ทุกๆ ปิดเทอมปลาย เม.ย.-พ.ค.ของแต่ละปี เป็นช่วงที่นักศึกษาจำนวนหนึ่งสำเร็จการศึกษาระดับต่างๆ อาทิ ปวช. ปวส. ปริญญาตรี ฯลฯ
และหางานทำตามสายวิชาชีพ วิชาการที่ร่ำเรียนมา บ้างสมัครรับราชการ มีไม่น้อยสนใจทำงานเอกชน หรือธุรกิจส่วนตัว
ใครรับราชการ ไม่มีปัญหาขั้นตอนการสมัคร ถ้ามีการเปิดรับ สามารถสมัครได้เลย ณ หน่วยราชการนั้นๆ หรือสำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (ก.พ.) โดยกรอกแบบฟอร์ม แนบเอกสารหลักฐานต่างๆ และรอสอบข้อเขียน สัมภาษณ์
ต่างจากงานเอกชน บริษัทธุรกิจต่างๆ จะให้ผู้สนใจติดต่อทางอีเมล์ โทรศัพท์ หรือสมัครด้วยตนเอง หรือเขียนจดหมายสมัครงานแล้วส่งทางไปรษณีย์ จากนั้นรอติดต่อกลับ เรียกตัวสัมภาษณ์ (อาจมีสอบข้อเขียนหรือไม่ก็ได้ ขึ้นกับบริษัทกำหนด)
ใครไปสมัครด้วยตนเอง หลังกรอกใบสมัครและยื่นให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลของบริษัทแล้ว มักได้ยินประโยค “แล้วเราจะติดต่อกลับไปนะคะ/นะครับ” บ้างได้ติดต่อ บ้างก็ไม่ได้ กรณีเขียนจดหมายเช่นกัน บางคนได้เรียกตัว เร็ว-ช้า ต่างกันไป บ้างก็รอไม่เห็นเรียก
แปลว่า ต้องมีเหตุผลอะไรที่ไม่เรียกไม่ติดต่อกลับ อาจมีได้หลายเหตุผล หนึ่งในนั้น ย่อมอยู่ที่เขียนจดหมาย ใบสมัคร ไปอย่างไรถึงไม่เข้าตากรรมการ
เข้าใจว่า ส่วนใหญ่เขียนแนะนำตัว เป็นใคร สำเร็จการศึกษาจากที่ไหน สาขาวิชาใด ผลการเรียนได้เกรดเท่าไร มีประสบการณ์ และความสามารถพิเศษอะไร ประมาณนี้ หรือไม่ ไม่แน่ใจ บางคนอาจคิดว่า เพียงพอแล้ว หลายคนไม่รู้จะเขียนอะไรเพิ่ม
อย่าลืมว่า บริษัทพิจารณาเราจากจดหมาย ใบสมัคร นี่ล่ะ
ยังมองว่า ถ้าเขียนเพื่อสมัครงาน อาจเขียนได้จำกัด เพราะจะเขียนแต่ข้อมูลหลักๆ ตรงๆ ลองเปลี่ยนมุมเขียนเพื่อประชาสัมพันธ์ (PR) ตนเอง จะดีหรือไม่ ประการใด
1) PR เป็นการเขียนเพื่อสร้างความรู้จัก จะสื่อสารให้บริษัทรู้จักตัวเราในประเด็น/เรื่องอะไรบ้าง ที่จะส่งผลเป็นประโยชน์ต่อการพิจารณาการสมัครงานของเรา list ออกมา และเขียนลงในจดหมาย
2) PR เป็นการเขียนเพื่อสร้างความเข้าใจ เราต้องการสื่อสารให้บริษัทสนใจ เข้าใจเราอย่างไร เขียนไป
3) PR เป็นการเขียนเพื่อสร้างความรู้สึกผูกพันสัมพันธ์ที่ดีกับบริษัท ควรเขียนในลักษณะที่สะท้อนถึงการเป็นคู่สื่อสารที่ดี ให้เกียรติ นอบน้อมถ่อมตัว เหมาะสมกับสถานภาพ เขา-เรา จะส่งผลให้เกิดบรรยากาศการสื่อสารที่ดี
4) PR เป็นการเขียนเพื่อโน้มน้าวชักจูงใจ เราต้องการสื่อสารจูงใจให้บริษัทเห็นใจ ตัดสินใจเลือกเรา ติดต่อกลับ เรียกตัวสัมภาษณ์ ก็เขียนบรรยายเชิงพรรณนา (บ้าง) ถ่ายทอด เชื่อมโยงที่ดี ซึ่งใครเรียนจิตวิทยามาก็ได้เปรียบ
3-4 ประการนี้เป็นการเขียนเพื่อประชาสัมพันธ์ตนเองไปยังบริษัท น่าจะเป็นแนวทางในการเขียนให้ผู้สมัครรู้ว่า จะเขียนอะไรบ้าง และเขียนอย่างไร
อันที่จริง มองในมุม PR จดหมาย ใบสมัคร ถือเป็นสื่อเพื่อการประชาสัมพันธ์อย่างหนึ่ง อยู่ที่ผู้สมัครจะสื่อสารอย่างไรเพื่อประชาสัมพันธ์ตนเองให้บรรลุผลสำเร็จ
มองอย่าง PR ก็ต้องมองอย่างยึดกลุ่มเป้าหมายปลายทางเป็นตัวตั้ง ปลายทางในที่นี้ ก็คือ บริษัท ซึ่งไม่เคยรู้จักกันเลย มิใช่เราอยากจะเขียนอะไร อย่างไรก็ได้
การเขียนแนะนำตัว เป็นใคร สำเร็จการศึกษาจากที่ไหน สาขาวิชาใด ผลการเรียนได้เกรดเท่าไร มีประสบการณ์ และความสามารถพิเศษอะไร เป็นการเขียนเพื่อสร้างความรู้จักด้วยข้อมูลจำนวนหนึ่ง ยังมีอะไรอื่นๆ ให้ (อยาก) รู้จักอีกหรือไม่ ยิ่งรู้จักเท่าใด ยิ่งเป็นผลดีต่อการพิจารณา
มองมุม PR จะทำให้เรามีเหลี่ยมมุมข้อมูลนำมาสื่อสารมากขึ้น เพื่อเสริม เพิ่ม เติม เต็ม มิให้ตก หล่น หลุด รอด โดยเฉพาะจุดเด่น จุดแข็ง จุดขาย วิสัยทัศน์ของเรา PR ยังมองข้อมูลในแง่อะไรใช่-ไม่ใช่ อะไรจำเป็น-ไม่จำเป็น อะไรบวก-ลบ เพื่อเลือกนำเสนอ หรือสื่อสารที่เหมาะสมไปยังบริษัท ทำให้น่าสนใจ อยากอ่าน ตรงความต้องการ อย่าลืมว่า ปลายทางกำหนดความสำเร็จหรือล้มเหลวของต้นทาง เราจะได้รับการตอบรับ ติดต่อ เรียกตัวหรือไม่ อยู่ที่นี่
ผู้เขียนลองเขียนในมุม PR ผู้สมัครลองพิจารณาตามที่เห็นสมควร ดังต่อไปนี้
- ขอสมัครงานตำแหน่งอะไร
- สำเร็จการศึกษาจากสถาบันไหน คุณวุฒิ/สาขาวิชาใด ได้เกรดเท่าไร
- ได้รับรางวัลเหรียญทองเรียนดี เหรียญเงินเรียนดี
- ได้ A 5 วิชาจากทั้งหมด 6 วิชา/เทอมได้รับการยกเว้นค่าลงทะเบียนเรียน
- ได้ทุนการศึกษาอะไร (ระบุชื่อทุน)
- ดึงรายวิชาต่างๆ ที่ได้เกรด A ขึ้นมาบอกกล่าวบ้างก็ได้ เขียนให้เข้ากับสถานการณ์บ้างก็ดี เวลานี้จะเข้าสู่ประชาคมเศรษฐกิจอาเซียน ได้เกรด A วิชาภาษาอังกฤษกี่วิชา ได้ A ภาษาพม่ากี่วิชา ภาษาจีน ญี่ปุ่นกี่วิชา
- ประสบการณ์ ได้รับรางวัลชนะเลิศการประกวดแผนธุรกิจของกระทรวงนั้นกระทรวงนี้ ได้รับคัดเลือกให้ไปศึกษาดูงานธุรกิจที่ประเทศนั้นประเทศนี้
- การเป็นผู้นำ เป็นนายกสโมสรคณะ ประธานชมรมวิชาการ เป็นต้น
- ความสามารถพิเศษ เขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อธุรกิจการส่งออก พิมพ์คอมฯได้ด้วยความเร็ว 70 คำ/นาที
- การมีส่วนร่วมกับสังคม เข้าร่วมโครงการกับภาครัฐ (ระบุชื่อโครงการ)
- การสร้างชื่อเสียง คุณงามความดี ได้รับการยกย่องหรือประกาศเชิดชูเกียรติ
ฯลฯ
ซึ่งผู้สมัครอาจลองนำไปประยุกต์ใช้ให้เข้ากับตนเอง พยายามใช้เหลี่ยมมุม PR มองผลการเรียน ผลงานการกระทำด้านต่างๆ ของตนเองในมุมนั้น มิตินี้ มองจุดไหนสามารถเกื้อกูล หนุนนำ หนุนส่งตำแหน่งงานที่สมัครได้ ฉวยใช้ ฉวยคว้า แล้ว PR ลงในจดหมาย ทำให้เราเข้าถึงบริษัทเท่าใด บริษัทก็เข้าถึงเราเท่านั้น
หากใบสมัครมีเนื้อที่ให้กรอกน้อยไป อาจต้องเตรียมพิมพ์ข้อมูลใส่กระดาษ เอ 4 ไว้เพื่อนำไปแนบท้ายใบสมัครก็เป็นไปได้ ไม่ผิดกฎกติกาอะไร ไม่เช่นนั้น กรอกเท่าที่มีเนื้อที่ให้กรอก จะไม่รู้จักเราเท่าที่ควร กรณีจดหมายไม่มีปัญหา สามารถเขียนไปให้ครบถ้วนสมบูรณ์
เขียนอย่างไร อาจไม่ต้องกังวล ต้องการสื่อสาร ถ่ายทอด เชื่อมโยง โน้มน้าวให้บริษัทสนใจ เข้าใจ เห็นใจเราอย่างไร เขียนไปอย่างนั้น ให้เห็นถึงความตั้งใจ จริงใจ เขียนสรุปให้กระชับพอเหมาะพอดี
จดหมาย ใบสมัคร เป็นช่องทางการสื่อสารเดียวที่จะทำให้เราเข้าถึงบริษัท และบริษัทเข้าถึงเรา หากทำให้เขารู้จักรู้ใจ เข้าใจ สนใจ พึงพอใจ เชื่อมั่น เชื่อมือ รับรู้ รู้สึกสัมผัสสัมพันธ์ที่ดี มีภาพลักษณ์ที่ดีต่อผู้สมัคร ไปสู่จุดนั้นได้ ก็มีแนวโน้มที่จะนำไปสู่การตัดสินใจเชิงบวก
ถ้าได้เรียกตัวไปสัมภาษณ์ ย่อมมีโอกาสไปกว่าครึ่ง
