3 ข้อเตือนใจในการประชุม

ต่างต้องใช้บริการของยานี้ที่มีชื่อว่า..

“การประชุม”

ที่ถือเป็นยาขมอมเปรี้ยวบูด เมื่อใครๆ พูดถึง น้อยคนนักที่จะรักเขา

โดยเหมาเอาว่า

การประชุมเป็นเรื่องน่ากลุ้มใจ

นอกจากจะสิ้นเปลืองเวลา

หาสาระทำยายาก

คุยกันมาก คุยกันเยอะ คุยกันยาว

คราวต่อไปก็---คุยคล้ายๆ เรื่องเดิม

ความจริง การรุมต่อว่าการประชุมก็ฟังไม่แฟร์

เพราะแม้ยาจะดีจะแท้แค่ไหน

หากใช้ไม่เป็น ใช้เสีย ใช้หาย ก็อาจกลายเป็นโทษ

ห้ามโกรธกัน

หากท่านผู้อ่านเป็นหนึ่งในคนทำงานที่ต้องบริหารการประชุม ดิฉันมีข้อแนะนำง่ายๆ ให้ทดลองทำเพื่อนำประโยชน์กลับมาสู่เครื่องมือพื้นฐานในการหารือตัวนี้

1.ก่อนการประชุม ตั้งหลักให้แม่นว่าสิ่งที่ต้องการจากการประชุมคืออะไร

แล้วโยงใยให้เป็นหัวข้อการหารือ

เช่น การระดมความคิดเพื่อแก้และป้องกันปัญหาเรื่องการบริการไม่ได้คุณภาพตามมาตรฐาน

จากนั้น จึงสามารถลำดับประเด็นเป็นหัวข้อที่จะหารือ อาทิ

-สรุปประเด็นปัญหาที่เกิดในช่วง 3 เดือนที่ผ่านมา

-วิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

-ระดมสมองเพื่อกำหนดแนวทางการแก้ไข

-มอบหมายผู้รับผิดชอบในแต่ละประเด็นที่ต้องมีการดำเนินการต่อ

หากเป้าหมายไม่ชัด จัดว่าจบ ตั้งแต่ยังไม่เริ่ม

หากจะดี ลองไตร่ตรองอีกที ว่ามี “ยา” ขนานอื่นที่ใช้ได้ดีกว่าการประชุมหรือไม่

2.ก่อนเลิกการประชุม ต้องสรุปทบทวนร่วมกันอีกครั้ง

ว่าที่ประชุมตัดสินใจอะไรบ้าง

แล้วใคร

ต้องทำอะไร

ภายในเวลาเท่าใด

และแจ้งผลการดำเนินการให้ใครเห็นชอบหรือรับรู้บ้าง

ทั้งนี้ ทักษะการสรุปอย่างกระชับ ครอบคลุมตรงประเด็นเป็นหนึ่งในความเชี่ยวชาญที่คนเป็นงานต้อง..”เป็น”

ใครคุยเรื่องเรื่อยเปื่อย เฉื่อยแฉะ อาจสนุกสนานหากเราไม่มีงานใดๆทำ

แต่ในที่ประชุมมีคนจับจ้อง คอยมองว่าใครเฉไฉ ออกไปนาไร่ ไม่เข้าเรื่อง ทำให้เปลืองเวลาเขา

ดังนั้นกรุณาเอาแต่เนื้อๆ

กระชับๆ จับให้ตรงประเด็น

บางท่านบอกว่าข้อนี้ไม่มีปัญหา ก็มีเลขาที่ประชุมๆทำหน้าที่สรุปอยู่แล้วนี่ครับ

เดี๋ยวเขาก็ทำเป็นลายลักษณ์อักษรส่งให้อีกที

นั่นไง...จุดสะดุดชุดแรก

เพราะ หลายครั้งลายลักษณ์อักษรเตือน มักคลานตามมาช้ากว่าจะได้ ก็ใกล้การประชุมครั้งถัดไป

หรือไม่ก็ได้กันในการประชุมถัดไปนั่นเอง

นอกจากนั้นการประชุมหลายครั้ง ทำกันอย่างไม่เป็นทางการนัก ถือเป็นการหารือ ไม่มีบันทึกผลการประชุมเป็นทางการ

เมื่อตกลงกัน ทุกฝ่ายต่างต้องมีความรับผิดชอบ ไปตอบโจทย์ที่ได้จากที่ประชุมต่อไป

คุยกันหลายเรื่องหลายหัวข้อการขอให้สรุปสำทับอีกครั้งก่อนจากกัน จึงสำคัญต่อความเข้าใจที่ไม่คลาดเคลื่อน

ผู้ทำหน้าที่สรุป เป็นไปได้หลายกรณี

คนแรก คือ พี่ประธานทำหน้าที่สรุป ข้อดี คือ กระชับ ประหยัดเวลา

แต่ข้อจำกัด คือ หน้าที่นี้ สามารถกระจาย แบ่งให้ผู้อื่นทำได้ ไม่จำเป็นต้องทำเอง

คนที่สอง คือ เลขาที่ประชุม ซึ่งการประชุมที่เป็นทางการส่วนใหญ่ จะมีผู้ทำหน้าที่เลขา ที่มีหน้าที่บันทึก และ สรุปประเด็น

คนที่สาม คือ ผู้ที่มีหน้าที่ดำเนินการตามประเด็นที่สรุป

การให้ผู้ที่รับผิดชอบแต่ละเรื่องทำหน้าที่สรุปเองถือเป็นการยืนยันความเข้าใจเพราะเขาต้องไปปฏิบัติต่อ

นอกจากนั้น หากเจ้าตัวได้สรุปออกจากปากตนด้วยวาจาในที่ประชุม ย่อมเป็นอีกหนึ่งวิธีการที่ผลักดันให้เขายอมรับ และปฏิบัติจริง

3.After Action Review หรือที่มีชื่อย่อว่า AAR การประเมินทบทวนผลหลังการปฏิบัติงาน

เป็นหนึ่งในวิธีการเรียนรู้และพัฒนาที่ทำง่ายใช้ได้จริง

ขอเวลา 5 - 6 นาทีช่วงสุดท้ายก่อนแยกย้ายกันกลับ

ถามทั้งทีมว่า

- กระบวนการประชุมของเราครั้งนี้เป็นอย่างไร

- อะไรที่ทำได้ดี เพราะอะไรจะทำอย่างไรให้คงสิ่งที่ดีไว้ต่อไป

- อะไรที่ยังทำได้ไม่ดีเพราะอะไรจะทำอย่างไรเพื่อพัฒนาให้ดีขึ้นในอนาคต

ผู้ดำเนินการหารือเรื่อง AAR นี้ก็เช่นกันสามารถผลัดกันได้ ยิ่งพี่หัวหน้าอยากโค้ชให้ลูกทีมมีทักษะในการนำการประชุม

ลองให้น้องๆ เวียนกันเป็นผู้นำการดำเนินการหารือหัวข้อสุดท้าย

พี่มีได้หลายต่อ

ต่อแรกพี่ได้พักบ้าง

ต่อที่สอง ได้ฝึกน้อง ให้ลองปฏิบัติจริง

ต่อที่สามน้องจะเริ่มเข้าใจว่าการนำในที่ประชุมบางครั้งไม่ง่ายกว่าจะได้ความเห็น กว่าจะตะล่อม ให้คนที่อ้อมค้อมสรุป ฯลฯ

ครั้งหน้านอกจากยกประโยชน์ให้พี่หัวหน้า ที่บางทีนำการประชุมได้ไม่สะใจหนูแล้ว

น้องแก้วยังน่าจะทำตัวเป็นผู้เข้าร่วมประชุมชั้นดี

เพราะเคยได้นั่งเก้าอี้พี่ และรู้ดีว่า เก้าอี้นี้ แม้จะดูยิ่งใหญ่ แต่ก็มิได้นั่งนุ่ม นั่งสบาย ดังที่ใครๆ คิดแต่ประการใด