เปลี่ยนผู้จัดการเป็นผู้นำใน 9 นาที

แต่เป็นประเด็นเก่าที่เราคุยกันมานานแล้ว แต่ก็น่าแปลกที่เวลาดิฉันทำการฝึกอบรมหรือให้คำปรึกษาผู้บริหารในเรื่องพัฒนาภาวะผู้นำ ผู้บริหารส่วนมากเกินกว่าครึ่งจะสารภาพเสียงอ่อยๆว่ารู้ทั้งรู้ว่าการที่จะบริหารงานและบริหารคนให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีจะต้องสร้างสมดุลย์บทบาทของการจัดการและการนำให้มีประสิทธิภาพเหมาะสมกับสถานการณ์ แต่พออยู่หน้างานจริงๆปรากฏว่าภาระงานที่อยู่ตรงหน้าได้มาครอบงำสติจนลืมไปว่าควรจะต้องแบ่งบทบาทการจัดการและการนำอย่างไร มัวหมกมุ่นยุ่งเหยิงกับการ “จัดการ”งานตรงหน้าและงานประจำวันจนลืมคิดถึงการเป็นผู้นำไปเสีย

 จะว่าไปก็น่าเห็นใจนักบริหารทุกวันนี้ที่ต้องเผชิญศึกหนักรอบด้าน ทั้งสภาวะเศรษฐกิจการเมืองที่เอาแน่ไม่ได้ ทั้งคู่แข่งที่เก่งฉกาจฉกรรจ์เผลอแป๊บเป็นขโมยลูกค้าของเราไปอย่างรวดเร็ว ทั้งพนักงานของเราที่เป็นคนเก่งหรือแค่ทำงานใช้ได้ก็จะมีมือดีมาขโมยตัวไปอยู่ตลอดเวลา ฯลฯ ปัญหาประจำวันเหล่านี้ทำให้ผู้บริหารติดกับอยู่กับบทบาทผู้จัดการที่ใช้เวลาส่วนใหญ่กับการจัดระบบงาน แก้ปัญหาความขัดข้องในแต่ละวัน คอยคุมค่าใช้จ่ายต้นทุนและควบคุมการผลิตและกระบวนการทำงานให้ได้มาตรฐาน ซึ่งเป็นภารกิจประจำวันจนไม่มีเวลาหยุดคิดถึงอนาคตว่าทิศทางต่อไปขององค์กรจะเป็นไปแบบใด ระบบงานและกำลังคนที่มีอยู่พร้อมที่จะแบกรับภารกิจที่อาจเปลี่ยนไปในภายภาคหน้าหรือไม่ องค์กรต้องมีการปรับเปลี่ยนอะไร ต้องสร้างนวัตกรรมใหม่ออกสู่ตลาดเมื่อไรและอย่างไร วัฒนธรรมองค์กรที่เป็นอยู่ช่วยสร้างทีมงานที่มีค่านิยมในการทำงานที่เหมาะสมไหม ประเด็นต่างๆเหล่านี้ล้วนเป็นคำถามที่คนเป็นผู้นำพึงคิดใคร่ครวญหาคำตอบอยู่เป็นระยะๆ

 และในเมื่อผู้บริหารส่วนใหญ่มักติดกับบทบาทการเป็นผู้จัดการดังกล่าวแล้ว เราก็คงต้องหาหนทางแก้ไขกัน ซึ่งเจมส์ ร็อบบินส์ ผู้เชี่ยวชาญเรื่องการพัฒนาภาวะผู้นำและเป็นนักเขียนที่ประสบความสำเร็จมากๆด้วยได้นำเสนอหนทางเปลี่ยนผู้จัดการให้เป็นผู้นำในหนังสือขายดีของเขาชื่อ "9 นาทีของวันจันทร์-วิธีการที่เร็วและง่ายที่จะเปลี่ยนจากผู้จัดการเป็นผู้นำ" ดิฉันเองได้เคยฟังเจมส์บรรยายเรื่องนี้มาแล้วจากเวทีการสัมมนาในสหรัฐอเมริกา เผอิญช่วงนี้พบผู้บริหารที่มีปัญหาเรื่องการพัฒนาภาวะผู้นำค่อนข้างบ่อย จึงเกิดแรงบันดาลในให้นำข้อมูลเรื่องนี้มาพูดคุยกันในคอลัมน์นี้ เท่าที่สำรวจตามบล็อค (Bloc) ของคนที่อ่านหนังสือของร็อบบินส์ หลายคนชมว่าได้นำหลักปฏิบัติของเขาไปทำดูแล้วรู้สึกว่ามีสติที่จะบริหารตนเองในการพัฒนาความเป็นผู้นำได้ดีขึ้น

ร็อบบินส์นำเสนอว่าเมื่อผู้บริหารเริ่มงานของทุกสัปดาห์ในวันจันทร์ วันจันทร์จึงเป็นวันที่เหมาะสมที่จะกำหนดทิศทางรูปแบบการบริหารงานของเราตลอดทั้งสัปดาห์โดยใช้เวลาเพียง 9 นาทีคิดถึงคำถาม 9 คำถามนี้แล้วหาคำตอบให้ได้ภายในสัปดาห์นั้น

การหาคำตอบหมายถึงว่าท่านต้องลงมือทำบางสิ่งบางอย่างในเรื่องต่างๆ 9 เรื่องให้ครบ คำถามทั้ง 9 ข้อคือ

1. (จำได้ไหมว่า)เมื่อไหร่และกับใครที่ท่านได้แสดงความสนใจในตัวเขา(พนักงาน)อย่างจริงจัง? – คำถามนี้แสดงว่าผู้นำต้องใส่ใจในตัวเพื่อนร่วมงานและลูกน้องอย่างจริงใจ
2. สัปดาห์นี้พนักงานคนใดจะเป็นคนที่ท่านให้รางวัลหรือยกย่องชื่นชมให้เกียรติ? และจะให้รางวัลหรือยกย่องให้เกียรติด้วยวิธีใด? – คำถามนี้จะเปิดช่องทางให้ท่านแสดงความชื่นชมยกย่องให้ความสำคัญกับพนักงาน
3. สัปดาห์นี้พนักงานคนใดจะเป็นคนที่ท่านช่วยพัฒนาให้เขาเติบโตขึ้น? – คำถามนี้จะเตือนสติท่านว่าได้ทำหน้าที่พัฒนาพนักงานหรือไม่
4. สัปดาห์นี้พนักงานคนใดจะได้รับคำประเมินจากท่าน? – นี่คือการสร้างโอกาสให้ท่านได้พัฒนาทีมงานและสร้างสัมพันธ์กับเขา
5. ท่านจะเชื่อมโยงเป้าหมายในการทำงานกับการจ่ายค่าตอบแทนหรือรางวัลให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่งของทีมงานอย่างไร? – คำถามนี้จะเป็นปัจจัยช่วยในการกระตุ้นเตือนและจูงใจให้สมาชิกในทีมงานสนใจจดจ่อกับเป้าประสงค์ในการทำงาน
6. สัปดาห์นี้ท่านจะสามารถส่งเสริมหรือสร้างโอกาสให้พนักงานคนใดมีอิสระในการทำงาน (autonomy) เช่น การคิดและตัดสินใจด้วยตนเอง? – คำถามนี้จะเตือนใจให้ท่านรู้จักแบ่งปันมอบหมายอำนาจและเพิ่มพลังให้พนักงานมากขึ้น
7. สัปดาห์นี้มีอะไรเล็กๆน้อยๆที่ท่านสามารถทำได้เพื่อเป็นการเพิ่มและเสริมสร้างความเหนียวแน่นแข็งแกร่งของทีมงานบ้าง? – นี่ก็เป็นการกระตุ้นให้ท่านแสดงบทบาทในการสร้างทีมในฐานะผู้นำ
8. สัปดาห์นี้จะมีสถานที่สักแห่งหรือมีโอกาสที่ท่านจะสร้างความสนุกสนานให้เกิดขึ้นในการทำงานหรือในทีมงานได้ไหม? – ประเด็นนี้เพื่อสร้างความสนุกในงานและสร้างแรงจูงใจของทีม
9. สัปดาห์นี้ท่านจะแสดงตนเป็นแบบอย่างที่ดีในเรื่องอะไร? – อย่าลืมว่าคนเป็นผู้นำได้เพราะต้องเป็นแบบอย่างที่ดีให้พนักงาน

มีแค่ 9 คำถามนี่แหละค่ะที่คนซึ่งอยากพัฒนาภาวะผู้นำพึงจดจำไว้ถามตนเองทุกวันจันทร์ของสัปดาห์ตามตำราของร็อบบินส์ที่สามารถพลิกผันผู้จัดการให้กลายเป็นผู้นำได้ใน 9 นาที พยายามทำให้ได้ทุกสัปดาห์นะคะ แล้วจะเห็นผลว่าท่านมีทิศทางในการทำงานชัดเจนมากขึ้น เป็นการบริหารเชิงรุก ไม่ใช่ปล่อยให้สถานการณ์จู่โจมท่านจนเป็นฝ่ายตั้งรับทำงานแก้ปัญหาไปวันๆอย่างเดิม