ตามล่าหาเวลา : เคล็ดลับการบริหารเวลา แบบ Deep Work 2

เราเริ่มบรรจงสรรค์สร้างเองได้ เพื่อให้ประโยชน์ต่อทั้งตน โดยไม่ลืมเผื่อคนรอบข้าง และสังคมในวงกว้างอย่างเบิกบาน

ปีนี้ เรามาตั้งหลักในการหาวิธีบริหารเวลาใหม่ เพื่อให้ได้งานที่สำคัญและมีค่า คนทำก็ภูมิใจ ทั้งได้ใจองค์กรไปในเวลาเดียวกัน

ตอนที่แล้ว เราคุยกันเรื่องหลักการมองงานอย่าง Dr. Cal Newport แห่งมหาวิทยาลัย Georgetown สหรัฐอเมริกา ผู้เขียนหนังสือใหม่ล่าสุดของปีนี้ ชื่อ Deep Work : Rules for Focused Success in a Distracted World ที่ชี้วิธีประสบความสำเร็จในการทำงานสำคัญอย่างมีสมาธิในโลกที่เต็มไปด้วยสิ่งกวนใจ

อาจารย์แบ่งงานเป็น 2 หมวดหลัก คือ

Deep Work งานลึก คือ งานที่มีค่า มีความสำคัญ ต้องใช้ทั้งเวลา ทั้งพลัง ทั้งความคิด และ ที่สำคัญ ใช้สมาธิจดจ่อ เพื่อสร้างผลงาน

Shallow Work งานตื้น คือ งานปลีกย่อย ที่เป็นภาระหน้าที่ อาทิ งานเชิงธุรการ งานเอกสารรายงานค่าใช้จ่าย งานส่งและตอบอีเมล์ทั่วไป ฯลฯ ที่ส่วนใหญ่ไม่ต้องใช้พลังและสมาธิ เท่างานลึก

ดังที่กล่าวในตอนที่แล้ว งานตื้น เพียงทำให้เราไม่ถูกเพ่งเล็งว่าบกพร่อง ทำให้ยังมีงานทำ

ขณะที่งานลึก ทำให้ได้ความก้าวหน้าในอาชีพ

ที่น่าสนใจ คือคนส่วนใหญ่ยังใช้เวลาส่วนสำคัญกับงานตื้น

ดังนั้น ใครที่มีทักษะในการจัดการงานลึกได้ดี ย่อมมีความโดดเด่น

ถือเป็นทักษะที่สำคัญ และหายากยิ่งในปัจจุบัน

วันนี้มาหาวิธีปรับเวลา หันมามุ่งมั่นในสิ่งที่สำคัญ ที่ต้องทุ่มแบบลึกๆ กันค่ะ

1. ก่อนอื่นใด ต้องมองประเด็นให้ขาดว่า สิ่งใดเข้าข่าย Deep Work ของเรา

หากจะดี ดิฉันแนะนำว่า ลองไตร่ตรองมองให้ออกสัก 2-3 ประเด็น แล้วหาเวลาหารือกับหัวหน้า เพื่อเล่าให้ท่านฟังว่า ทำไมเราเชื่อว่าหัวข้อเหล่านี้มีค่า มีความสำคัญต่องาน ต่อทีม และองค์กรในปีนี้และอนาคต

ทั้งนี้ บางท่านถามดิฉันว่า เรามีระบบ IDP หรือการกำหนดแผนพัฒนาตนเอง Individual Development Plan อยู่แล้ว ถือเป็น Deep Work หรือไม่

คำตอบ คือ อาจใช่

หากประเด็น IDP ที่ต้องการพัฒนาตน จะส่งผลให้เกิดงานที่สำคัญ มีคุณค่า มีประโยชน์ยิ่งต่อองค์กร

แต่ปัญหาเกี่ยวกับ IDP ที่เราท่านมักพบ คือ เมื่อใดที่เข้าฤดูกาลกำหนด IDP น้องพี่มิได้ใช้เวลาเฟ้นหาประเด็นเท่าใดนัก

บ้างกรอกฟอร์มให้เสร็จๆเพราะHR ขอ หัวหน้าก็เร่งๆรอๆ เพื่อขอรับทราบ หรือเติมแต่งบ้างอย่างพองาม ตามพิธี

หรืออีกนัยหนึ่ง IDP ซึ่งควรเข้าข่าย Deep กลับกลายเป็น ตื้นเขิน ทั้งตัวกระบวนการ และประเด็นไปได้อย่างน่าอัศจรรย์ใจนัก

นอกจากนั้น แม้ IDP จะมุ่งเน้นสิ่งสำคัญซึ่งเข้าข่าย Deep แต่ถือว่า ยังไม่ครอบคลุม

เพราะนอกเหนือจากการพัฒนาตนแล้ว Deep Work หมายถึงภารกิจที่เราควรทุ่มเวลา และพลัง อย่างตั้งใจ เพราะผลลัพธ์มีค่า อาทิ มีส่วนทำให้องค์กรก้าวหน้า แก้ปัญหาสำคัญ หรือ ก่อให้เกิดนวัตกรรมที่ทำให้หน่วยงานโดดเด่น เป็นต้น

เมื่อได้ประเด็นลึกเรียบร้อย สิ่งที่แนะนำให้ทำต่อไป คือ

2. มีกำหนดการ และกันเวลาเพื่อทำงาน Deep 

กูรูทั้งหลายที่เชี่ยวชาญด้านบริหารเวลา เห็นตรงกันว่า วิธีการที่สำคัญยิ่งในการบริหารเวลา คือ

การกำหนดและกันเวลาที่ต่อเนื่องและพอเพียงเพื่อทำงานสำคัญๆ

ยุคหนึ่งในอดีต คนเคยคิดว่า Multi-tasking หรือ การทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน เป็นเรื่องดีและจำเป็น

แต่ปัจจุบัน ต่างฟันธงว่า คิดผิดคิดใหม่ดีกว่าครับ

เพราะจากการวิจัยหลากหลาย ทั้งด้านจิตวิทยา ด้านสมอง และการทดลองทำจริง อาทิ การศึกษาของสมาคมนักจิตวิทยาแห่งสหรัฐอเมริกา สรุปว่า

คนเราไม่สามารถทำอะไรได้หลายอย่างในวลาเดียวกัน

อาจคล้ายในการฝึกสมาธิ ที่ครูบาอาจารย์สอนว่า “จิตรับรู้ได้ทีละหนึ่ง” เท่านั้น

ที่เราบอกว่า Multi-tasking จริงๆคือ Serial tasking หรือ การเปลี่ยนจากทำหนึ่งอย่าง ไปทำอีกหนึ่งอย่าง หรือ อาจเปลี่ยนกลับไปกลับมา แต่มิใช่ทำใน “เวลาเดียวกัน”

อาทิ น้องใหม่อ่าน E-mail แล้วหันไปรับโทรศัพท์ ขณะที่เหลือบไปมองข้อความ Line จากนั้นกลับไปอ่าน E-mail ต่อ

ทุกอิริยาบทคล้ายเกิดในเวลาเดียวกัน แต่แท้จริง คือ การละจากบางสิ่ง เพื่อไปทำอีกอย่าง นั่นเอง

ผลการศึกษาเรื่อง Multi-tasking ฟันธงว่า ที่เราอยากประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพ โดยใช้วิธีทำหลายอย่างในเวลาเดียวกัน นั้น

กลับกลายเป็นว่า ใช้เวลาเพิ่มขึ้น บางกรณีสูงขึ้นถึง 40% เมื่อเทียบกับการทำทีละอย่าง

นอกจากนั้น เมื่อเปรียบเทียบผู้ที่งานทำงานทีละชิ้น กับคนที่ทำหลายๆอย่างในเวลาเดียวกัน คนหลังนอกจากทำช้ากว่าแล้ว ยังมักมีผลงานที่ผิดพลาดมากกว่า และจดจำข้อมูลได้น้อยกว่าอีกด้วย!

ยิ่งผสมผเสปนเปไปมา ระหว่างงานตื้น กับงานลึก ที่ต้องมุ่งมั่นใช้สมาธิ ยิ่งเห็นกระจ่างว่า...ท่าจะยาก

เพราะสิ่งที่นักวิจัยเรียกว่า Attention Residue หรือ ประเด็นที่ยังค้างคา ติดสมองจากเรื่องที่ทำก่อนหน้า ยังไม่จางหายไปดังที่คิด

ยิ่งสลับไปมา ยิ่งคาคั่ง สมาธิจึงลงลึกยากมากเป็นเท่าทวี

อนึ่ง คิดและวางแผนที่จะทำ เป็นเพียงจุดเริ่มต้น สัปดาห์หน้า มาคุยกันต่อว่า วิธีทำให้การใช้เวลาแบบ “ลึกๆ” เริ่มเป็นกิจวัตรได้อย่างไร

ติดตามตอนต่อไปค่ะ