรุปอีกครั้งดังนี้ครับ

1. คุณสมชายฝ่ายขาย รับที่จะรวบรวมสรุปปัญหาของลูกค้า ส่งให้คุณสมหวัง ฝ่ายผลิต และคุณสมหญิง ฝ่ายบริการหลังการขาย ภายในสัปดาห์หน้า

2. คุณสมชายจะกรุณาเรียกประชุมทั้ง 3 ฝ่าย เพื่อหารือ สรุปปัญหาและวิธีการแก้ไขปัญหาของลูกค้าร่วมกัน และนำเสนอในที่ประชุมเดือนหน้า วันที่ 17 เมษายนต่อไป

มีท่านใดเห็นเป็นอื่นไหมครับ......

หากไม่มี ขอขอบคุณทุกท่านอีกครั้งครับ”

การสรุปประเด็นที่ตกลงกันในที่ประชุม โดยที่มีภารกิจชัดเจนว่าต้องทำอะไร ในกำหนดเวลาใด

และที่สำคัญ

มีชื่อ “เจ้าภาพ” ผู้รับผิดชอบ

ถือเป็นวิธีที่สร้างความเข้าใจ ความชัดเจน และความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้อง

ยิ่งจดบันทึกการประชุมว่า ใคร ต้องทำอะไร ภายในเมื่อใด แล้วส่งให้ผู้เข้าประชุมอย่างรวดเร็ว ภายใน 1-2 วัน

งานยิ่งมีสิทธิ์เดินได้ตามที่เคาะไว้อย่างน่าประหลาดใจ เพราะทั้งชัด และติดตามง่าย ทำให้เบี้ยวยาก

ล่าสุด ดิฉันได้มีโอกาสจัดสัมมนาเรื่องการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพให้มืออาชีพหลายองค์กร

เมื่อคุยเรื่อง “จบให้เป็น” ผู้เข้าสัมมนามักขอคำปรึกษาคล้ายกัน

“อยากให้หัวหน้าหนูเข้าสัมมนาบ้างจัง การประชุมจะได้ไม่เป็นเรื่องกลุ้มใจ อย่างน้อยให้สรุปเป็น ไม่เห็นยาก”

คำตอบคือ

หัวหน้าไม่สรุป ก็ไม่เป็นไร

เราในฐานะผู้ปฏิบัติ ก็พอสร้างความกระจ่าง สร้างความเข้าใจในเรื่องนี้ได้เนียนๆ

“หนูขออนุญาตทบทวนความเข้าใจของหนู จะได้ตรงกับพี่ๆ ในเรื่องนี้ได้ไหมคะ

พี่สมชายจะกรุณาสรุปปัญหาของลูกค้า ให้ฝ่ายผลิต พี่สมหวัง และฝ่ายหนู ฝ่ายบริการลูกค้าหลังการขาย ภายในสัปดาห์หน้า

จากนั้นพี่สมชายจะเรียกประชุม 3 ฝ่าย เพื่อสรุปปัญหาและแนวทางการแก้ไขร่วมกัน เพื่อนำเสนอในการประชุมทีมครั้งต่อไปในวันที่ 17 เดือนเมษายน

"หนูเข้าใจถูกไหมคะ”

จบ สรุปได้ดี มีสกุล สมเป็นมืออาชีพอย่างยิ่ง

หากไม่ช่วยกัน แล้วใครจะช่วยเรา