10 ขั้นตอนง่ายๆ ลีนได้ทุกกระบวนการ

ผมได้มีโอกาสเข้าไปช่วยในการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการเพื่อพัฒนาบุคลากรด้านลีนให้กับองค์กรต่างๆที่สมัครเข้ามาในปีนี้ ภายใต้โครงการที่ชื่อว่า Digital Lean for Industry 4.0 โดยการสนับสนุนงบประมาณจากสำนักงานเศรษฐกิจอุตสาหกรรม กระทรวงอุตสาหกรรม และดำเนินการโดยสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ซึ่งเป็นโครงการที่มุ่งยกระดับความสามารถการผลิตขององค์กรในไทยให้มีขีดความสามารถสูงขึ้น และไม่เพียงแค่ถ่ายทอดความรู้เกี่ยวกับแนวคิดลีน (Lean Thinking) และหลักปฏิบัติของลีน (Lean Principle) เท่านั้น หากแต่ยังให้ผู้เข้าร่วมอบรมจากทุกองค์กรได้นำกระบวนการและข้อมูลการผลิตจริง มาลงมือวาดแผนภาพกระแสคุณค่า (Value Stream Mapping) เพื่อใช้เป็นพิมพ์เขียวในการวิเคราะห์ต่อยอดพัฒนาปรับปรุงองค์กรให้เกิดผลในทางปฏิบัติจริงอีกด้วย

และดังชื่อโครงการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนคือมุ่งส่งเสริมให้องค์กรที่เข้าร่วมโครงการ ขยับปรับตัวเข้าสู่ระบบการผลิตใหม่ในยุคอุตสาหกรรม 4.0. ดังนั้น 2 องค์ประกอบที่สำคัญที่เข้ามาเติมเต็มและต่อยอดให้ลีนมีความก้าวล้ำนำหน้ามากขึ้นคือ Digital Technology และ Data Analytics เพื่อที่จะทำให้ Basic LEAN กลายเป็น Digital LEAN ในที่สุด และถือได้ว่าเป็นโครงการอบรมเชิงปฏิบัติการ (มีการลงพื้นที่จริง ทำจริง) ที่มีระยะเวลานานหลายเดือน มีการใช้วิทยากร ที่ปรึกษา และผู้เชี่ยวชาญ (ทั้งด้าน Technology และด้าน Management) ลงมาประกบแบบใกล้ชิดทุกกลุ่มทุกองค์กร จำนวนมากโครงการหนึ่งเท่าที่ผมเคยเห็น ผลลัพธ์จาก Workshop แต่ละครั้งจึงเป็นการสร้างคน พัฒนาอุตสาหกรรม และยกระดับความสามารถการแข่งขันอย่างแท้จริง

แนวคิดพื้นฐานที่สำคัญของลีน คือมุ่งเน้นที่การสร้างคุณค่า (Value) และเป็นคุณค่าในสายตาลูกค้า เป็นสิ่งที่ลูกค้าต้องการอย่างแท้จริง ในขณะเดียวกันก็ปรับเปลี่ยนระบบการผลิตจากดัน (Push system) เป็นการดึง (Pull system) นั่นคือจังหวะการผลิตจะเริ่มต้นเมื่อมีความต้องการลูกค้าเข้ามา ไม่ใช่จากความต้องการของผู้ผลิต โดยมีหลักการสำคัญในการทำให้กระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทางมีการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด ไม่มีความสูญเปล่าสิ้นเปลือง (Wastes) ซึ่งในโครงการเน้นย้ำไว้ชัด 8 ตัวจำง่ายๆว่า ผลิตบ่อย คอยนาน สต็อกบาน งานผลิต ผลิตเกิน เดินเอื้อมหัน ขั้นตอนไร้ค่า และการขาดทักษะความสามารถของผู้ปฏิบัติงาน

และก่อนที่เรียนรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีที่ทันสมัย และนำมาประยุกต์ใช้ในการยกระดับความสามารถการผลิตให้ดีขึ้น สอดรับกับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป และการแข่งขันที่รวดเร็วขึ้นในปัจจุบัน ผู้เข้าอบรมแต่ละองค์กรจะได้ลงมือสร้างแผนภาพกระแสคุณค่าปัจจุบัน (Current state VSM) ก่อนที่จะฝึกวิเคราะห์และหาแนวทางปรับปรุงให้เป็นแผนภาพใหม่ (Future state VSM) ในที่สุด โดยในการร่างแผนภาพดังกล่าวจะขอสรุปให้เห็นเป็นแนวทาง 10 ขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 เข้าใจในคุณค่าที่ลูกค้าต้องการ (Understand Value) โดยการกำหนดปัจจัยพื้นฐานแห่งการดำรงอยู่ในธุรกิจ (Order Qualifier Criteria - OQC) และปัจจัยสำคัญแห่งชัยชนะในธุรกิจ (Order to Winner Criteria - OWC) เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังกับสิ่งที่เราส่งมอบตรงกัน

ขั้นตอนที่ 2 เลือกสินค้าหรือบริการที่ต้องการปรับปรุงให้ชัด (What is our Focus?) จากกลุ่มผลิตภัณฑ์ (Product family) ที่องค์กรมีอยู่ โดยอาจแบ่งตามข้อกำหนดลูกค้า แบ่งตามปริมาณการผลิตสินค้า หรือแบ่งตามกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 3 ลงพื้นที่ สำรวจตรวจสอบ เก็บข้อมูลจริง (Go to Gamba or Walk the Process) โดยลงไปสังเกตุการณ์พื้นที่การผลิตจริง พูดคุยสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน และเก็บข้อมูล อาทิ จำนวนสินค้าคงคลัง เวลาที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน จำนวนคน ประสิทธผลโดยรวมของเครื่องจักร และสภาพการผลิต

ขั้นตอนที่ 4 เริ่มที่ความต้องการลูกค้า แล้วค่อยย้อนกลับมา (Work Backwards) การเขียนแผนภาพจะเริ่มต้นจากขวามือสุดคือลูกค้า โดยระบุเงื่อนไข ระยะเวลา และความต้องการสินค้าและบริการ ผ่านช่องทางและวิธีการสื่อสารกลับมาที่ส่วนรับคำสั่งซื้อและแปลงเป็นแผนการผลิต (Production planning and control) ย้อนกลับไปที่ผู้รับจ้างช่วงภายนอก (Suppliers)

ขั้นตอนที่ 5 แสดงกระบวนการหลัก ด้วยแผนภาพกระแสคุณค่า (Define the Basic Value Stream) ในส่วนด้านล่างของแผนภาพที่ครอบคลุมอยู่ในขั้นตอนที่ 4 ให้ระบุกระบวนการผลิตที่สำคัญ และสต็อกของสินค้าทั้งก่อนผลิต ระหว่างผลิต และหลังการผลิต รวมเรียกว่า Physical flow

ขั้นตอนที่ 6 ระบุเวลาที่ใช้ไปในแต่ละขั้นตอน (Fill in Queue Times) โดยนำเวลาที่ใช้ในแต่ละกระบวนการที่จัดเก็บมาได้ในขั้นตอนที่ 3 มาระบุลงในแผนภาพ อาทิ รอบเวลาการผลิต เวลาที่ใช้ในการปรับแต่งปรับตั้งเครื่อง เวลาเครื่องเสียหยุดซ่อม และเวลาที่ใช้ไปในการจัดเก็บสินค้าระหว่างกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 7 ระบุข้อมูลกระบวนการอื่นๆ (Fill in Process Data) นำข้อมูลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับเวลา อาทิ ประสิทธิผลโดยรวมของเครื่องจักร (OEE) คุณภาพชิ้นงานที่ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก (First time Quality) และลักษณะการเคลื่อนย้ายสินค้า (Batch or Box)

ขั้นตอนที่ 8 ระบุกำลังคนที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน (Add smiley faces) ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนที่ทำด้วยคน หรือทำด้วยเครื่องจักรก็ตาม ให้ระบุจำนวนคนที่ใช้ในขั้นตอนนั้นๆ

ขั้นตอนที่ 9 จำแนกเวลาที่ใช้ในการสร้างคุณค่าแล้วคำนวณหาสัดส่วนต่อเวลารวม (Add the Value Added Percentage - %VA) นำเวลาที่ใช้ในการผลิตจริง หารด้วยเวลาการผลิตรวมทั้งหมด และคูณด้วยร้อย จะทำให้เราเห็นได้ชัดว่าเวลาในการสร้างคุณค่าจริงๆคิดเป็นสัดส่วนร้อยละเท่าไรของเวลาทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 10 วิเคราะห์กระบวนการเดิม ค้นหาโอกาสการปรับปรุงใหม่ (Interpret the VSM) เป้าหมายของการนำแนวคิดและหลักการของลีนมาใช้เพื่อออกแบบกระบวนการใหม่ (redesign process) ให้มี อัตราส่วนมูลคาเพิ่ม (%VA) สูงที่สุด มีความสูญเปล่าหรือเวลาที่ไม่สร้างคุณค่าน้อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการลดคอขวดในกระบวนการ ปรับเรียบการผลิต หรือสร้างสมดุลให้เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอน

การทำให้กระบวนการผลิตสามารถมองเห็น วิเคราะห์หาสาเหตุ และค้นหาโอกาสในการปรับปรุงให้ดีขึ้นกว่าเดิม โดยอาจจะเพิ่มเติมเทคโนโลยีใหม่ๆที่ทันสมัยทั้งที่เป็นระบบอัตโนมัติ และการแสดงผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ จนไปถึงการนำ IoT และ AI เข้ามาใช้สำหรับโรงงานที่จำเป็น จะช่วยทำให้องค์กรนั้นขยับจาก 2.0 เป็น 3.0 และกลายเป็น 4.0 ได้ไม่ยาก