IDP - ลายแทงดีๆ ที่ทำให้คนทำงานประสบความสำเร็จได้

หรือแผนเส้นทางการฝึกอบรมสำหรับงานตำแหน่งหนึ่งๆ Training Roadmap มีประโยชน์อย่างมากในการระบุว่าพนักงานเมื่อเริ่มต้นทำงานจะต้องเรียนรู้เกี่ยวกับอะไรบ้าง เมื่อต้องทำงานเฉพาะด้านมากขึ้นจะต้องเรียนเพิ่มเติมด้านใดเพื่อให้สามารถทำงานนั้นได้ ไปจนถึงเมื่อกำลังจะเตรียมขึ้นเป็นผู้บริหารแล้วมีทักษะใดที่จะต้องเรียนรู้เพื่อให้การก้าวขึ้นมาเป็นผู้บริหารใหม่ในอนาคตนั้นเป็นไปอย่างราบรื่น แท้จริงแล้ว Training Roadmap ก็มีลักษณะเหมือนแผนการเรียนของภาควิชาต่างๆ ในมหาวิทยาลัยนั่นเอง

หลายองค์กรมักจะคิดว่าการพัฒนาคนหมายถึงการส่งคนไปอบรมให้ครบถ้วนตามที่ Training Roadmap ระบุก็ถือว่าเสร็จสิ้นกระบวนการพัฒนาแล้ว แต่ในสภาพความเป็นจริงการมองแบบนั้นเป็นการมองโดยสมมติฐานว่าพนักงานทุกคนมีคุณสมบัติเหมือนกัน เมื่อเข้าสู่กระบวนการพัฒนาแบบเดียวกันย่อมได้ผลลัพธ์ออกมาเหมือนกัน หรือเป็นการมองแบบสมการว่า A+B ย่อมเท่ากับ C เสมอ ซึ่งนั่นใช้ไม่ได้เต็มที่กับการมองคนทำงานในองค์กร

โดยปกติทั่วไป คนแต่ละคนแม้ว่าจะทำงานในตำแหน่งงานเดียวกันแต่ก็มีเหตุผลในการสมัครเข้ามาทำงานแตกต่างกันไป บางคนสมัครงานตำแหน่งนี้เพราะคิดว่าตรงกับความสามารถของตัวเอง บางคนสมัครเพราะสนใจงานนั้นๆ แม้ว่าจะไม่เคยมีความรู้ในงานนั้นมาก่อน บางคนมาสมัครเพียงเพราะอยากหาหนทางโยกย้ายไปตำแหน่งงานอื่นในภายหลัง ซึ่งแน่นอนว่าเมื่อนำการพัฒนาแบบ “One size fits all” มาจับคนเหล่านี้เพียงอย่างเดียว การพัฒนาก็จะไม่ให้ผลสำเร็จเท่าที่ควร

นอกจากกระบวนการนำ Training Roadmap มาใช้ซึ่งเป็นลักษณะ Outside-in แล้ว ผมเห็นว่าองค์กรทั้งหลายไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ควรให้ความสำคัญกับการค้นหาความต้องการพัฒนาและวางแผนพัฒนาโดยวิเคราะห์จากปัจจัยส่วนบุคคลของคนทำงานแต่ละคนด้วย (Inside-out) บางครั้งการพัฒนาถูกวางแผนไว้อย่างสวยหรู แต่เมื่อมาถึงพนักงานปรากฏว่าไม่ตรงกับสิ่งที่เป็นตัวของพนักงาน ไม่ตรงกับความปรารถนาทางอาชีพของพนักงาน ก็เกิดเป็นการสูญเปล่าได้ กระบวนการค้นหาความต้องการพัฒนาและวางแผนพัฒนาโดยวิเคราะห์จากปัจจัยส่วนบุคคลของคนทำงานแต่ละคนที่กล่าวมาเรามีเครื่องมือที่เรียกกันว่า “การจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล” หรือที่เรียกกันว่า Individual Development Plan : IDP

แก่นเนื้อหาของ IDP คือการเก็บข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเมื่อทำงานไปได้สักระยะหนึ่งว่าพนักงานคิดว่าตัวเองเหมาะสมหรือชอบงานที่ตัวเองทำอยู่หรือไม่ พนักงานต้องมีการพัฒนาในส่วนใดเพิ่มเติมเพื่อให้สามารถรองรับงานที่ทำอยู่ได้ และเพื่อให้สามารถขยับขยายไปตำแหน่งงาน อื่นๆ ในอนาคตได้ เป็นการสำรวจโดยใช้ข้อมูลจากตัวพนักงานเองเป็นหลัก ไม่ใช่ข้อมูลจากตัวตำแหน่งอย่าง Training Roadmap ดังนั้น การเก็บข้อมูลจะต้องสำรวจค่อนข้างละเอียดเพื่อให้ได้ข้อมูลจากตัวพนักงานจริงๆ ในองค์กรส่วนใหญ่จะมีผู้ชำนาญการหรือบริษัทที่ปรึกษาทำการหาข้อมูล IDP ในลักษณะการออกแบบสำรวจและกระจายให้พนักงานได้กรอกข้อมูล แต่หากบางองค์กรมีขนาดเล็กหรือมีความสามารถในการสำรวจมากพอจะใช้วิธีการสัมภาษณ์พนักงานเพื่อหาข้อมูลก็จะยิ่งทำให้ได้ข้อมูลที่ละเอียดมากขึ้น

หากจะถามว่าถ้าองค์กรที่ยังไม่เคยสำรวจข้อมูลมาก่อนจะลองออกแบบการสำรวจ IDP ควรจะต้องหาข้อมูลพนักงานในเรื่องใดบ้างก็คงพอจะตอบได้ว่าประเด็นหลักๆ ที่ใช้ในการสำรวจมีหลายประเด็น เช่น

๐ พนักงานพบว่าตัวเองมีความถนัดและความสนใจ (จุดแข็ง) ในด้านใด

๐ สิ่งใดที่เป็นตัวสนับสนุนหรืออุปสรรคต่อการทำงานของพนักงานในปัจจุบัน

๐ พนักงานมีความต้องการพัฒนาตัวเองในด้านใด (ที่จำเป็นต่อการทำงานในหน้าที่ปัจจุบัน)

๐ พนักงานมีความต้องการพัฒนาตัวเองในด้านใด (ที่นอกเหนือการทำงานในหน้าที่ปัจจุบัน)

๐ มีตำแหน่งงานอื่นที่พนักงานสนใจจะโยกย้ายไปทำงานหรือไม่

๐ มีกิจกรรมใดที่สามารถช่วยพัฒนาพนักงานให้ไปถึงจุดหมายได้ (ไม่เพียงแค่การอบรมเท่านั้น อาจรวมถึงกิจกรรมเสริมอื่นเพื่อการเรียนรู้ระหว่างทำงานก็ได้)

สำหรับรูปแบบของแบบฟอร์มที่ใช้บันทึกนั้นไม่ได้มีลักษณะตายตัว บางองค์กรทำเป็นแผนภูมิสวยงาม บางองค์กรทำเป็นตารางให้ดูง่าย บางองค์กรทำเป็นการพรรณนาแบบหัวข้อๆ ก็สามารถทำได้ ทั้งนี้ ขอให้ตอบวัตถุประสงค์ของการหาข้อมูลเพื่อพัฒนาบุคลากรได้เป็นหลัก

เมื่อทำ IDP ครบ บางองค์กรอาจตกใจทีเดียวเมื่อพบว่ามีพนักงานที่ยังไม่ได้รับการพัฒนา หรือยังทำงานไม่ตรงกับความถนัดหรือความชอบของตัวเองเป็นจำนวนมาก และอาจตอบโจทย์ที่เราสงสัยได้ว่าทำไมพนักงานหลายคนยังไปไม่ถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ในตอนแรก หากเรามีข้อมูลจากลายแทงที่ชื่อว่า IDP ประกอบการพัฒนาหรือจัดคนลงกับงานให้เหมาะสมกับคุณลักษณะของพนักงานแล้ว ขีดความสามารถขององค์กรและศักยภาพของพนักงานจะถูกยกระดับขึ้นไปอีกมากด้วยเครื่องมือนี้ และที่สำคัญที่สุดคือพนักงานจะมีความสุขในการได้ทำในสิ่งที่ตัวเองรักและทำได้ดีที่สุดจริงๆ และนี่ก็คืออีกหนึ่งเครื่องมือที่เป็น “win-win solution” ของทั้งองค์กรและพนักงานครับ