ตัวช่วยหัวหน้ามือใหม่ (2)

ตัวช่วยหัวหน้ามือใหม่ (2)

สัปดาห์ที่ผ่านมา เราคุยกันเรื่องจุดเปลี่ยนที่สำคัญยิ่งสำหรับมืออาชีพ จุดที่ขยับจากการรับงานจากพี่ไปทำ ในฐานะลูกน้อง

ไปสู่จุดที่ต้องกระจายงานให้ใครๆ ในฐานะลูกพี่

จุดเปลี่ยนนี้ มีหลุมพรางมากมาย

กลายเป็น “จุดตาย” สำหรับหัวหน้ามือใหม่จำนวนไม่น้อย

หนึ่งในสิ่งที่หัวหน้าใหม่ต้องเตือนตนเป็นระยะๆ คือ เราจะใช้ทักษะเฉพาะสิ่งที่มีมาแต่ดั้งเดิมไม่ได้

มีทั้งโจทย์ใหม่ ทั้งสภาวะ ทั้งภาระ ทั้งสถานะ เปลี่ยนไปขนาดนั้น แล้วฉันจะทำแบบเดิมๆได้อย่างไร?

อาจารย์ Marshall Goldsmith กูรูและโค้ชระดับโลกเรื่องการพัฒนาคน ฟันธงว่า

“What got you here won’t get you there!”

สิ่งที่ช่วยทำให้คุณมาถึงจุดนี้ได้ มิอาจช่วยให้คุณก้าวไปสู่ความสำเร็จขั้นต่อไปได้

นั่น! ฟันธง!

เราเริ่มคุยกันครั้งที่แล้ว ถึง 3 ทักษะพื้นฐานที่หัวหน้ามือใหม่ต้องใส่ใจเป็นพิเศษ

วางแผนงาน มอบหมายงาน และสื่อสารเป้าหมายอย่างกระจ่าง สร้างความเข้าใจ เพื่อให้น้องพร้อมไปปฏิบัติติดตามงานอย่างต่อเนื่อง

หากน้องทำได้ดี พี่ต้องชื่นชมเป็น

หากน้องเริ่มออกนอกทาง พี่ต้องสร้างความเข้าใจ ดึงกลับเข้าลู่ อย่าปล่อยให้กู่ไม่กลับ

สรุป และประเมินผลงานแต่ละชิ้น เพื่อให้กำลังใจในสิ่งที่น้องทำได้ดี และช่วยให้น้องเรียนรู้จากสิ่งที่ผิดพลาด เพื่อโอกาสพัฒนาต่อไป

วันนี้มาขยายความต่อ ข้อ 2 ค่ะ : ติดตามงาน

หากน้องหัวหน้าใหม่มึนๆอึนๆว่า ต้องทำอย่างไรในการติดตามงาน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์จับต้องได้

ขอแสดงความยินดี..น้องพี่มาถูกทาง !

น้องสงสัยไม่แน่ใจ ว่าควรทำอย่างไร ถือเป็นจุดตั้งต้นที่ดียิ่ง

เพราะสิ่งที่น้องคนนี้จะต้องทำต่อ คือแก้ข้อสงสัย และหาวิธีเสริม เติมทักษะ

เปรียบเทียบกับน้องที่ไม่สงสัยแต่ประการใด เพราะมั่นใจยิ่ง อาทิ

“ตอนฉันเป็นลูกน้อง ฉันก็โตมาอย่างนี้ มีปัญหาอะไรก็ต้องตะกายดิ้นรนแก้เอง จึงเก่งเร็ว ทำงานกับลูกน้อง ก็ต้องใช้วิธีนี้อะ!”

“เขารับว่าจะทำอยู่แล้ว ไปตามให้เขารำคาญเราทำไม?”

“น้องเขามีปัญหาติดขัดอะไร เขาจะมาสอบถามเอง เพราะพี่ก็บอกชัดเจนแล้วว่า มีปัญหาอะไร ให้เข้ามาหาได้ตลอด!”

ป้ากระซิบว่า น้องหัวหน้ามือใหม่ คิดผิดคิดใหม่ได้น้า

ยิ่งในช่วงต้น ที่ยังไม่คุ้นเคยกับบทบาทใหม่ และการทำงานร่วมกับลูกน้องใหม่ ยิ่งต้องใส่ใจขั้นตอน “ติดตามงาน” นี้เป็นพิเศษ

หลายท่านบอกว่า ก็ไม่ใช่ลูกน้อง “ใหม่” รู้จักรู้ใจกันดี เพราะเห็นกัน เป็นเพื่อนร่วมงานกันมาก่อนไง

คำเตือน! นั่นแหล่ะ ยิ่งต้องใส่ใจ

เพราะการเปลี่ยนสถานะจากเพื่อนเป็นหัวหน้า อาจส่งผลให้โมเลกุลทุกอนูของความสัมพันธ์ มีอันสั่นสะเทือน

ยิ่งเจ้าเพื่อนคนนี้ มีข้อสงสัย ติดใจว่าเราฝีมือ “ไม่เท่าไหร่” จึงไม่นับถือ หรือ ทึกทักว่า ตำแหน่งหัวหน้า น่าจะเป็นของฉันมากกว่า...

การทำงานร่วมกันในฐานะหัวหน้า - ลูกน้องใหม่ จึงเริ่มไม่ธรรมดา..เป็นธรรมดา

สรุปว่า ต้องสอดส่องดูแล สนใจ ไถ่ถาม ตามงาน ดังที่ตกลงกันไว้ยามมอบหมายงาน

ทักษะ 2 เรื่องที่สำคัญในขั้นตามงานนี้ คือ

จับถูกลูกน้อง

ดิฉันได้มีโอกาสสอบถามอาจารย์ Ken Blanchard กูรูเรื่องการบริหารจัดการ ว่าหากเลือกแนะนำให้หัวหน้ามือใหม่ทำอะไรได้หนึ่งสิ่ง ท่านจะเลือกสิ่งใด

คำตอบ: “Catching someone doing something right!” จับถูกครับ!

จากนั้น ชมให้เขามีขวัญกำลังใจ ทำให้น้องรู้ว่า หนูอยู่ในสายตา ทำอะไรดีพี่เห็น

พี่ “เป็น” เพราะไม่เพียงชื่นชมแบบอมอยู่ในใจ แต่กล่าวชมให้เขาชื่นใจ หายเหนื่อย

นอกจากนั้น การชมยังช่วยให้ลูกน้องตระหนักว่า พฤติกรรมไหน หรือสิ่งใดที่ทำแล้ว “ใช่” น้องได้ทำซ้ำของดี

วิธีการหนึ่งในการชมอย่างมีประสิทธิภาพ คือ ระบุสิ่งที่เขาทำให้ชัด และบอกถึงผลลัพธ์ว่า ส่งผลดีอย่างไร

เปรียบเทียบ 2 วิธี การชมแบบไม่ระบุสิ่งที่เขาทำ กับ ชมแบบขยายความชัดเจน

“สมศรี สุดยอด กด like รัวๆ” พี่ชมแบบกว้างขวาง น้องนางเลยไม่รู้ว่า พี่ชมทรงผมหนู หรือชมงานชิ้นไหน

กับ

“สมศรี ขอบคุณสำหรับรายงานรูปแบบใหม่ ดีมากที่คุณเติมรายละเอียดเรื่อง promotion ของคู่แข่ง เสริมให้ทีมตลาดปรับแผนถูกทาง คุณและทีมขายเลยได้รับการสนับสนุนเรื่อง promotion จากฝ่ายตลาดถูกจุด พี่หญิง หัวหน้าฝ่ายตลาด ฝากขอบคุณมาด้วยค่ะ”

ชมแบบนี้ ชี้ว่าพี่ทำการบ้าน ไม่ใช่ชมลมๆแล้งๆ คล้ายแกล้งชม

ผลคือ งานก็ได้ ใจก็มา

สรุปว่า กรุณาอย่า ปากหนักนัก เรื่องการชม

ชี้แนะว่าต้องปรับปรุงสิ่งใด ทั้งเรื่องงาน และพฤติกรรม

หัวหน้า ทั้งมือเก่าและมือใหม่หลายท่าน หนักใจนัก ไม่รักบทบาทนี้

ให้เพิ่มคำชม แม้เขินๆ ก็ดูไม่เกินความสามารถ

แต่ให้ “ติ” เขา เราเริ่มขยาด ทั้งเกรงใจ ทั้งไม่กล้า

บางกรณี พี่ทั้งแก่ ทั้งเก๋ากว่า น่ากังวลว่าเขาจะมองน้องหัวหน้าอย่างไร

เลยได้แต่จดๆ จ้องๆ มองอย่างเอาหูไปนา เอาตาไปไร่

เงยหน้าอีกที มีสิทธิ์กู่ไม่กลับ

อาทิ หลายงานผิดพลาด ขาดความรับผิดชอบ ทีมทะเลาะเบาะแว้ง แบ่งฝักฝ่าย กลายเป็นเรื่องใหญ่กว่า สาหัสกว่า..อย่างไม่น่าเป็น

สัปดาห์หน้า มาคุยกันต่อว่า ชี้แนะอย่างไร ให้ลูกน้องปรับปรุง

แบบได้งาน ได้ใจ ไม่ห้ำหั่นความสัมพันธ์อันดีค่ะ