4 หลักสูตรสำคัญ ที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาหัวหน้างาน และถือว่าเป็นทักษะที่สำคัญไว้อย่างครบถ้วน
เชื่อว่าทุกคนรู้จักบริษัทโตโยต้า ผู้ผลิตรถยนต์รายใหญ่จากประเทศญี่ปุ่น และเคยสามารถสร้างมูลค่าการตลาดหรือยอดขายเหนือค่ายรถยนต์ยักษ์ใหญ่ในนาม Big Three (ประกอบด้วย GM Ford และ Chrysler) ของสหรัฐมาแล้ว ความยิ่งใหญ่และความสำเร็จของค่ายรถยนต์สัญชาติญี่ปุ่นนี้ ไม่ใช่สะท้อนออกมาผ่านตัวผลิตภัณฑ์เท่านั้น แต่ยังนำเสนอผ่านกระบวนการผลิต และการบริหารจัดการภายใน จนกลายเป็นตำรามากมายหลายเล่ม และมีบริษัทมากมายทั่วโลกเรียนรู้นำไปประยุกต์ ใช้ รู้จักกันดีปัจจุบันในชื่อ “ระบบการผลิตแบบ Lean” เบื้องหลังความสำเร็จดังกล่าวยังถูกถ่ายทอดออกมาผ่านหนังสือขายดี 2 เล่มคือ Toyota Talent และ Toyota Way
เดวิด ไมเออร์ (David P. Meier) หนึ่งในผู้แต่งหนังสือทั้ง 2 เล่มดังกล่าว ได้ถ่ายทอดประสบการณ์จากชีวิตจริงที่ทำงานนานหลายปี จากงานปฏิบัติการจนถึงงานบริหาร จนกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Lean คนหนึ่ง ได้เคยกล่าวไว้ในงานสัมมนา “Toyota Talent: Developing People and Lean Processes” ที่จัดขึ้นในประเทศไทยเมื่อหลายปีก่อนว่า “คนทั่วไปอาจคิดว่าโตโยต้าเหนือกว่าคู่แข่งได้ด้วยกระบวนการ เทคโนโลยีการผลิต และเครื่องจักร แต่แท้ที่จริงแล้วอยู่ที่ คุณภาพของคน”
ซึ่งโดยประสบการณ์การเป็นวิทยากร และที่ปรึกษามาหลายปีของ Patrick Graupp and Robert J. Wrona ผู้แต่งหนังสือ The TWI Workbook ก็เชื่อเช่นนั้นและบอกกับบริษัทต่างๆ อยู่เสมอว่า “เทคโนโลยีซื้อกันได้ คิดค้นและพัฒนาให้ทันกันได้ แต่พนักงานที่มีความกระตือรือร้น ทักษะสูง มีความสามารถในการคิดอ่านปรับปรุงงาน และแก้ปัญหาในการทำงาน ด้วยความตระหนักว่าตนเองต้องรับผิดชอบทั้งปริมาณและคุณภาพ เป็นสิ่งที่ต้องใช้เวลา และเมื่อเกิดขึ้นแล้วต้องรักษาไว้ให้อยู่กับองค์การนานที่สุด” จนกระทั่งปัจจุบันหลายบริษัทเริ่มเข้าใจ จนเกิดเป็นคำใหม่ที่เราคุ้นเคยกันว่า DNA
เมื่อเราศึกษาระบบการผลิตแบบ Lean หรือที่โตโยต้าเรียกว่า ระบบการผลิตแบบโตโยต้า (Toyota Production System - TPS) นั้น ทุกคนจะเห็นเครื่องมือ เทคนิค และวิธีการมากมาย อาทิ แนวคิด Kaizen การจัดการพื้นที่ปฏิบัติงาน (5S) การสื่อสารด้วยสายตา (Visual Control) การผลิตแบบ Small Lot Size และอุปกรณ์ป้องกันความผิดพลาด (Poka-Yoke) เป็นต้น แต่สิ่งที่คนทั่วไปมองข้ามและไม่เห็น คือการพัฒนาบุคลากรให้มีทักษะความสามารถในงาน จนสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว ก่อให้เกิดคุณภาพ ประสิทธิภาพ และความปลอดภัย
จากการศึกษาค้นคว้าเกี่ยวกับวิธีการพัฒนาบุคลากรพบว่า การฝีกอบรมในงานอุตสาหกรรม (Training Within Industry เรียกย่อว่า TWI) ที่พัฒนาขึ้นมาโดย War Manpower Commission เพื่อให้เป็นระบบการฝึกทหารอย่างเร่งด่วนของสหรัฐอเมริกาในยุคทศวรรษที่ 40 และเลิกใช้งานไปหลังสงครามโลกสิ้นสุด ไม่ต่างจากความรู้ด้านการควบคุมคุณภาพที่เราใช้กันอยู่ในปัจจุบันก็พัฒนาขึ้นมาโดยกองทัพสหรัฐเช่นกัน โตโยต้าหนึ่งในหลายบริษัทญี่ปุ่นที่รับเอาความรู้จากผู้เชียวชาญสหรัฐมาใช้ เล็งเห็นประโยชน์และความสำคัญของ TWI และนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบการผลิตในบริษัทอย่างได้ผลดีมานานนับทศวรรษ โปรแกรมอันทรงพลังนี้ทำให้กระบวนการการฝึกอบรมมีมาตรฐานและช่วยให้หัวหน้างานระดับแนวหน้าสามารถสอนการปฏิบัติงานใหม่ๆ ให้กับคนงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพด้วย
TWI ได้รวบรวม 4 หลักสูตรสำคัญ ที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาหัวหน้างาน และถือว่าเป็นทักษะที่สำคัญไว้อย่างครบถ้วน ซึ่งสถาบันเพิ่มผลิตแห่งชาติได้นำมาให้บริการแก่ภาคอุตสาหกรรมทั่วไปมานานหลายปี ในชื่อที่รู้จักคุ้นเคยกันคือ 3J ได้แก่ การสอนงาน (Job Instruction) พนักงานจะได้รับการฝึกอบรมเพื่อให้สามารถปฏิบัติงานของพวกเขาได้อย่างรวดเร็วเท่าที่พวกเขาจะสามารถทำได้โดยมีความสูญเปล่าเกิดขึ้นน้อยที่สุด การปรับปรุงงาน (Job Methods) พนักงานจะถูกสอนวิธีการปรับปรุงกระบวนการของพวกเขาโดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ การสร้างสัมพันธภาพในงาน (Job Relations) ปัญหาเกี่ยวกับบุคลากร ข้อขัดแย้งระหว่างหัวหน้าและลูกน้องจะได้รับการแก้ไข เพื่อให้พนักงานมุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายในงาน และอีกหนึ่งหลักสูตรเกี่ยวกับ การพัฒนาแผนการฝึกอบรม (Program Development) แผนที่ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามความต้องการพิเศษของโรงงานที่เฉพาะเจาะจง
Five Need of Supervisor คือบทบาทของหัวหน้างาน และสิ่งจำเป็นต่อการเป็นหัวหน้างานที่ดี (Good Supervisors) ว่าควรจะมีความรู้และทักษะที่จำเป็น 5 อย่าง ได้แก่
1. ความรู้ในงาน (Knowledge of the Work) ไม่ใช่แค่งานหรือกระบวนการที่ตนเองทำอยู่เท่านั้น แต่ต้องคำนึงถึงงานอื่นข้างเคียง งานก่อนหน้าเรา และงานที่อยู่ต่อจากเรา รวมไปถึงงานใหม่ๆที่อาจเกิดขึ้นในภายหลังอันเนื่องมาจากการพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการผลิต นั่นคือต้องเรียนรู้อยู่ตลอดเวลา
2. ความรู้ในหน้าที่ความรับผิดชอบ (Knowledge of Responsibilities) หัวหน้างานจำเป็นที่จะต้องทำความเข้าใจในบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบต่อสมาชิกในทีม และผลงานที่สมาชิกในทีมช่วยกันทำขึ้น การตัดสินใจที่จะทำให้งานในความรับผิดชอบประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย
3. ทักษะในการสอนงาน (Skill in Instructing) การถ่ายทอดและชี้แนะให้สมาชิกในทีม มีความรู้และทักษะในการทำงานอย่างรวดเร็ว ปฏิบัติงานได้ถูกต้องโดยไม่ก่อให้เกิดความเสียหาย
4. ทักษะในการปรับปรุงงาน (Skill in Improving Methods) ไม่ใช่แค่การทำงานซ้ำๆ ตามขั้นตอนเท่านั้น หัวหน้างานและสมาชิกในทีมจะต้องช่วยกันใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักร วัตถุดิบ และกำลังคนให้เกิดประโยชน์สูงสุด ด้วยการคิดวิเคราห์และปรับปรุงให้ดีขึ้น
และ 5. ทักษะในการนำ (Skill in Leading) เป็นการสร้างทีมที่มีความเข้าอกเข้าใจเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน ไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้งระหว่างกัน
ในหลักสูตรการสอนงาน จะเน้นย้ำให้ผู้สอนพึงระลึกไว้เสมอว่า “If the worker hasn’t learned, the instructor hasn’t taught” หรือ “พนักงานยังไม่รู้ เท่ากับครูยังไม่ได้สอน” แม้ว่าในความเป็นจริงหัวหน้างานหรือผู้ถ่ายทอดจะบอกว่า เคยสอนแล้ว บอกแล้ว ทำให้ดูแล้ว แต่ตราบใดที่ผู้เรียน ผู้รับการถ่ายทอด หรือพนักงาน ยังไม่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง ก็เท่ากับว่ายังไม่ได้เรียนนั่นเอง
วลีเด็ดนี้เปรียบเสมือนเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จในการสอนงานของผู้ถ่ายทอดทีเดียว
