ลดปริมาณ และ เพิ่มคุณภาพการประชุม จะทำให้องค์กรดีขึ้น

เมื่อสัปดาห์ที่แล้วมีบทความใน Wall Street Journal ที่เป็นเรื่องราวของบริษัทชื่อ ThredUp ที่สามารถปรับเวลาในการทำงานลงจากที่ทำงานห้าวันในสัปดาห์ลดลงเหลือแค่สี่วันได้สำเร็จ 

โดยเริ่มจากการ Kill the Meetings หรือการลดการประชุมลง โดยสามารถลดการประชุมลงได้ประมาณ 20% จากการไล่ทบทวนดูว่าการประชุมที่มีอยู่จำเป็นจริงๆ หรือ เป็นการประชุมเพียงเพื่อรายงานความก้าวหน้าเท่านั้น

   ทำให้เกิดข้อสงสัยว่าถ้าสามารถลดปริมาณการประชุมลงและเพิ่มคุณภาพของการประชุม จะทำให้องค์กรดีขึ้นจริงหรือไม่? เมื่อไปดูงานวิจัยต่างๆ ก็พบว่ามีหลายงานวิจัยที่สนับสนุนแนวคิดดังกล่าว

 เพราะถ้าสามารถลดปริมาณการประชุมที่ไม่จำเป็นและเพิ่มคุณภาพการประชุมให้ดีขึ้น จะสามารถทำให้พนักงานมีเวลาและสมาธิในการทำงานมากขึ้น ลดความหงุดหงิดหรือเหน็ดเหนื่อย ที่เกิดจากการประชุมของผู้บริหารและพนักงาน รวมทั้งทำให้พนักงานมีความพอใจในการทำงานเพิ่มขึ้น 

    ถ้าจะเริ่มจากการลดปริมาณการประชุมที่ไม่จำเป็นลง ก็ต้องประเมินก่อนว่าการประชุมไหนที่จำเป็นหรือไม่จำเป็น โดยมีแนวทางในการประเมินดังนี้

    1. สำรวจว่าการประชุมที่เกิดขึ้นเป็นประจำในหน่วยงานนั้นมีอะไรบ้าง

    2. ประเมินวัตถุประสงค์ของการประชุมแต่ละครั้ง โดยดูว่าการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว จำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่? มีช่องทางในการสื่อสารอื่นๆ หรือไม่? วัตถุประสงค์ของการประชุมดังกล่าวสอดคล้องกับความจำเป็นและวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่? 

3. วิเคราะห์ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละครั้งว่าผู้ที่เข้าร่วมจำเป็นต้องเข้าร่วมหรือไม่? 

    4. ประเมินความถี่ที่จำเป็นสำหรับการประชุม 

    5. ประเมินว่าการประชุมที่ผ่านมาได้ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริงต่อองค์กรหรือหน่วยงานหรือไม่?

    สำหรับการเพิ่มคุณภาพการประชุมให้ดีขึ้นนั้น ก็จะหนีไม่พ้น การมี กำหนดวัตถุประสงค์ในการประชุมที่ชัดเจน หรือ ผู้เข้าประชุมทุกคนต้องเตรียมพร้อมก่อนการประชุม หรือ การกำหนดโครงสร้าง หัวข้อการประชุมที่ชัดเจน หรือ กำหนดเวลาสำหรับแต่ละวาระให้ชัดเจน เป็นต้น

อย่างไรก็ดีถึงแม้หลักการในการประชุมที่ดีจะมีอยู่ และเป็นที่พยายามนำมาใช้กัน แต่ก็ยังพบการประชุมที่ด้อยคุณภาพอยู่มากมาย เช่น 

    1. ประชุมพร่ำพรรณา ที่เป็นการประชุมกลายเป็นเวทีในการพูดไปเรื่อยๆ ของสมาชิก อาจจะเป็นทั้งในลักษณะการแสดงภูมิหรือบ่นไปเรื่อยๆ โดยสิ่งที่พูดนั้นไม่ตรงกับประเด็นที่กำลังพิจารณา
    2. ประชุมคนเดียว โดยมีบุคคลผู้หนึ่ง (ที่อาจจะไม่ได้เป็นประธาน) คอยพูด ชี้นำอยู่คนเดียว และมักจะไม่ค่อยเปิดโอกาสให้สมาชิกคนอื่นได้แสดงความคิดเห็น 
    3. ประชุมซ้อน โดยในห้องประชุมจะมีการพูดคุยระหว่างสมาชิกเป็นกลุ่มๆ ระหว่างที่การประชุมกำลังดำเนินอยู่ เหมือนกับสอนหนังสือและผู้เรียนจับกลุ่มพูดคุยกัน โดยเรื่องที่พูดอาจจะเกี่ยวหรือไม่เกี่ยวกับการประชุมหลักเลย 
    4. ประชุมเงียบ เป็นการประชุมที่ผู้เข้าร่วมไม่แสดงความคิดเห็น นั่งเงียบ ซึ่งอาจจะเกิดจากผู้เข้าร่วมประชุมไม่สนใจหรือกำลังทำอย่างอื่นอยู่ (ส่วนใหญ่จะนั่งเล่นมือถือ) หรือ ไม่ได้เตรียมพร้อมก่อนการประชุม 

    5. ประชุมเพื่อทราบความคืบหน้า ที่ไม่จำเป็นต้องมีการประชุม สามารถแจ้งความคืบหน้าของเรื่องราวต่างๆ ผ่านทางช่องทางสื่อสารอื่นๆ 
    6. ประชุม NATO (No action, talk only) เป็นการประชุมที่มีการพูดคุย อภิปรายกันอย่างดี แต่เมื่อประชุมเสร็จแล้วก็ไม่เกิดการกระทำหรือเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้น อาจจะเกิดจากเมื่อสรุปการประชุมไม่ได้ระบุถึงสิ่งที่ต้องทำต่อไป หรือ ผู้รับผิดชอบไม่ได้รับทราบหรือปฎิบัติ 
    7. ประชุมอัดแน่น เป็นจัดวาระต่างๆ เข้าไว้อย่างมากมาย และหวังว่าการประชุมจะสามารถครอบคลุมวาระต่างๆ ได้ครบถ้วน แต่จริงๆ แล้วไม่สามารถ ทำให้หลายวาระต้องผ่านไปอย่างเร็ว โดยขาดการพูดคุยกันอย่างแท้จริง 

    8. ประชุมเพื่อนัดประชุม เป็นการประชุมที่แม้จะมีการพูดคุยกัน แต่สุดท้ายก็ขาดการตัดสินใจ หรือ บางครั้งก็เป็นการประชุมเพื่อนัดประชุมกันใหม่ในครั้งหน้า 

    9. ประชุมที่ยาวนาน เป็นการประชุมที่ยาวนานเกินความจำเป็น ทำให้ผู้เข้าประชุมหมดแรง และยิ่งเมื่อถึงวาระท้ายๆ แล้วสมาธิ และความสามารถในการตัดสินใจของผู้เข้าประชุมก็ลดลง 
    10. ประชุมเพื่อนำเสนอ โดยในการประชุมเกือบทั้งหมดจะเป็นการนำเสนออย่างเป็นทางการ (หรือ PowerPoint Presentation Meeting) และใช้เวลาส่วนใหญ่กับการนำเสนอ โดยขาดการพูดคุย หรือ อภิปรายกันแต่อย่างไร

    ทั้งสิบประการข้างต้นเป็นเพียงแค่ตัวอย่างของการประชุมที่ไม่มีคุณภาพ ซึ่งจะเห็นได้ว่าการประชุมที่มีคุณภาพนั้น ประธาน ผู้เข้า และวัฒนธรรมในการประชุมของแต่ละองค์กรก็สำคัญด้วย

ลองทบทวนดูนะครับว่า ท่านจะสามารถลดปริมาณการประชุมและเพิ่มคุณภาพการประชุมในหน่วยงานท่านได้อย่างไร.