วิธีกู้ศักดิ์ศรีให้ที่ประชุม (2)

วิธีกู้ศักดิ์ศรีให้ที่ประชุม (2)

สัปดาห์ที่ผ่านมาเราได้คุยกันถึง 2 วิธีในการกู้ชีวิตและศักดิ์ศรีให้ที่ประชุม ไม่ให้ถูกรุมตราหน้า ว่าเป็นตัวถ่วง ตัวสร้างปัญหา

ตัวฆ่าประสิทธิภาพในที่ทำงาน

ให้เขากลับมาเป็นสิ่งที่มีคุณค่าในการบริหาร การสื่อสาร และการทำงาน แบบร่วมด้วยช่วยกันอย่างแท้จริง

ทั้งนี้ นักวิจัยจาก 2 มหาวิทยาลัยชื่อดัง จาก 2 ทวีป London School of Economics ประเทศอังกฤษ และ Harvard ณ สหรัฐอเมริกา เห็นพ้องกันว่า ผู้บริหารโดยรวม ใช้เวลาประมาณ 60% ของการทำงานไปในการประชุม !

นอกจากนั้น ตัวเลขที่น่าตกใจ คือ คนทำงานเชื่อว่า อย่างน้อย 30% ของเวลาในการประชุมทั้งหมด ถือว่าเป็นเวลาที่ “เสียเปล่า”!

ไม่ว่าจะเกิดจากการเริ่มประชุมยือเยื้อ ไม่ตรงเวลา เสวนาออกนอกประเด็น ประชุมพร่ำเพรื่อไร้ความจำเป็น ประชุมแล้วไม่เห็นผล เพราะขาดการตัดสินใจ หรือ ไม่มีการดำเนินงานตามที่ตกลงกันไว้ในที่ประชุม ฯลฯ

ตอนที่ผ่านมา เราระบุวิธีพื้นฐาน ที่คนทำงานต้องใช้ในการบริหารการประชุม คือ

มีเป้าหมายชัดเจน

ว่าประชุมเพื่ออะไร จะได้วางแผน ตั้งวาระการหารือได้กระชับ ตรงประเด็น เน้นเนื้อๆ ไม่ยืดเยื้อเกินจำเป็น

เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรง

เลี่ยงการหว่านเชิญ อันเป็นตัวการสำคัญ ที่ทำให้การประชุมสูบทรัพยากรและเวลา ที่ต่างน่าจะไปใช้ทำประโยชน์อื่นใดได้ หากไม่ต้องสาระพาเฮโล โม้กันในที่ประชุม

วันนี้มาคุยต่อถึงวิธีเพิ่มเติม เพื่อกู้หน้าการประชุมค่ะ

เป๊ะเรื่องเวลาเริ่มตรงเวลา

อีกปัญหาปวดใจในการประชุม

ใครที่ไปประชุมตรงเวลา มักเจอปัญหาว่า ต้องรอผู้ที่มาสาย จนคล้ายเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมการประชุมแบบกลุ้มใจ

ผลที่ตามมา คือ คนส่วนใหญ่จะปรับตน เป็นคน “ตาม” เวลา

คือ มาทันตามเวลาเริ่ม ซึ่งประธานมักเพิ่มให้ 10-15 นาที เป็นอย่างต่ำ

นัด 9:00 นาฬิกา ทุกคนรู้ว่า น่าจะเริ่ม 9:10 เป็นอย่างเร็ว

น้องย่างย้วยมา 9:10 นาฬิกา จึงถือว่าตรง “ตาม” เวลาเริ่ม

หากหัวหน้าจะตัดวงจรอุบาทว์นี้ พี่ต้องเริ่ม “ตรง” เวลาที่ตกลงกันไว้ ไม่ขาดไม่เกิน!

สักพัก คนส่วนใหญ่ จะปรับตัว ทำใจได้ว่า พี่เราเป๊ะ มีมาตรฐานด้านเวลา กรุณามาให้ตรง

ใครเดินเข้ามาช้า หลังจากที่เขาเริ่มหารือกันแล้ว จะต้องทำตัวลีบเล็ก เพราะรู้ตัวดีว่า มีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม ไม่น่าชื่นชม ไม่เป็นเยี่ยงอย่างที่ดี

ทั้งนี้ วัฒนธรรมของการประชุมตรงเวลา สร้างได้

หากพี่หัวหน้าให้ความสำคัญ และยืนยันว่า

เราจะให้เกียรติกันและกันในด้านเวลาครับ

เลิกตรงเวลา

สิ่งที่ผู้เข้าประชุมหวาดหวั่นพรั่นพรึงกว่าเริ่มช้า คือ เลิกช้า!

สองวิธีที่พี่น้องจะช่วยกันควบคุมเวลาหารือ มิให้ยืดเยื้อ เบื่อกลับเย็น คือ

กำหนดหัวข้อการประชุมให้เหมาะสมกับเวลา กรุณาเอาเรื่องขี้แมวขี้หมูออกไปดูกันนอกรอบ เรื่องที่กลั่นเข้าที่ประชุม ต้องสำคัญ และจำเป็นที่ต้องใช้ผู้ที่อยู่ในการประชุมนั้นๆ ช่วยกันหารือจริงๆ

ประเด็นอื่นใด ใช้การหารือ 2 ต่อ 2 หรือ คุยกันในกลุ่มจิ๋วกับผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรง หรือใช้โทรศัพท์ หรือใช้เอกสารเวียน หรือใช้ Social Media สารพัดจัดไป ฯลฯ

หากใช้วิธีอื่นใดทดแทนการประชุมได้ ไม่ต้องเกรงใจ ใช้เลย!

ควบคุมการหารือให้อยู่ในประเด็น  หากเห็นว่าเริ่มมีท่านใดพูดไหลเลื่อนเปื้อน ผู้คุมการประชุมต้องใช้วิธีละมุนละม่อมตะล่อมตัดบท อาทิ

“ขอบคุณครับ พี่สมชาย เรื่องที่พี่เสนอน่าสนใจ แต่ด้วยเวลาเรามีจำกัด ผมต้องขอเก็บไว้หารือนอกรอบนะครับ ขออนุญาตกลับเข้าหัวข้อของเราวันนี้นะครับ...”

ประชุม คือ ประชุม!

จากการวิจัยเรื่องการประชุมที่กล่าวถึง 76% ของผู้เข้าประชุมสารภาพว่า เคยทำสิ่งอื่นใดระหว่างการประชุม ไม่ว่าจะแอบทำงานที่ค้าง หรือว่างๆ ก็เช็ค Social Media ไปเรื่อยเปื่อย

บางองค์กรจึงตั้งกติกาว่า ที่ประชุมเป็น เขตห้วงห้ามเทคโนโลยี

เพราะเหนื่อยหน่ายกับคนที่มีพฤติกรรมใช้เครื่องมือสื่อสารทุกขณะจิต

ในชั้นต้น คิดยกประโยชน์ให้จำเลยว่า น้องท่าจะมีภารกิจด่วนยิ่ง มีสิ่งที่ต้องตอบลูกค้า ณ วินาทีนั้น หรือ หากไม่ส่งข้อความทันที ต้องมีใครขาดใจตายไปฝ่ายหนึ่ง

แต่ในที่สุด ก็หยุดแก้ต่างให้ เพราะสรุปได้ว่า ที่น้องแอบก้มหน้า และนึกว่าคนอื่นตาบอดตาใสไม่เห็น เป็นเพราะน้องไล่เปิด Line กดรัว Like ใช้ Facebook ฆ่าเวลา ระหว่างที่พี่และเพื่อนกำลังหารือ กำลังสื่อสารอย่างเอางานเอาการ

ทำให้บรรยากาศการประชุม น่ากลุ้มใจขึ้นไป นับได้หลายเท่าพันทวี

ทำหลายอย่างในเวลาเดียวกัน หรือ Multi-tasking ต้องทิ้งในเวทีที่ประชุม

เพราะการกระทำเช่นนี้ กำลังสื่อดังฟังชัดว่า หนูไม่มืออาชีพ แถมไม่ให้เกียรติผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นแต่ประการใด

หัวหน้าจึงต้องย้ำว่า กริยานี้ อยากจะทำที่บ้าน ทำที่ส่วนตัว ทำได้

แต่ต้องไม่ใช่ในที่ประชุม !