ทำตัวให้เป็นประโยชน์ในการประชุม

ทำอย่างไรจะช่วยให้ประชุมได้ข้อสรุปโดยเร็ว ไม่กลายการประชุมที่น่าเบื่อหน่าย กินเวลายาวนานจนห้องประชุมกลายเป็นห้องทำงานที่สองสำหรับบางคน คือทำงานอื่นแทนที่จะใส่ใจอยู่กับการประชุมที่ยืดยาวและเต็มไปด้วยวาทะ แต่อ่อนด้อยข้อสรุปและการตัดสินใจ แม้ว่าการประชุมจะเป็นไปอย่างได้ผลหากประธานการประชุมมีความสามารถในการจัดการประชุมดีเพียงพอ แต่ประธานจะเก่งแค่ไหนก็ตาม การประชุมก็ไม่ได้เรื่องอะไรอยู่ดี ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมเอาแต่สร้างปัญหาและอุปสรรคให้เกิดขึ้นในการประชุมนั้น ผู้เข้าร่วมประชุมจึงมีบทบาทสำคัญต่อความสำเร็จของการประชุมนั้น ไม่น้อยไปกว่าประธานการประชุม

ดังนั้น ถ้าอยากทำตัวให้เป็นประโยชน์กับการประชุม ให้เริ่มจากการหลีกเลี่ยงการเสนอความคิดเห็นใดๆ ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมนั้น เว้นแต่มีความจำเป็นพิเศษใดๆ ขึ้นมา ให้อดกลั้นที่จะไม่เสนอความเห็นใดๆ ที่สืบเนื่องจากความเห็นของคนอื่นที่กระจัดกระจายไปจากวาระการประชุมนั้น ไม่ว่าความเห็นนั้นจะไม่เข้าท่าเข้าทางแค่ไหน ให้อดทนปล่อยให้ประธานการประชุมจัดการเอง

การประชุมไม่ว่าเรื่องเล็กเรื่องใหญ่ต้องมีการอ้างถึงกฎระเบียบต่างๆ ที่ใช้เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจในวาระต่างๆ ซึ่งกฎระเบียบของแต่ละวงการแตกต่างกันไปตามบริบทของแต่ละหน่วยงาน การตัดสินเรื่องที่ประชุมกันในหมู่ผู้คนที่ไม่แม่นยำในเรื่องกฎกติกา นำไปสู่การประชุมที่ยืดเยื้อยาวนาน เพราะต่างคนต่างอ้างถึงหลักคิดต่างๆ ที่ตนเองเชื่อ หรือมีประสบการณ์ในด้านนั้นมาใช้ในการตัดสินในวาระการประชุมนั้นๆ การออกความเห็นที่ไม่อยู่ในขอบเขตของกฎระเบียบที่บังคับใช้ในเรื่องนั้น ไม่ทำให้การประชุมได้ประโยชน์ใดๆ เพราะจะถกเถียงกันอย่างไร ด้วยวาทะที่ดีแค่ไหนก็ตาม สุดท้ายถ้าการตัดสินใจในวาระนั้นขัดแย้งกับกฎกติกาที่มีอยู่ การตัดสินใจนั้นก็ไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้อยู่ดี

บ่อยครั้งที่อภิปรายกันเป็นชั่วโมงในเรื่องที่เกินเลยขอบเขตของกฎกติกา จนกระทั่งมีบางคนระลึกได้ว่าเรื่องที่อภิปรายกันอย่างยืดยาวนั้น กฎกติกาบอกไว้แล้วว่าต้องทำอย่างไร ดังนั้นถ้าต้องการให้เป็นประโยชน์กับการประชุมใด ให้ศึกษาทำความเข้าใจจดจำกฎ ระเบียบ ข้อบังคับต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ประชุมกันนั้นให้เข้าใจอย่างกระจ่างชัด แล้วช่วยเตือนประธาน และผู้เข้าประชุมให้ระลึกว่าเรื่องนั้นมีกฎระเบียบใดบอกไว้ว่าอย่างไร ที่ประชุมจะได้ไม่หลงทางไปไกลจนเสียเวลาไปเปล่าๆ

ห้องประชุมในบ้านเรามักรวมศูนย์การนำเสนอสาระที่ใช้ในการประชุมไว้ที่จอภาพหลักเพียงจอเดียว หรือไม่ก็นำเสนอเป็นเอกสารเปิดดูได้ทีละหน้า ซึ่งทำให้การตัดสินใจเรื่องที่ซับซ้อนออกอาการได้หน้าลืมหลัง พอนำเสนอสาระสำคัญส่วนแรกผ่านไปแล้ว คนประชุมก็ต้องคอยจดจำเองว่าสาระสำคัญนั้นบอกอะไรไว้บ้าง เพราะมีการนำเสนอสาระใหม่เพิ่มเติมมาตามลำดับ ยิ่งสาระที่เกี่ยวข้องมีมากเท่าใด ผู้เข้าประชุมก็ยิ่งต้องเก่งพอจะจดจำสาระเหล่านั้นไว้ให้ได้ และยังต้องสามารถเชื่อมโยงสาระที่จดจำไว้นั้นเข้าด้วยกันให้ได้อีกด้วย เหมือนกับการเรียนหนังสือสมัยนี้ที่ทุกอย่างอยู่บนหน้าจอที่ฉายมาจากหน้าจอคอมพิวเตอร์ คุณครูเปลี่ยนหน้าไปเรื่อยๆ หน้าใหม่ออกจอ หน้าที่แล้วก็หายไป ไม่เหมือนสมัยก่อนที่เรียนกับกระดานดำที่มีอยู่ทั้งหน้าชั้นเรียน หลังชั้นเรียน คุณครูเขียนอะไรไว้บนกระดานดำตั้งแต่ต้นชั่วโมง ท้ายชั่วโมงก็ยังอยู่ ไม่ได้ถูกลบทิ้งไปไหน นักเรียนเรียนตามช่วงไหนไม่ทันก็ย้อนกลับมาดูใหม่ได้ แต่ห้องประชุมที่ทุกอย่างฉายมาจากจอคอมพิวเตอร์เพียงจอเดียวนั้นฉายของเก่าให้ดูคู่กับของใหม่ไม่ได้

ดังนั้น คนประชุมจึงต้องจดจำสาระที่ผ่านมาแล้วไว้เอง และนึกเองให้ได้ว่าสาระเดิมกับสาระใหม่นี้เชื่อมโยงกันอย่างไร คนเก่งคงทำได้ดี แต่ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับคนธรรมดาทั่วไปที่จะจำของเก่าและดูของใหม่ไปพร้อมๆ กัน ถ้าอยากเป็นประโยชน์กับการประชุม อาจทำตัวเป็นกระดานดำที่คอยบอกกล่าวที่ประชุมว่าเราได้สาระอะไรมาบ้างแล้ว และสาระเหล่านั้นเชื่อมโยงกันอย่างไร แม้จะเห็นแต่สาระใหม่ ไม่เห็นสาระเก่า แต่มีคนคอยบอกเป็นระยะๆ ว่าสาระเก่ามีอะไรบ้าง เราจะได้ตัดสินใจบนพื้นฐานของสาระโดยภาพรวม ไม่ใช่เพียงสาระส่วนใดส่วนหนึ่งที่มองเห็นบนจอภาพในขณะนั้น

ถ้าทำเองไม่ได้ก็บอกกล่าวทีมเลขานุการของการประชุมนั้นให้หาคอมพิวเตอร์หาจอภาพมาเพิ่มเพื่อฉายสาระที่เสนอกันไปแล้วและเกี่ยวข้องกับสาระที่มองเห็นจากจอหลักในขณะนั้นให้ผู้เข้าประชุมได้เห็นไปพร้อมกันทั้งสาระเก่าและสาระใหม่ ยิ่งการประชุมต้องมีการพิจารณาเรื่องที่มีทางเลือกในการตัดสินใจมากเท่าใด ก็ยิ่งจำเป็นที่ต้องมีช่องทางในการนำเสนอสาระเกี่ยวกับทางเลือกเหล่านั้นพร้อมๆ กันมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งไม่ได้บอกว่าห้องประชุมต้องมีจอภาพเต็มไปหมดรอบห้อง แต่บอกว่าต้องมีวิธีการที่จะไม่ทำให้ได้หน้าลืมหลังซึ่งอาจเป็นการผสมผสานระหว่างการใช้อุปกรณ์หลายอย่าง ตั้งแต่คอมพิวเตอร์ ไปจนถึงไวท์บอร์ด

คนที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุมที่ซับซ้อน จึงเป็นคนที่มีทักษะเรื่องเครื่องมือต่างๆ ที่สามารถสื่อสาระที่จำเป็นสำหรับการประชุมนั้นได้เป็นอย่างดี ไม่จำเป็นต้องเป็นเซียนเทคโนโลยี แต่อย่างน้อยต้องรู้ว่าจะใช้แอพอะไรหรือเครื่องมืออะไรช่วยการประชุมได้ในตอนไหน ทำได้แค่นี้ก็อาจช่วยป้องกันไม่ให้กลายเป็นประชุมมาราธอนที่ประชุมกันเป็นวันแต่ไม่ได้อะไรสักอย่าง