วิธีกู้ศักดิ์ศรีให้ที่ประชุม

ในปัจจุบัน ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันที่รุนแรง คนในทุกองค์กรต้องหันหน้าเข้าหากัน เพื่อหาหนทางพัฒนา กล้าปรับ ทั้งรุกและรับ ใครหยิบจับอะไรได้ ต้องช่วยกันคนละไม้คนละมือ

ขณะที่ร่วมมือกันบุกประเด็นนอกองค์กร

เรื่องภายใน ก็นิ่งนอนใจไม่ได้

หลายหน่วยงานจึงมีหนึ่งคำถามคล้ายๆกัน

เราจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเราได้อย่างไร? เอาให้ตัวเบาๆ วิ่งคล่องๆ รีดไขมัน ทุกสิ่งละอันพันละน้อย ต้องใช้สอยให้เต็มศักยภาพ

จึงเป็นที่มาของคำถามข้างต้น

“ปัจจัยใดบ้างที่เป็นอุปสรรคต่อการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเรา”

จากผลศึกษาล่าสุดเกี่ยวกับบริษัทและหน่วยงานในสหรัฐอเมริกา อาจารย์ Neal Hartman ผู้เช่ยวชาญด้านการสื่อสารในองค์กร จากมหาวิทยาลัยดัง Sloan School of Management ของ MIT ฟันธงว่า ในที่ทำงานวันนี้ สิ่งที่เป็นอุปสรรคอันดับที่หนึ่งต่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ คือ…

การประชุม!

เท่าที่ได้ทำงานกับบริษัทนับร้อย ดิฉันมั่นใจว่า สภาวะการทำงานในองค์กรของไทยเรา คงไม่ต่างจากเขามากนัก ในเรื่องน่าหนักใจนี้

การประชุมส่วนใหญ่ ใช้เวลายาวนาน ยืดเยื้อ พร่ำเพรื่อ น่าเบื่อหน่าย คล้ายฉายหนังซ้ำๆ แถมประชุมถี่ เรียกทุกชีวิต ทั้งที่เกี่ยวและไม่เกี่ยวข้อง ให้เข้านั่งนอนฟัง หลายครั้งไม่มีการตัดสินใจ แม้ตัดบ้าง ก็ไม่สร้างความน่าเชื่อถือ เพราะขาดการติดตามและการปฏิบัติ ประชุมครั้งถัดไป ก็ไม่หนีเรื่องเดิมๆ ฯลฯ

ก่อนที่เราจะช่วยกันชำแหละ แยกแยะ แซะไขมันออกจากการประชุม เพื่อความเข้าใจที่ไม่คลาดเคลื่อน ดิฉันขอฟันธงตรงประเด็น ลงความเห็นว่า

การประชุมเป็นเครื่องมือที่จำเป็น และมีประโยชน์ยิ่งในการทำงาน

แต่เหมือนเครื่องมือ หรือ ยาทุกขนานทั่วไป

หากใช้ไม่เป็น ใช้ผิดที่ ใช้แบบไม่มีหลัก อาจทำให้อาการทรุดหนักกว่าเดิม

ดังนั้น วันนี้เรามาช่วยกันกู้ศักดิ์ศรีกลับมาให้ที่ประชุม และแก้ปัญหาหลักๆ ที่การประชุมมักประสบ

1.เป้า เป้า เป้า

ใช้เวลาตรึกตรองเป็น 2 เท่า ว่าต้องการอะไรจากการประชุม

หากไม่กระจ่าง ว่าเราจะไปที่จุดหมายใด

ไม่ว่าจะเดินวกวนอ้อมหลงไปมาเท่าไหร่ ก็ไม่ถือว่าไปผิดทาง!

ฉันใดฉันนั้น เมื่อไม่มีจุดหมาย หรือ วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ว่าเรามาประชุมเพื่ออะไร

ใครจะพูดเรื่องใด สะเปะสะปะแค่ไหน ก็เหมือนไม่น่าเกลียด (เท่าไหร่!)

ดังนั้น เมื่อมีการประชุม ลองใช้เวลาในช่วงต้นเพิ่มขึ้น เน้นทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่า เรามาประชุมกันเพื่ออะไร

หากประธานที่ประชุมสื่อสารแสนสั้น พูดเพียงว่า วัตถุประสงค์ที่เรามาประชุมวันนี้เพื่อ

“รับรู้ความคืบหน้าของโครงการ X”

สิ่งที่อาจจะได้ คือ ผู้เข้าประชุมทำท่าเสมือน “รับๆ” “รู้ๆ” กันไป ว่าใครทำอะไร ถึงไหน

(หากจริงๆ ต้องการแค่นี้ พี่น้องว่า ไม่น่าต้องประชุมกระมัง)

กระนั้นก็ดี หากผู้เรียกประชุม แจ้งวัตถุประสงค์ข้างต้น แต่แอบหวังว่า คนในที่ประชุมจะชี้แจงประเด็นปัญหา เพื่อให้ต่างระดมพลัง หาหนทางร่วมกันแก้ไข

แกอาจต้องนั่งแอบหวัง อีกนาน..นัก

วิธีที่ดีกว่าหวังลมๆแล้งๆ คือ ทดลองปรับวัตถุประสงค์ให้กระจ่าง ชัด จัดเต็มขึ้น

อาทิ ย้ำก่อนการประชุมประจำเดือนของโครงการ X ว่า

เรามาที่นี้ เพื่อ “ระดมพลังของทุกคน ให้โครงการ X เป็นไปตามเป้าหมาย คือ เพิ่มยอดขายในตลาด SME อีก 20% ภายในเดือนธันวาคม 2016”

“ดังนั้น ท่านใดมีอุปสรรคหรือปัญหาในการดำเนินงานในช่วง 1 เดือนที่ผ่านมากรุณาชี้แจง”

“สิ่งที่เราจะทำกัน คือ

สรุปสาเหตุของปัญหากำหนดวิธีแก้ไขมอบหมายคนที่เกี่ยวข้องให้ดำเนินการ เพื่อติดตามผลต่อไป”

ก่อนการประชุม อย่าลืมแจ้งทุกคนที่จะเข้าให้เตรียมการ เตรียมประเด็นไว้ล่วงหน้า

เมื่อพบกันในที่ประชุม จึงเป็นเวลาของการระดมปัญญาหารือ เพราะทุกคนถือข้อมูลมา จึงไม่มีข้ออ้างว่า เอาไว้ตัดสินใจคราวหน้า เพราะขาดเนื้อหาในการฟันธง

2.ผู้เข้าประชุม

ใช้เวลาตรึกตรองเป็น 2 เท่า ว่าใครต้องเข้าประชุมบ้าง

หลายครั้ง การสั่งให้ทั้งทีมเข้าประชุม เหมือนง่ายดี เหมือนมีเหตุผล

เพราะทุกคนต่างต้องรับรู้ รับฟังไง

ตลอดจน ไม่เชิญก็ไม่ได้ ผิดผี ผิดประเพณี พี่ๆจะน้อยใจเอา (ทั้งๆที่พอพี่เข้ามา ก็อาจงุงิว่า “ให้มาทำไม? ไม่เห็นเกี่ยว!”)

หัวหน้าจึงต้องตัดสินใจใหม่ว่า หัวข้อใดที่ต้องเชิญทุกคนที่เกี่ยวข้องในวงกว้าง

และ ต้องกล้าสร้างวัฒนธรรมใหม่

เริ่มใช้วิธีคุยนอกรอบ ตลอดจนประชุมกลุ่มเล็ก เพื่อแก้ปัญหาเฉพาะเรื่อง เน้นเฟ้นคนประชุมที่เกี่ยวข้องโดยตรง

เมื่อมีผลการหารือ จึงค่อยสื่อถึงทุกคนในวงกว้าง ด้วยวิธีการอื่นใด ที่ไม่ใช่เรียกประชุม

จะได้ไม่สร้างภาระจากการประชุม ที่มี “ไม้ประดับ”สุมเต็มห้อง

“ไม้ประดับ” มักเปิดใจว่า ไม่มาก็ไม่ได้ พี่เขาให้เข้าประชุม กลุ้มใจจริง ทิ้งงานไว้กองพะเรอ

การประชุม จึงเป็นเหมือนงานประจำ งานจริง เป็นสิ่งที่เอาไว้ทำหลัง 5 โมงเย็น

สัปดาห์หน้า มาหาวิธีกู้ศักดิ์ศรีให้ที่ประชุมกันต่อค่ะ