ปฏิทินการประชุม ปี 2569 มาแล้ว !!!! กว่าครึ่งของการประชุม  ‘เสียเวลา-เสียพลังงาน’

ผลสำรวจชี้ว่า ครึ่งหนึ่งของการประชุมทั้งหมดไม่มีความจำเป็น ทำให้พนักงานต้องเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์เฉลี่ยปีละ 169 ชั่วโมง การประชุมที่มากเกินไปทำให้เกิดภาวะ “Meeting Fatigue” หรือ ภาวะถอดใจ เหนื่อยล้าจนหมดไฟ ซึ่งส่งผลเสียต่อสุขภาพจิตและเป็นสาเหตุให้เกิด “การลาออกเงียบๆ” (quiet quitting) ปัญหานี้เกิดจากวัฒนธรรมองค์กรที่จัดประชุมโดยไม่มีเป้าหมาย และวาระที่ชัดเจน ทำให้เกิดความสูญเสียทั้งด้านเวลา การเงิน และแรงจูงใจของพนักงาน

งานวิจัยและผลสำรวจ พบว่า

งานวิจัยและผลสำรวจชี้ว่า เกินครึ่งหนึ่งของการประชุม (ราว 50%) อาจไม่จำเป็น และกลายเป็นปัญหาใหญ่ขององค์กร ทำให้พนักงานเสียเวลา (เฉลี่ย 169 ชั่วโมง/ปี) และ 72% ของพนักงานมีอาการภาวะเหนื่อยล้าจากการประชุมที่มากเกินไป หรือ ภาวะที่รู้สึกเหนื่อยหน่ายจากการประชุม Meeting Fatigue ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน สุขภาพจิต ข้อมูลนี้สะท้อนปัญหาเชิงโครงสร้างที่ร้ายแรง เพราะเมื่อคิดเป็นตัวเงินแล้ว พนักงานทั่วไปสูญเสียค่าแรงและเวลาทำงานไปกับ “การประชุมที่ไม่จำเป็น” เฉลี่ย 6,280 ดอลลาร์ต่อปี (ประมาณ 203,200 บาท) สำหรับคนทำงานสายเทคโนโลยี ตัวเลขนี้สูงกว่านั้นอีกเกือบเท่าตัว โดยพบว่า พวกเขาเสียเวลาประมาณ 169 ชั่วโมงต่อปี ซึ่งเท่ากับค่าใช้จ่ายกว่า 10,000 ดอลลาร์ (ประมาณ 320,000 บาท) ต่อคน

ปัญหาน่าจะเกิดจากวัฒนธรรมองค์กร ในหลายองค์กร การประชุมกลายเป็นกิจกรรมประจำวันจนแทบไม่ต้องตั้งคำถาม ทั้งที่ จากการสำรวจของ Software Finder ที่สอบถามพนักงานกว่า 1,000 คนในหลายอุตสาหกรรม พบว่า 1 ใน 2 ของคนทำงานเชื่อว่าการประชุมเกือบครึ่งหนึ่งเป็น “การเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์” และที่น่าตกใจคือ มันกำลังทำลายทั้งประสิทธิภาพการทำงานและสุขภาพจิตของพนักงานไปพร้อมกัน โดย

ทำไมการประชุมถึงไม่จำเป็น?

- ขาดเป้าหมายและวาระที่ชัดเจน  การประชุมที่ไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ทำให้ผู้เข้าร่วมไม่รู้ว่าต้องทำอะไร และเกิดความรู้สึกว่าเสียเวลา

- จำนวนคนมากเกินไป การประชุมที่มีคนเข้าร่วมมากเกินความจำเป็น ทำให้การตัดสินใจช้าลง และมีเสียงรบกวน

- ไม่มีการเตรียมตัว การเตรียมข้อมูลและเอกสารไม่พร้อม ทำให้การประชุมล่าช้าและไม่เกิดผลลัพธ์ที่ต้องการ

- วัฒนธรรมองค์กร บางองค์กรจัดประชุมบ่อยเกินไปโดยไม่จำเป็น เพียงเพราะเป็นธรรมเนียมปฏิบัติ

ปัญหานี้ไม่ใช่เรื่องส่วนบุคคล แต่คือ “วัฒนธรรมองค์กร”

ผู้เชี่ยวชาญมองว่า “การประชุมล้น” ไม่ได้เกิดจากใครคนใดคนหนึ่ง แต่เป็นจากวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ได้ถูกออกแบบใหม่ให้เหมาะกับยุคปัจจุบัน ซึ่งต่างจากปัญหาด้านผลิตภาพอื่นๆ ที่เกิดเฉพาะแผนกหรือระดับตำแหน่ง แต่ปัญหาเรื่องการประชุมนี้ “ส่งผลกระทบทุกคน” ตั้งแต่พนักงานระดับปฏิบัติการจนถึงผู้บริหาร

เมื่อการประชุมกลายเป็นพิธีกรรมที่ทำลายเวลา ความคิดสร้างสรรค์ และพลังงานของทั้งองค์กร โดยเฉพาะการประชุมที่จบลงโดยไม่ได้ข้อสรุปอะไรเลย องค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลายพันคน “การประชุมที่ไม่มีประโยชน์” ทำให้สูญเสียงบประมาณรวมกันหลายสิบล้านบาทต่อปี โดยที่ไม่มีใครรู้ตัว

ท้ายที่สุด หลายคนคงเคยแอบคิดในใจว่า

“อีเมลฉบับเดียวแทนการประชุมนี้ก็น่าจะพอแล้ว”

จริงไหมครับท่าน !!!!!!