สำนักงานไร้กระดาษ ตลาดไร้เงินสด

และนับวันจะเป็นเรื่องที่ใหญ่และสำคัญมากขึ้นทุกที อีกทั้งยังต้องใช้การตัดสินใจที่รวดเร็วและเฉียบขาด ไม่ยื้อหรือซื้อเวลาไปเรื่อยๆ นี่คือโลกปัจจุบันจริงๆ

 

ระบบงานไร้กระดาษ (paperless) ที่พูดถึงกันมานานมากกว่า 2 ทศวรรษ แต่ก็ยังมีสำนักงานน้อยมากที่ทำได้ และส่วนใหญ่ก็ยังไม่คิดจะทำอะไร แม้ว่าจะมีนโยบาย ออกมาตรการ หรือรณรงค์ให้เห็นประโยชน์ แต่ถ้ากระบวนการและระบบงานยังไม่เปลี่ยน ความพยายามก็อาจไม่เกิดผล เชื่อว่ามีหลายบริษัทที่เช่าอาคารเพื่อทำสำนักงาน ในย่านใจกลางเมืองตารางเมตรหนึ่งมากกว่า 1 พันบาทต่อเดือน ยิ่งมีคนมาก ใช้พื้นที่เยอะ ก็คูณกันไป

 

ในวัฒนธรรมการทำงานแบบเดิมๆ พนักงาน 1 คน มีโต๊ะทำงาน 1 ชุด ขนาดอาจลดหลั่นกันไปตามตำแหน่งหน้าที่ ดูไปก็เหมือนสัญลักษณ์แสดงฐานะกลายๆ ถ้าตำแหน่งใหญ่โตขึ้นมาหน่อยก็อาจมีห้องเป็นของตัวเอง ถ้าให้เหตุผลว่าเวลาคุยหรือเจรจาธุรกิจ ความลับจะได้ไม่เล็ดลอดออกไปให้ใครได้ยิน ก็พอรับฟังได้ ตัวอย่างบริษัทหนึ่งซึ่งเป็นธุรกิจการค้า(สั่งสินค้าเข้ามาและขายออกไป) พนักงานขายถือว่าเป็นหัวใจ แต่เมื่อสำรวจตรวจสอบอยู่นานหลายเดือน พบว่าพนักงานขายแต่ละคนใช้เวลามากกว่าครึ่ง (เกินร้อยละ 50 ของเวลาทำงาน) วิ่งหาลูกค้าภายนอกและไม่ค่อยได้เข้าสำนักงาน โต๊ะที่นั่งที่มีอยู่ไม่เคยมีคนนั่งเกินครึ่งของที่มีในแต่ละวัน คำถามคือ ทำไม่เราต้องมีสิ่งอำนวยความสะดวก (โต๊ะ เก้าอี้ ลิ้นชักเก็บของ โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ สายแลน สายโทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ ฯลฯ) ให้กับทุกคน ยังไม่คิดถึงค่าพื้นที่ที่ต้องจ่ายในแต่ละเดือน

 

จะดีกว่าไหมถ้าเราเปลี่ยนเป็นโมบายออฟฟิศ ลดโต๊ะทำงานลงครึ่งหนึ่ง ไม่ต้องเดินสายแลน (ใช้ Wifi Router แทน) ไม่ต้องเดินสายโทรศัพท์ (เปลี่ยนเป็น VoIP ที่เชื่อมกับตู้สาขา Digital PABX) ไม่ต้องมี Printer Scanner หรือเครื่องถ่ายเอกสาร Copier จำนวนมาก แต่ใช้ส่วนกลางร่วมกัน แยกตามชั้นตามโซน ประโยชน์คือ เมื่อทุกอย่างไร้สาย เราจะปรับผังเปลี่ยนเลย์เอาท์พื้นที่นั่ง ลดขนาดปรับเปลี่ยนพื้นที่แต่ละแผนกก็ทำได้ง่าย สะดวก โดยไม่ต้องจ้างช่างมาเดินสายกันใหม่ให้วุ่นวาย สำนักงานไร้สายไร้กระดาษที่ได้รับการปรับโฉมใหม่นี้ ไม่มีที่นั่งประจำ หากแต่ใครอยากนั่งตรงไหนก็ได้ ทลายกำแพงของแผนกทิ้ง มีทั้งโต๊ะรวมกลุ่มนั่งหันหน้าชนกัน เผื่อว่าวันไหนอาจต้องทำงานเป็นกลุ่มคุยงานไปพร้อมกัน หรือจะมีมุมแยกชมวิวเพลินตา ถ้าต้องครุ่นคิดงานและหาไอเดียใหม่ๆแบบไม่ต้องให้ใครมาขัดจังหวะก็เลือกได้ตามใจฉัน แนวคิด Smart Office ที่ยืดหยุ่นนี้ ลดพื้นที่ครอบครองของทุกคนลงครึ่งหนึ่ง ที่เหลือจะคืนให้กับเจ้าของอาคารเพื่อลดค่าใช้จ่ายของเรา หรือจะนำมาใช้ทำประโยชน์อื่นๆที่เราขาดแคลนและต้องแย่งกันแบบในอดีตก็ยังได้

 

Office automation แบบ Allin 1 ที่หนึ่งอุปกรณ์สามารถเป็นได้ทั้ง printer scannerfax copier โดยมีซอฟท์แวร์บริหารจัดการทรัพยากรที่ดี ที่ไม่ใช่ใครก็ใช้ได้แบบไม่ลืมหูลืมตา แต่ต้องใช้บัตรพนักงานแตะจึงจะได้สิทธิ์ในการใช้ กระดาษที่ใช้จึงมีเท่าที่จำเป็น เอกสารที่เราสั่งพิมพ์ก็ไม่ต้องหายหรือลืมทิ้งกองไว้ที่เครื่อง เอกสารสำคัญที่ก่อนสั่งพิมพ์ทุกครั้งต้องหันซ้ายหันขวา และสาวเท้าให้เร็วเพื่อไปให้ถึงเครื่องพิมพ์ก่อนที่ใครจะเดินโฉบมาหยิบไปอ่าน ก็สบายใจหายห่วง เพราะงานพิมพ์ของทุกคนจะออกมาจากเครื่องได้ ต้องแสดงตัวตนโดยนำบัตรพนักงานไปแตะทุกครั้ง

 

ถ้าอยากจะไร้กระดาษแบบหมดจด ต้องนำกระบวนการของทั้งองค์กรมาวิเคราะห์กันใหม่ แบบฟอร์มหรือเอกสารที่เราใช้กันนั้น มักเริ่มต้นจากไฟล์คอมพิวเตอร์เสมอ ในเมื่อมันเป็นไฟล์และเป็นอิเล็กทรอนิกส์ฟอร์มอยู่แล้ว จะมานั่งกรอกด้วยมือ หรือพิมพ์ออกมาใช้งานกันทำไม ปรับกระบวนการเสียใหม่ให้รับข้อมูลและนำไปประมวลผลตามขั้นตอนกระบวนการ เมื่อต้นทางเป็นดิจิทัลก็ดำเนินการผ่านกระบวนการที่เป็นดิจิทัล และจัดเก็บมันในรูปแบบดิจิทัล เพื่อที่ว่าสถานที่ทำงานของทุกคนจะไร้กระดาษอย่างที่กำหนดนโยบายไว้ ค่อยๆปรับค่อยๆเปลี่ยนทีละกระบวนการ ไม่นานก็ไร้กระดาษเกือบ 100% แน่นอน

 

ธุรกิจค้าขายและการชำระเงินระหว่างองค์กร และระหว่างคนซื้อและคนขาย ต่อไปก็จะไร้เงินสดเช่นกัน ทุกวันนี้เริ่มขยายตัวมากขึ้น สิ่งที่จะหายไปอย่างแน่นอนในอนาคตก็คือ เงินสด (Cash) และบัตรเครดิต (Card) เรากำลังก้าวเข้าสู่ระบบใหม่ทางการเงินแบบเข้ารหัส (Code) ที่เรียกว่า Cryptocurrency หรือ Digital asset ที่แลกเปลี่ยนกันได้ง่าย ไม่ต่างจากการซื้อขายหุ้นในทุกวันนี้ที่เป็นระบบไร้ใบหุ้น (Scripless) ทุกคนสามารถซื้อขายเปลี่ยนมือกันได้ผ่านคอมพิวเตอร์

 

ธุรกิจสมัยนี้อาจไม่ต้องมีสำนักงานใหญ่โต ธุรกิจหลายแห่งไม่มีพื้นที่จริงด้วยซ้ำ หากแต่มีพื้นที่บนโลกอินเทอร์เน็ตในการทำงานและเชื่อมต่อถึงกัน บริษัทไหนยังใช้พื้นที่มากในการทำงานอาจต้องเปลี่ยนความคิด และก้าวไปสู่สำนักงานไร้กระดาษที่เชื่อมต่อไร้สายผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ดังนั้นต่อไปทุกที่ก็จะเป็นที่ทำงานของทุกคน ความต้องการสำนักงานที่มานั่งร่วมกันอาจน้อยลงอย่างเห็นได้ชัด ในขณะเดียวกันธุรกรรมทางการเงินก็จะไร้เงินสดและไม่ต้องพกบัตร เพราะทุกอย่างสามารถดำเนินการได้ผ่านการส่งรหัส อุปกรณ์ระบุตัวตน (Smart devices) จะเข้ามาแทนที่

 

ยังมีอีกหลายสิ่งที่จะหดหายไป มัวแต่คิดแต่ไม่ลงมือทำ ก็ไร้ประโยชน์ ทำโดยไม่คิด ก็อาจหลงทิศผิดทางได้ ดังนั้นจงคิดให้รอบ และลงมือให้เร็วเถอะครับ