ประชุมแบบไม่กลุ้มใจ

ประชุมยาวยืดเยื้อ

ประชุมกันเรื่อยไป ตัดสินใจได้เพียงว่า..เราน่าจะมาประชุมกันใหม่

ประชุมกันแบบอุ่นหนาฝาคั่ง เพราะหัวหน้าหว่านเชิญ พี่ถือว่าเกินดีกว่าขาด การประชุมจึงมีแต่ปริมาณ แต่ขาดคุณภาพ แบบที่ทราบๆกัน

วันนี้ ดิฉันขอพามาดูข้อแนะนำเรื่องการประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ จากการศึกษาของ Dr. Francesca Gino อาจารย์มหาวิทยาลัยชื่อดัง Harvard แห่งสหรัฐอเมริกา

อาจารย์ Francesca เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านพฤติกรรมองค์กร ได้วิจัยและศึกษาการประชุมน้อยใหญ่ ท่านให้คำแนะนำว่า กติกาพื้นฐาน 4 ข้อ พอเพียงที่จะเป็นตัวตั้งหลัก ให้การประชุมคุ้มค่า คุ้มเวลาขึ้น

1. จำกัดจำนวนคน

หัวหน้าทีมส่วนใหญ่ ที่ตัดสินใจไม่ได้ว่าใครควรเข้าประชุม ท่านมักแก้ความกลุ้มใจได้ง่าย

โดยใช้วิธี..เชิญทุกคน !

ผล คือ ง่ายท่าน แต่เป็นวิบากกรรมของผู้อื่น ที่ต้องไปนั่งดั่งพระอันดับ

ทั้งนี้ ผลของการเชิญคนเกิน 20 เมื่อใด นอกจากจะทำให้เสียทรัพยากรอันมีค่า คือ เวลาของคนที่ไม่มีส่วนโดยตรง หรือ โดยอ้อมสักเท่าไรในการประชุม

การหารือ ย่อมยากที่จะทั่วถึง

ยิ่งคนมากเท่าไร ยิ่งจะมีคนส่วนหนึ่งรู้สึกว่า นั่งเฉยๆได้ ไม่เดือดร้อน

ฝรั่งเรียกพฤติกรรมนี้ว่า Social Loafing หรือ การออมแรง และกินแรงกัน ยามทำงานร่วมกับผู้อื่น

อาจารย์ Francesca จึงแนะนำว่า การประชุมที่มีประสิทธิภาพดีที่สุด ควรหยุดจำนวนไว้ที่ 7 คน ซึ่งส่งผลให้ทั้งคล่องตัว ทั้งการหารือก็ทำได้เข้มข้น ทุกคนต่างรู้ว่า มีหน้าที่แสดงความคิดเห็น จึงต้องมีประเด็น ต้องทำการบ้าน

ส่งผลให้ได้น้ำได้เนื้อกว่าการมีคนมากมาย แต่ไม่ได้พูดสักคำ

ทั้งนี้ แม้อาจารย์ยอมรับว่า ไม่มีสูตรตายตัว ฟันธงว่าการประชุมควรมีคนเข้าเท่าไหร่เสมอไป

แต่ขอให้ตระหนักว่า ยิ่งคนมาก ยิ่งยากต่อการบริหาร ประธานยิ่งต้องเตรียมการ เตรียมวิธี ให้ต่างมีส่วนร่วมมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

2. ห้ามใช้อุปกรณ์มือถือและคอมพิวเตอร์

คนจำนวนมากที่ต้องนั่งประชุมยือเยื้อ ทั้งเบื่อ ทั้งงานยุ่ง ท่านจึงมุ่งปฏิบัติภารกิจแบบหลากหลายในเวลาเดียวกัน หรือที่เรียกว่า Multitasking

อันนำมาซึ่งคุณภาพงานที่ตกต่ำกว่าที่น่าจะเป็น

คนไม่น้อยคิดว่า Multitasking คือ ได้ทำหลายอย่าง ถือเป็นการประหยัดเวลา

ส่งข้อความไปด้วย ฟังไปด้วย คิดไปด้วย กล้วยๆค่ะ

แต่ผลการศึกษา ปรากฏว่า การทำอะไรหลายๆ อย่างในเวลาเดียวกันในที่ประชุม กลับทำให้งานแต่ละชิ้น เสร็จช้าลง และ มีความผิดพลาดมากขึ้นกว่าการทำทีละอย่าง ถึง 50%!

นอกจากนั้น การที่มีคนนั่งเสมือนฟังไป พร้อมใช้มือถือ หรือคอมพิวเตอร์ไป ทำให้บรรยากาศของการประชุมน่ากลุ้มใจขึ้นไม่น้อย

ทั้งนี้เพราะผู้ใช้อุปกรณ์ทั้งหลาย ล้วนทำให้มิตรสหายข้างกายในที่ประชุม เสียสมาธิ แถมทำร้ายจิตใจเพื่อนร่วมทีม ที่กำลังตั้งใจอธิบาย หรือ ตั้งใจทั้งฟัง ทั้งคิด...

ปิดเถอะ!

3. อย่าให้ยืดเยื้อ

หนึ่งสิ่งที่หัวหน้าทีมต้องเตรียมการ คือ เตรียมวาระให้ใช้เวลาไม่เกิน 1 ชั่วโมง

จากการวิจัยเรื่องการประชุม พบว่า เมื่อลดเวลาการประชุมให้อยู่ภายใน 1 ชั่วโมง คนจะหารือออกนอกเรื่องน้อยลง และตั้งใจประชุมมากขึ้น เพราะต่างตระหนักว่า เรามีเวลาไม่มาก

นอกจากนั้น ผลดีของการที่ผู้เข้าประชุมตระหนักว่า การประชุมจะไม่ใช้เวลาทั้งชีวิตของเขา เราจะได้ความร่วมมือมากขึ้น อาทิ เขาเบี้ยวประชุมน้อยลง แถมยอมกลั้นใจ ไม่ใช้ social media ระหว่างประชุม เป็นต้น

การประชุมอย่างกระชับ เริ่มตรงเวลา และเลิกตรงเวลา ถือว่าเป็นวิธีการสำคัญ ที่ทำให้ได้ศรัทธาที่หายากจากผู้เข้าประชุม

เพราะมืออาชีพต่างหน่ายกับการประชุมที่อุ้ยอ้าย ซ้ำร้ายรู้กันว่า ประชุมไม่เคยตรงเวลา ทั้งเริ่มช้า เลิกช้า น่าเบื่อ!

4. เตรียมทำการบ้านก่อนการประชุม

การประชุมจะมีประสิทธิภาพได้ ต่างต้องให้ความสำคัญ โดยเตรียมงาน ทำการบ้าน ศึกษารายละเอียดก่อนประชุม

วิธีพื้นฐานที่ต้องทำให้เป็นภาคบังคับ คือ ต้องแจ้งวัตถุประสงค์ และหัวข้อการประชุมกับผู้เข้าประชุมล่วงหน้า ทั้งน้องพี่น้าอา จะได้มาประชุมแบบสมองไม่กลวง

นอกจากนั้น เมื่อประชุมเสร็จ มติที่ประชุม สิ่งที่ตัดสินใจ และผู้ที่ต้องรับผิดชอบ ต้องถูกแจกจ่ายไปอย่างรวดเร็ว จะให้ดี อย่ามีเกิน 1-2 วัน

เพราะหากมาสรุปเตือน และตามงานกันในที่ประชุมครั้งถัดไป ว่าจำได้ไหม เราได้ตกลงกันคราวที่แล้วว่าเช่นนี้ๆ พี่ทำไปถึงไหนค้า

อย่าแปลกใจ หากพี่ตอบว่า ไว้คราวหน้าจะมารายงานผล เพราะผมลืมไป ว่าได้รับปากอะไรไว้บ้าง

นอกจากนั้น สิ่งที่พี่ประธานทำได้ คือ ทำตนเป็นต้นแบบ นอกจากทำการบ้านเจาะประเด็นมาเองแล้ว ก็ต้องตอกย้ำ ให้ความสำคัญกับพฤติกรรมนี้

 ในกรณีที่มีคนใดเข้าประชุมโดยไม่ทำการบ้านบ่อย พี่ประธานในที่ประชุม มีหน้าที่เรียกคุยส่วนตัว เพื่อสอบถามว่าเพราะเหตุใด ทำไมไม่ทำการบ้าน

การประชุมเป็นเรื่องของมืออาชีพ ที่ไม่ดำด้นสด กรุณางดเดา

ให้เขารู้ว่า พี่ดูอยู่ หนูอย่าทำอีกเลย

4 ตัวช่วยที่ทำให้การประชุม ไม่น่ากลุ้มใจ...นำไปใช้ได้เลยค่ะ