วิธีบริหารลูกพี่ (1)

ได้แลกเปลี่ยนมุมมองกับคนทำงานในหลากหลายสถานการณ์ ทั้งตอนผ่านเวลาโชติช่วง จนถึงตอนร่วงโรย รอเวลาลืมตาอ้าปากใหม่ จึงตระหนักว่า องค์กรไหนประกาศว่าเราไม่มีปัญหา

อย่าเชื่อ!

แทบทุกครั้งที่ดิฉันได้มีโอกาสสอนวิชาบริหาร ว่าหัวหน้างานควรทำอย่างไร เพื่อให้ได้ทั้งใจ ได้ทั้งงานจากลูกทีม คนในห้องมักเห็นพ้องเรียกร้องกันว่า พี่ๆหัวหน้าของเขา ต้องมาเข้าเรียนรู้เพื่อดูวิธีการบริหารลูกน้องเช่นนี้ ท่าจะเข้าทีไม่น้อย

นอกจากนั้น ต่างยังมีปัญหาคล้ายคลึงกันว่า บริหารลูกน้องแม้จะยาก แต่ก็ไม่ลำบากเท่ากับบริหารหัวหน้า ที่ท่านทั้งยิ่ง ทั้งใหญ่กว่า คุณครูขา อยากได้วิชาบริหารหัวหน้า

วันนี้ เรามาคุยกันในหัวข้อที่ขอมา บริหารหัวหน้า ทำอย่างไร

แนวทางเหล่านี้ ได้มาจากการหารือกับคนทำงาน และการเก็บรวบรวมทักษะทั้งหลายที่ได้มีการเผยแพร่ผ่านนิตยสาร Harvard Business Review ในหัวข้อ Managing Upward หรือ การบริหารผู้ที่ดูแลเรา

เราตั้งหลักจากสถานการณ์เริ่มต้นของคนทำงาน ไม่ว่าจะเป็นน้องใหม่ที่ได้มีโอกาสทำงานกับพี่ที่ไม่เคยรู้จัก หรือสำหรับพี่เก่าที่ต้องทำงานกับหัวหน้าใหม่ ซึ่งเกิดขึ้นได้ทุกขณะในสถานการณ์ของการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงานยุคปัจจุบัน

เอาเป็นว่า หากเราต้องเริ่มทำงานกับหัวหน้าที่เราไม่รู้จักมักจี่ มีวิธีอย่างไร

หากท่านผู้อ่านตอบว่า ไม่เห็นต้องทำอะไร ฉันเป็นของฉันอย่างไร ก็เป็นไปอย่างนั้น ไม่ต้องวอรี่ ฉันมีผลงานจ๊ะ
แนวนี้ ก็น้อยไปนิด

แต่ถ้าท่านผู้อ่านคิดจะเข้าหา จ๋าจ้ะ กระหน่ำทำคะแนน ให้เห็นว่าเราปลาบปลื้มยินดีที่มีพี่มาดูแล พร้อมแห่แหน ดูเป็นคนแสนดี มีค่า ก็ท่าจะมากไป ไม่พอดี แถมเพื่อนที่พอมี พาลหมั่นไส้ ไม่คุ้ม

ดังนั้น ข้อแนะนำเมื่อเริ่มทำงานกับหัวหน้าใหม่ที่เรายังไม่รู้จัก หลักๆ มีดังนี้

1. อย่าผลีผลาม First impression เป็นเรื่องสำคัญ มุมมองที่เห็นจากการพบกันครั้งแรก มีแล้วมีลับ กลับใหม่ไม่ได้ เพราะ first - ครั้งแรก มีได้หนเดียว จึงต้องบรรจง ลงให้พอดี จะทำอะไร เอาให้พองาม
ลองดูสถานการณ์ ลองอ่านว่าพี่ท่านเป็นคนแบบไหน เช่น พี่เป็นคนนิ่ง ไม่อิงนิยาย เป็นคนสนุก ชอบขลุกกับลูกน้อง เป็นคนถี่ถ้วน พูดห้วนๆตรงๆ ฯลฯ

ใช้เวลาในช่วงต้นทำความเข้าใจ จะได้ไม่เผลอไปเหยียบหัวแม่เท้าท่าน คนเหยียบเจ็บนานกว่า

2. สื่อสารให้พอดี เน้นฟังให้มากกว่าพูด เพื่อจะได้ยินในสิ่งที่เป็นประโยชน์ ให้เข้าใจว่า “ลูกค้าภายใน” คนสำคัญคนใหม่นี้ เขามีความต้องการ มีความคาดหวังอย่างไร จะได้สามารถตอบโจทย์ใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
รอจังหวะเพื่อหารือ ว่าพี่มีความคาดหวังอย่างไรจากเรา หากเขาไม่บอก ก็กล้าสอบถาม จะได้ตั้งหลักให้แม่นและชัดเจน เช่นนี้ถือว่า... เป็นงาน

3. เตรียมรายงาน ในกรณีที่หัวหน้าเป็นคนใหม่ สิ่งหนึ่งที่ต้องเตรียมไว้ คือ เอกสารสรุปงานให้ท่านรับทราบ ไม่รอจนต้องขอ แล้วบอกว่า รอนิดนะคะพี่ จะรีบดำเนินการสรุปให้

แค่ฟัง ยังเสียรังวัด

ทั้งนี้ สิ่งที่จะให้ท่านรับรู้ในช่วงต้น อาจไม่ต้องกังวลจนกระหน่ำรายละเอียดมากมาย สรุปย่อให้ได้ประเด็นที่สำคัญ ประเด็นใดที่คั่งค้าง ประเด็นไหนที่พี่น่าจะให้ความสำคัญ ประเด็นใดที่ต้องมีการตัดสินใจ ภายในระยะเวลาเท่าไหร่ เป็นต้น

ทำให้ท่านตระหนักว่า เรารู้จริง เราใส่ใจ พึ่งเราได้ในเนื้องาน

4. มีสัมมาคารวะ ไม่ว่าเราจะอยู่ในองค์กรฝรั่งมังค่าขนาดไหน ต้องอย่าลืมว่าเราอยู่ในประเทศไทย ไม่ว่าอย่างไร ไปต้องลา มาต้องไหว้ ก่อนจะกลับบ้าน แวะไปสวัสดีพี่ ถือว่าน้องคนนี้...เป็น

5. มีน้ำใจ ไม่ว่าพี่จะดีกรีแก่กล้ามาจากไหน เขาก็เป็นปุถุชนคนหนึ่ง ซึ่งคงไม่ต่างจากเราเท่าไร อาทิ เป็นคนใหม่ในที่ทำงาน อาจไม่รู้เรื่องง่ายๆ เช่น เขาทานข้าวกลางวันกันที่ไหน

ดังนั้น ในช่วงต้น ก่อนที่เราจะนวยนาดไปทานอาหาร แวะถามท่านสักนิดว่า พี่จะทานอะไร ไปด้วยกันไหม หรือจะให้หนูซื้อมาฝาก

ไม่ยากเลย

6. จริงใจ ประเด็นสุดท้าย มีความสำคัญยิ่งใหญ่ คือ น้องจริงใจ หากพี่ที่ปกติดี รู้ว่าน้องมาดี มีความทุ่มเท ตั้งใจ
เมื่อไหร่ๆ ท่านก็เมตตาค่ะ