ปรับองค์กรด้วย Zero-based Mindset

มีคนเปรียบ Covid-19 ว่าเหมือนปุ่ม “Fast Forward” ทำให้องค์ธุรกิจเคลื่อนไปข้างหน้าเร็วขึ้น แผนระยะกลางและยาวสำหรับ 3-5 ปีข้างหน้า ถูกกดปุ่มให้เกิดขึ้นทันที ทั้งเรื่อง Digitize Sales/Marketing, Remote Selling, การ Transform ระบบ Logistics, การย้ายระบบและข้อมูลขึ้นบน Cloud, การนำเอา Collaboration Tools มาใช้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ทั้งต้องขับเคลื่อน Priorities ใหม่ที่อาจไม่อยู่ในแผนงานเดิมมาก่อน เช่น การปรับเปลี่ยน Sourcing Strategy ในฝั่ง Supply Chain เพื่อการบริการลูกค้าไม่หยุดชะงัก และรื้อระบบความปลอดภัยในการรับส่งข้อมูลให้รองรับการทำงานแบบ Remote Work มากขึ้น

เหนือสิ่งอื่นใดสิ่งที่องค์กรส่วนใหญ่ต้องทำตอนนี้ก็คือ การลดการลงทุนและค่าใช้จ่าย รายงานผลประกอบการครึ่งปีของบริษัทในตลาดหลักทรัพย์ในกลุ่ม Top 20 เกือบทุกบริษัทรายงานการลดค่าใช้จ่ายทั้ง CAPEX (ค่าใช้จ่ายในการซื้อสินทรัพย์) และ OPEX (ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน) ลงโดยเฉลี่ย 10-20% ควบคู่กับการรื้อแผนงบประมาณใหม่ หลายบริษัทนำแนวทางการจัดทำงบประมาณแบบ Zero-Based Budgeting มาใช้ซึ่งต่างจากวิธีแบบเดิมที่มักจะใช้งบประมาณของปีที่ผ่านมาเป็น Base line และปรับ % การใช้จ่ายงบประมาณเพิ่มขึ้นหรือลดลงตามความเหมาะสม 

การทำแผนธุรกิจและตั้งงบประมาณแบบไม่ยึดตัวเลขในอดีต ไม่ใช้ Base line เดิมเป็นบรรทัดฐาน กำลังเป็นแนวทางที่ผู้บริหารองค์กรจำเป็นต้องเลือกเดิน แม้รู้ดีว่าเป็นกระบวนการที่ทำให้เกิด “Pain” อย่างมากสำหรับคนทำงาน  ผู้บริหารทุกระดับต้องทำงานหนักขึ้นหลายเท่าในการทำข้อมูลแยกแยะรายละเอียดและเหตุผลของการใช้จ่ายเงินงบประมาณทุกรายการ

การตัดสินใจที่จะนำพาองค์กรเดินหน้าต่อด้วยการปรับแผนการบริหารจัดการทรัพยากรให้เป็นรูปแบบ Zero-based Budgeting มักเป็นช่วงเวลาที่เกิดภาวะวิกฤติหรืออยู่ในสถานการณ์ที่อนาคตของธุรกิจเต็มไปด้วยความเสี่ยงและความไม่แน่นอน ข้อมูลจาก Gartner ระบุว่า 300 บริษัทใหญ่ในโลกนำแนวทางนี้มาใช้ตั้งแต่ปี 2018 และเริ่มขยายวงไปแทบทุกอุตสาหกรรม ยักษ์ใหญ่อย่าง GM, Philip Morris, Unilever, Walgreens, Tesco, Kraft Heinz ล้วนใช้แนวทางนี้เพื่อทำให้วางแผนใช้ทรัพยากรอย่างรัดกุม มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับกลยุทธ์หลักขององค์กร

แต่ภายใต้ข้อดีของการจัดสรรทรัพยากรทางการเงินอย่างมีประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่ายที่ซ้ำซ้อนหรือสูญเปล่า ก็มีข้อเสียบางกิจกรรมที่มีความสำคัญต่อการพัฒนาองค์กรในอนาคตเช่นงานวิจัยและพัฒนานวัตกรรมอาจถูกมองข้าม ส่งผลให้องค์กรติดหล่มการพัฒนา Pipeline ธุรกิจใหม่ๆหรือสร้างโอกาสใหม่ๆอย่างที่ควรเป็น

ในยุคปัจจุบันที่องค์กรธุรกิจอยู่ภายใต้การเปลี่ยนแปลงที่คาดเดาได้ยาก การวางแผนการทำงานแบบไม่ยึดบรรทัดฐานเดิมเป็นตัวตั้ง อาจต้องมองกว้างไปกว่าแค่เรื่องของการบริหารจัดการงบประมาณ ผู้บริหารบริษัทที่ปรึกษา Accenture พูดถึงแนวคิด Zero-based Mindset ในหนังสือชื่อ The Big Zero ไว้อย่างน่าสนใจว่า 

การนำพาองค์กรให้รอดวิกฤติในยุค “Massive Disruption” จำเป็นต้องมองทุกสิ่งทุกอย่างด้วยด้วยมุมมองใหม่ อีกนัยหนึ่งก็คือ ต้องละวางสิ่งที่เป็น “อดีต” กลยุทธ์เดิม ๆที่เคยทำให้ประสบความสำเร็จหรือกระทั่งโมเดล/ระบบงานที่เคยถูกพิสูจน์ให้เห็นมาแล้วว่ามีประสิทธิภาพ การใช้บรรทัดฐานเดิมมากำหนดอนาคต จะทำให้องค์กรปรับตัวไปข้างหน้าได้ยาก 

แนวคิดของการมองธุรกิจผ่านเลนส์ใหม่แบบ Zero-based ควรมองให้ครบทั้ง 4 มุมนั่นคือ 1) Zero-based Organization การออกแบบโครงสร้างองค์กรและโมเดลธุรกิจใหม่ ให้ความสำคัญกับอนาคตมากกว่าใช้โครงสร้างเดิมเป็นตัวตั้ง ผู้บริหารสูงสุดต้องตั้งคำถามและหาคำตอบที่ชัดเจนให้ได้ว่า โมเดลธุรกิจในอนาคตขององค์กรจะเป็นอย่างไร เพื่อปรับโครงสร้างและโยกย้ายกลุ่มพนักงาน “Talent” ไปอยู่ในจุดที่สามารถขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงได้ รวมถึงปรับระบบการบริหารจัดการให้สอดรับกับกลยุทธ์และโมเดลธุรกิจใหม่

2) Zero-based Commercial ทบทวนกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับ Commercial ทั้งหมด ตั้งแต่ Customer Portfolio, Product Mix, ช่องทางการขาย การให้บริการ, สัดส่วนรายได้และกำไรของลูกค้าแต่ละกลุ่ม กรอบความคิดแบบ Zero-based จะทำให้ตัดสินใจง่ายขึ้นว่าในอนาคตธุรกิจกลุ่มไหนที่ควรทำ (และไม่ควรทำต่อ)

3) Zero-based Supply Chain สำหรับองค์กรใหญ่ การปรับ Supply Chain Strategy มักนำไปสู่ความซับซ้อนหลายเรื่องทั้งงบประมาณ การบริหารคู่ค้าและลูกค้า รวมถึงผลกระทบกับพนักงาน แต่การมองผ่าน Zero-based approach คือการออกแบบห่วงโซ่ทั้งหมดของระบบ Supply Chain เพื่อรองรับโมเดลธุรกิจและโครงสร้างในอนาคตมากกว่าการยึดติดกับโครงสร้างในอดีต

4) Zero-based Spending เมื่อองค์กรสามารถก้าวออกจากอดีตได้ในเรื่องหลัก ๆได้แล้ว ทั้งเรื่องของ Structure, Commercial, และ Supply Chain การวางแผนเชิงกลยุทธ์เรื่องการจัดการงบประมาณและต้นทุนก็จะสามารถเดินไปด้วยกันได้อย่าคล้องจองและลงตัวที่สุด

ท่ามกลางพายุของความเปลี่ยนแปลงและอนาคตที่กำลังไล่ล่า การ Transform องค์กร อาจหมายถึงการมองทุกส่วนภายในองค์กรด้วยมุมมองใหม่ การขับเคลื่อน Zero-based Mindset จะทำให้เกิดพฤติกรรมองค์กรที่เชื่อมโยงกับอนาคตได้ดีกว่าแบบเดิมที่เน้นแค่การพัฒนาและปรับปรุงจากสิ่งเดิมที่เคยทำกันมา