“เอกสาร-ลายเซ็น” อุปสรรคการก้าวสู่ไทยแลนด์4.0 

ประเทศไทยกับอุปสรรคการก้าวไปสู่ไทยแลนด์ 4.0 ที่พบเห็นได้ชัดเจน คือ ยังคงใช้เอกสารและลายเซ็นในรูปแบบกระดาษ หากต้องการพัฒนาให้ก้าวไกลควรต้องสร้างวัฒนธรรมใหม่ ใช้เครื่องมือเพื่อให้เกิดการทำงานบนดิจิทัลมากขึ้น

รัฐบาลพยายามชูเรื่อง ไทยแลนด์ 4.0 และวางนโยบายรัฐบาลดิจิทัลแต่ก็ดูเหมือนว่าจะขับเคลื่อนได้ช้า ยังให้ความสำคัญกับการใช้เอกสารในรูปกระดาษ แม้จะมีคำสั่งออกมาให้เลิกสำเนาเอกสารที่ออกจากหน่วยราชการ เช่น บัตรประจำตัวประชาชนเมื่อประชาชนไปติดต่อราชการ ยังมีหน่วยราชการบางแห่งขอสำเนาและให้ลงนามสำเนาถูกต้อง

ผมมีโอกาสได้สัมผัสกับงานทั้งภาครัฐและเอกชน หน่วยงานรัฐบางแห่งยังใช้หนังสือราชการจำนวนมาก การประชุมแต่ละครั้งมีเอกสารเป็นร้อยๆ หน้า ซึ่งบางเรื่องก็ไม่จำเป็น หรือการไปบรรยายแต่ละครั้งมักมีหนังสือเชิญจำนวนมาก อีกทั้งต้องการเอกสารการบรรยายเพื่อแจกผู้เข้าฟัง ซึ่งปัจจุบันเอกสารต่างๆ ควรอยู่ในรูปดิจิทัล รวมถึงการลงเวลาเข้าออกยังขอสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน จึงทำให้ผมคิดว่าหากราชการไม่มีเอกสารจะสามารถนับว่าเป็นการทำงานได้หรือย่างไร ทั้งๆ ที่การส่งเอกสารลงลายเซ็นไม่ได้เป็นเครื่องวัดว่าได้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

ประเทศจะก้าวไปสู่ไทยแลนด์ 4.0 ได้อย่างไร หากยังยึดติดกับวัฒนธรรมเดิม ยึดติดกับเอกสารและลายเซ็น ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นตัวถ่วงให้ไทยแลนด์ 4.0 เกิดขึ้นได้ยาก จึงต้องทำลายความคิดเดิมๆ เรื่องเอกสารและลายเซ็นออก ไม่เช่นนั้นจะไม่สามารถทำงานในโลกดิจิทัล ที่จะทำงานที่ใด เวลาใดก็ได้

ด้วยเทคโนโลยีปัจจุบันลายเซ็นแบบเดิมอาจไม่สามารถพิสูจน์ตัวตนได้มากนัก จากประสบการณ์ครั้งหนึ่งมีคนนำลายเซ็นผมไปสแกน โดยไม่มีใครทราบว่าไม่ได้เป็นการลงนามจริง ซึ่งหน่วยงานแห่งหนึ่งได้ทำสำเนาจดหมายออกไปอย่างไร้ร่องรอยของเอกสารตัวจริง คำถามคือ เมื่อเกิดการปลอมได้ง่าย เหตุใดยังให้ความสำคัญกับเอกสารรูปแบบเดิมๆ วิธีง่ายๆ เพื่อให้เกิดความมั่นใจ ผู้เป็นเจ้าของเอกสารสามารถส่งทางอีเมลหรือไลน์ด้วยตนเอง และในการพิสูจน์ตัวตนสามารถใช้เทคโนโลยี Digital Signature หรือ ไบโอเมตริกซ์ เป็นเครื่องมือการยืนยันตัวตนได้ด้วย

หากประเทศไทยสามารถเปลี่ยนความเชื่อเรื่องเอกสารและลายเซ็นได้และพยายามสร้างวัฒนธรรมดิจิทัลในหน่วยราชการ จะเป็นจุดเริ่มต้นของภาคราชการที่จะก้าวสู่ไทยแลนด์ 4.0 แต่ขณะเดียวกัน ควรตระหนักถึงปัจจัยในการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมอีกหลายประการควบคู่ไปด้วย เช่น 1.ผู้นำองค์กรต้องเป็นแบบอย่างการสร้างวัฒนธรรมดิจิทัล ยกเลิกการออกหนังสือและเซ็นหนังสือในรูปแบบเดิม หันมาใช้เอกสารดิจิทัล ต้องใช้การสื่อสารแบบออนไลน์และเน้นการประชุมเป็นแบบไร้เอกสารมากขึ้น

2. ราชการต้องยกเลิกการลงนามเอกสารที่ไม่จำเป็น เช่น หนังสือเชิญประชุม การเซ็นชื่อเข้าออก การลงนามรับเรื่องต่างๆ โดยหันมาใช้ Digital Identity ที่จะยืนยันตัวตนได้ดีกว่าและป้องกันการปลอมแปลงลายเซ็นได้

3. ต้องลดใช้เอกสารในการประชุม ในการทำงานต่างๆ สร้างรูปแบบเอกสารให้เป็นดิจิทัลที่เป็นมาตรฐาน เช่น PDF  และรับรองการส่งข้อมูลดิจิทัลผ่านอีเมล หรือเครื่องมืออื่นๆ

4. หันมาใช้ share storage ยกเลิกการใช้ทรัมไดร์ฟ เก็บเอกสารต่างๆ เพื่อให้แบ่งปันได้ และทำการจัดลำดับชั้นของความลับทางเอกสาร

5. สร้างนิสัยการทำงานร่วมกัน ใช้ collaboration tool ในการจัดทำเอกสารต่างๆ

6. เน้นให้องค์กรเป็น Data driven ด้วยการใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ ซึ่งจะทำให้ราชการเห็นความสำคัญของดิจิทัล

7. หน่วยงานมีความโปร่งใสได้ด้วยการเป็นองค์กรดิจิทัล ซึ่งจะช่วยสร้างระบบให้เกิดธรรมาภิบาล

เมื่อกล่าวถึง Thailand 4.0 ในมุมมองของผมองค์กรที่น่าเป็นห่วงคือ ภาคราชการ ในขณะที่ภาคเอกชนเดินหน้าไปมากแล้ว ในเบื้องต้นหากหน่วยงานภาครัฐยกเลิกการใช้เอกสารและลายเซ็นในรูปแบบกระดาษ เปลี่ยนเป็นดิจิทัลดังที่กล่าวมาเชื่อว่าจะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี