มอง “สัมภาษณ์เข้างาน” ในมุมพีอาร์

ถ้ารู้ว่า จะต้องเตรียมตัวอย่างไร เมื่อมีจดหมายเรียกตัวให้ไปเข้ารับการสัมภาษณ์ อาจได้เปรียบ เป็นโอกาสและผลดี

มีผู้เขียนเรื่องนี้ในแง่มุมต่างๆ มุมการบริหารงานบุคคล มุมจิตวิทยา ฯลฯ วันนี้ขออนุญาตเขียนในมุมพีอาร์(PR) เป็นแง่คิดพิจารณาอีกสักมุม เผื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน นักศึกษา ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ ผู้สนใจ

หลายท่าน(อาจ)มองว่า การสัมภาษณ์ คือ การสอบ ดั่งสอบข้อเขียน อาจทำให้รู้สึกเครียด เป็นกังวล หรือไม่ ประการใด

มองใหม่ มองในมุมพีอาร์ จะดีหรือไม่ ไม่มองการสัมภาษณ์เป็นการสอบ แต่มองเป็นการประชาสัมพันธ์ตนเอง

ให้กรรมการผู้สัมภาษณ์รู้จัก ด้วยการสื่อสารพูดจา เห็นหน้าค่าตา ดูหน่วยก้าน ความคิด ความอ่าน ฯลฯ มองเป็นโอกาส ไม่มองเป็นข้อจำกัดที่ทำให้ต้องกังวลใจ ทำให้รีแลคซ์ผ่อนคลาย ไปสัมภาษณ์ให้สนุก มีความสุขกับการสัมภาษณ์

ถ้าเกร็ง เครียดเมื่อใด ทำให้พูดคุย พูดจา ตอบคำถามได้ไม่ดีเท่าที่ควร ผู้เขียนคิดอย่างนั้น ไม่ทราบผู้อ่านเห็นอย่างไร

จะหยิบอะไรไปบอกกล่าว จะเลือกอะไรไปนำเสนอ บอกกล่าวแล้วกรรมการรู้สึกดี(ต่อผู้เข้ารับการสัมภาษณ์) นำเสนอแล้วผู้เข้ารับการสัมภาษณ์รู้สึกได้(ได้ใจกรรมการ)

อาจต้องเตรียมตัวไว้บ้าง ไม่งั๊น เวลากรรมการถาม หรือพูดคุย เพื่อจะรู้จักตัวเรา อาจนึกไม่ออก ที่เด่นๆไม่เลือกมาตอบ กลับไปหยิบที่ไม่เด่น

  มองในมุมพีอาร์ นักศึกษา ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ ควรเตรียมอย่างน้อย 4 ประการ

  1) เตรียมตนเอง

  2) เตรียมเนื้อหา

  3) เตรียมสื่อสารอธิบาย

  4) เตรียมกรรมการผู้สัมภาษณ์

โดยมีรายละเอียดพอสังเขป ดังนี้

1) เตรียมตนเอง นักศึกษา ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ควรเตรียมตนเองให้ถึงพร้อมในคุณสมบัติ ทั้งคุณวุฒิ การศึกษา ประสบการณ์ ความคิดริเริ่ม ความสามารถ ความชำนาญ ความรับผิดชอบ + คุณลักษณะงานที่กรรมการผู้สัมภาษณ์ต้องการ ทั้งตำแหน่งงาน สายงาน ภาระหน้าที่ เนื้อหางาน ฯลฯ

เตรียมตนเอง เพื่อเป็นผู้พูดที่ดี (รวมถึงเป็นผู้ฟังที่ดีในขณะที่กรรมการพูด) ตั้งแต่ความคิด มุมมอง วิสัยทัศน์ ทัศนคติ เจตคติ + วุฒิภาวะ อารมณ์ ความเป็นตัวของตัวเอง + กิริยา ท่าทาง การวางตัว บุคลิก ลักษณะ ท่วงที ทำนอง วาจา + เสื้อผ้าหน้าผม การแต่งกาย ฯลฯ

2) เตรียมเนื้อหา ประกอบด้วย 3 ส่วน

 2.1) เนื้อหาในส่วนของผู้เข้ารับการสัมภาษณ์

  2.2) เนื้อหาในส่วนของกรรมการผู้สัมภาษณ์ (หรือในส่วนขององค์กร บริษัทธุรกิจ)

  2.3) เนื้อหาในส่วนของสังคม

  ดังรายละเอียดต่อไปนี้

2.1) เนื้อหาในส่วนของผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ จะให้กรรมการผู้สัมภาษณ์รู้เราจากอะไร เตรียมประชาสัมพันธ์ตนเองในสิ่งนั้น ทั้งข้อมูลข่าวสาร เอกสาร หลักฐาน ผลงานความดี สิ่งประดิษฐ์ ผลิตภัณฑ์ ประวัติการศึกษา ปริญญาบัตร ประกาศนียบัตร ทรานสคริป กิจกรรม / ประสบการณ์ระหว่างเรียน โครงการที่เข้าร่วม ใบรับรองการผ่านงาน เกียรติบัตรชื่นชมยกย่องความสามารถ ประกาศเกียรติคุณด้านต่างๆ ฯลฯ

ให้กรรมการผู้สัมภาษณ์รู้จักเท่าใด ก็รู้ใจผู้เข้ารับการสัมภาษณ์เท่านั้น

รู้ใจเท่าใด เป็นผลดีเท่านั้น

2.2) เนื้อหาในส่วนของกรรมการผู้สัมภาษณ์ (หรือในส่วนขององค์กร บริษัทธุรกิจ) เมื่อเราจะเข้าไปทำงานกับเขา จึงต้องรู้องค์กรของเขา เช่น มีนโยบายวิสัยทัศน์ พันธกิจอะไร เป้าหมายใด สภาพการณ์แข่งขันทางธุรกิจเป็นอย่างไร ขณะนี้บริษัทธุรกิจประสบผลสำเร็จ ก้าวหน้า และเป็นที่กล่าวขานถึงในสังคมด้วยเรื่องอะไร ฯลฯ (เตรียมเนื้อหาส่วนนี้โดยอ่านเว็บไซต์ขององค์กร)

รู้ในสาระสำคัญๆ ไม่ต้องถึงขนาดลงลึกในรายละเอียด ถามได้ ตอบได้ 2 ฝ่ายแฮ็ปปี้ สะท้อนซึ่งการเป็นคู่สื่อสารที่ดี ให้ความสนใจ ใส่ใจในการดำเนินกิจการขององค์กร

2.3) เนื้อหาในส่วนของสังคม เนื่องเพราะความเป็นองค์กร บริษัทธุรกิจ เป็นส่วนหนึ่งของสังคม อยู่ได้ด้วยการอุปถัมภ์ ค้ำชู สนับสนุนร่วมมือของภาคส่วนต่างๆ เชื่อมโยง หนุนนำ พึ่งพิง พึ่งพา อาศัยกัน ก้าวไปด้วยกัน

รู้องค์กรแล้ว รู้สังคมด้วย

นักศึกษา ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ควรต้องรู้สถานการณ์ ความเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงทางสังคม เศรษฐกิจ การเมือง นโยบายของภาครัฐด้านต่างๆ เช่น กรรมการผู้สัมภาษณ์อาจถามฟินเทค (FinTech) คือ อะไร ฯลฯ (เตรียมเนื้อหาส่วนนี้โดยอ่านหนังสือพิมพ์)

3) เตรียมสื่อสารอธิบาย หัวใจของการประชาสัมพันธ์ อยู่ที่การสื่อสาร ถ้าสื่อสารบอกกล่าวไม่ดี สิ่งที่เตรียมตามข้อ 1) และ 2) ย่อมไร้ประโยชน์ ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์จึงต้องสื่อสารให้เป็น ฟังให้ดี ถามอะไร ตอบให้ชัดเจน

มีวิสัยทัศน์อย่างไรในสิ่งที่ถาม ออกแบบคำตอบอย่างไรให้บรรลุถึงซึ่งวิสัยทัศน์ จัดไป ให้เหมาะสมและสอดคล้องกับบริบทสัมภาษณ์งาน ใช้ 10-15 นาทีที่นั่งตรงหน้า (หรือ 20-30 นาทีแล้วแต่กรณี) พีอาร์ให้รู้จัก รู้ใจ เข้าใจ เป็นมิตรไมตรี สัมพันธ์อันดีผู้เข้ารับการสัมภาษณ์-กรรมการผู้สัมภาษณ์ให้มากที่สุด

มีกลวิธีการพูด เพื่อประชาสัมพันธ์ตนเองให้กรรมการได้รับรู้ เข้าถึงเนื้อหาที่เตรียมไปอย่างครบถ้วน เช่น นักศึกษา ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ได้เกรดเฉลี่ยตลอดหลักสูตรเท่าใด เคยได้รับรางวัล เหรียญเรียนดีอะไร เหรียญชนะการแข่งขันกีฬาชนิดไหน เคยได้ A ทุกวิชาในเทอมใด เคยได้รับทุนการศึกษาอะไร ชื่อทุนอะไร ได้เกรด A วิชาภาษาอังกฤษจำนวนกี่วิชา ได้เกรด A วิชาภาษาพม่ากี่วิชา ภาษาจีนกี่วิชา ภาษาญี่ปุ่นกี่วิชา (แล้วแต่กรณี)

เคยได้รับรางวัลชนะเลิศการประกวดแผนธุรกิจของกระทรวงนั้น กรมนี้ ได้รับคัดเลือกให้ไปศึกษาดูงานที่ประเทศนั้น เมืองนี้ เคยเป็นนายกสโมสรคณะ ประธานชมรมวิชาการ ประธานชมรมค่ายอาสาพัฒนา เคยมีส่วนร่วมกิจกรรมเพื่อสังคมอย่างไร เข้าร่วมโครงการภาครัฐอะไรบ้าง หรืออื่นๆ

สะท้อนซึ่งคุณภาพนักศึกษา ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ เก่งอะไร ดีอย่างไร สื่อสารออกไป อย่าให้ตก หล่น หลุด รอด หลง ลืมในสิ่งที่ดีๆ โดยเฉพาะจุดเด่น จุดแข็ง จุดขาย

ดีไม่ดีเผลอๆอาจตรงสเป็คที่บริษัทธุรกิจกำลังต้องการ และอยากได้เข้ามาร่วมงานในขณะนั้นพอดี เช่น อยากได้คนพูดภาษาจีน และภาษาญี่ปุ่นได้ บริษัทกำลังรุกธุรกิจไปยัง 2 ประเทศนี้ ถ้าเราไม่บอกกล่าว เขาก็ไม่รู้ ส่งผลให้เราพลาดโอกาส

มีทักษะการสื่อสาร รู้เลือกใช้คำ วลี ประโยค เรียบเรียงลำดับเนื้อหา พูดให้เป็นธรรมชาติ ไม่ประหม่า ตื่นเต้น รู้จังหวะพูดดี มีจังหวะฟังกรรมการด้วย

ก้าวแรกเข้าไปในห้องสัมภาษณ์ ยกมือไหว้ โค้งคำนับ สวัสดี พูดจาดี มีสัมมาคารวะ อ่อนน้อมถ่อมตน อย่าเผลอ “อ่ะฮะ” “อือฮึ” เอาไว้พูดกับเพื่อน ตอนนี้กำลังพูดกับกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิ

บางครั้งกรรมการถามลวง ถามรุกไล่ ยั่วให้โกรธ กดดัน จะดูว่าควบคุมอารมณ์ได้ไหม เป็นอีกมิติที่ต้องการประเมินผู้เข้ารับการสัมภาษณ์

ต้องรู้เท่าทัน คอยเตือนใจตนเองไว้ ไม่ให้หลงกล ไม่ใช้อารมณ์ ใจร้อนตอบโต้ แต่ตอบให้เป็นปกติ รู้วิธีพูดอย่างไรให้ฟังแล้วดูดี บางทีอาจต้องพยักหน้า น้อมรับที่ดีด้วยก็ได้

ให้ 10-15 นาทีของการสัมภาษณ์ เป็นโอกาสพีอาร์ตนเอง ใช้เวลาอย่างมีคุณค่าและความหมาย ดี-เก่งอะไร สื่อให้กรรมการรู้ สร้างและรักษาไว้ซึ่งบรรยากาศการสื่อสารที่ดี สนทนาพูดคุยที่ดี สัมผัสสัมพันธ์ที่ดีตลอดการสัมภาษณ์    

อย่าลืมว่า กรรมการจะอ่านเราตั้งแต่ก้าวแรกที่เข้าไปปรากฎตัวในห้องสัมภาษณ์ กระทั่งสิ้นสุดการสัมภาษณ์ จึงต้องระมัดระวัง ควบคุมตนเอง จะผิด จะพลาดใดๆไม่ได้

4) เตรียมกรรมการผู้สัมภาษณ์  ในฐานะที่เป็นคู่สื่อสารของเรา รู้เขา รู้เรา เช่น หากไปเจอผู้สัมภาษณ์มีลักษณะเช่นนี้ ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์จะปรับวิธีการสื่อสารพีอาร์เช่นใด อ่านกรรมการให้เป็น ต้องการอะไร คาดหวังอย่างไร

อุตส่าห์เตรียมข้อมูลเอกสารไปเยอะแยะเพื่อนำเสนอ เนื่องจากเห็นว่าเป็นประโยชน์ต่อการพิจารณา อ่านกรรมการแล้วเขาไม่เอา เราก็ไม่อธิบายเยอะ เขาต้องการสั้นๆ เราก็บอกกล่าวกระชับๆ ให้ตรงจุด ตรงประเด็น รู้ใช้ไหวพริบ มีความพลิ้วไหว ขึ้นกับสถานการณ์เฉพาะหน้าขณะนั้นๆ

ยึดกรรมการเป็นตัวตั้ง ผลสัมภาษณ์ ผ่าน-ไม่ผ่าน อยู่ที่นี่

 

โดย... ไพศาล อินทสิงห์