บริหาร ‘Remote Workers’ ตัวไกล-ใจใกล้-งานได้
ในสถานการณ์โควิด-19 ที่หลายองค์กรภาคธุรกิจต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน โดยเฉพาะการทำงานที่บ้าน (Work From Home) แต่ผู้บริหารและหัวหน้างาน จะทำอย่างไรให้การบริหารพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงานให้มีกำลังใจในการสร้างผลงานที่ดีเช่นการทำงานแบบเดิม
หลายท่านคงยังทำงานอยู่ที่บ้าน หรือ WFH (Work from Home) บางท่านรู้สึกชอบที่ไม่ต้องรีบตื่นฝ่ารถติดไปทำงาน แต่มีบางคนบ่นว่าเหงา เบื่อต้องทำงานคนเดียว หรือบางคนอยู่บ้านแต่ไม่ทำงานเท่าไรเอาเวลาไปติดตามข่าวโควิด-19 ดูหนัง เล่นไลน์ ถ่ายคลิปอัพในติ๊กต๊อก...ซะอย่างนั้น
เมื่อเร็วๆ นี้ ผลการสำรวจพฤติกรรมพนักงานในหลายประเทศ (เช่น สหรัฐ อังกฤษ เยอรมนี ฝรั่งเศส สเปน อิตาลี จีน อินเดีย ญี่ปุ่น เกาหลีใต้ อินโดนีเซีย ฟิลิปปินส์ บราซิล และแอฟริกาใต้) โดยแม็คคินซีย์ บริษัทที่ปรึกษาชั้นนำระดับโลกระบุว่า ในช่วงที่หลายประเทศรณรงค์ให้ทำงานที่บ้าน แต่พนักงานในประเทศดังกล่าวล้วนใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการเสพข่าวมากเป็นลำดับแรก รองลงมาคือดูหนังและเล่นเกมออนไลน์ มีคนในประเทศจีนและอินเดียเท่านั้นที่ใช้เวลาทำงานมากกว่าประเทศอื่น (เสียดายที่การสำรวจครั้งนี้ไม่รวมประเทศไทย)
ทั้งนี้ผู้เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารองค์กรหลายท่านเชื่อว่าหลังจากโรคระบาดนี้ซาลง แต่หลายๆ องค์กรจะยังคงมีนโยบายให้พนักงานบางส่วนทำงานที่บ้าน ดังนั้นผู้บริหาร หัวหน้างาน และพนักงานจึงควรเรียนรู้หลักการบริหารพนักงานที่ WFH หรือที่ทำงานนอกสำนักงานให้มีกำลังใจในการสร้างผลงานที่ดี (ขอเรียกพนักงานที่ไม่ได้ทำงานในสำนักงาน รวมกันโดยใช้อักษรย่อว่า RW (Remote Workers หรือพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงานนะคะ)
การบริหารให้พนักงานมีแรงจูงใจและสร้างผลงานในช่วง WFH มีผลกระทบทางลบอย่างไรต่อคนทำงาน? จากการสำรวจความเห็นของ พนง.ที่ไม่ได้ทำงานอยู่ใน สำนักงานของสถาบันต่างๆ
สรุปว่ามีประเด็นสำคัญที่ผู้บริหารพึงทราบและหาทางแก้ไขปัญหาตามลำดับดังนี้คือ การทำงานที่บ้านทำให้ไม่รู้ว่าเมื่อไรเป็นเวลางาน เมื่อไรเป็นเวลาของตนเอง และของครอบครัว (เพราะทุกคนถูกตามงานได้ตลอดเวลาที่ทำงานอยู่บ้าน) ทั้งยังรู้สึกโดดเดี่ยวเหงาหงอย มีปัญหาเรื่องการติดต่อประสานงานขอความร่วมมือสนับสนุนจากคนอื่น รู้สึกว่าไม่มีสมาธิในการทำงาน มีปัญหาเรื่องความแตกต่างของเวลา (กรณีต้องติดต่อกับต่างประเทศ) ขาดแรงจูงใจในการทำงาน และมีปัญหาเรื่องสัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่เสถียรและไม่มีคอมพิวเตอร์เป็นของตัวเอง
สร้างค่านิยม วินัย แรงจูงใจและผลงานของ RW ผู้บริหารควรเรียกประชุมพนักงานให้มาพบกันแบบเห็นหน้าเห็นตากันก่อนการไปทำงานที่บ้าน โดยเน้นย้ำว่าค่านิยมในการทำงานขององค์กรที่ต้องการให้ทุกคนจำใส่ใจและถ่ายทอดลงในพฤติกรรมการทำงาน เช่น เน้นคุณภาพ ความโปร่งใส ความสร้างสรรค์ การอนุรักษ์พลังงานและสิ่งแวดล้อม เป็นต้น โดยเฉพาะพนักงานที่เพิ่งเข้ามาใหม่ยิ่งมีความจำเป็นที่ต้องให้ความใส่ใจ ปฐมนิเทศปลูกฝังค่านิยมองค์กรให้ถูกต้อง เพราะอาจเดินเป๋ออกนอกเส้นทางได้ง่าย
ระบุเป้าหมายของการทำงาน ระบบการสื่อสารและการติดตามงานที่ชัดเจน หัวหน้างานมีความรับผิดชอบที่จะต้องสื่อสารทำความเข้าใจกับพนักงานในทีมถึงเป้าหมาย ผลลัพธ์การทำงานของทีม ความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีมให้ชัดเจนด้วยลายลักษณ์อักษรและด้วยวาจา ให้มั่นใจว่าทุกคนรับรู้และเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเอง จากนั้นทำความตกลงร่วมกันว่าจะมีตารางการประชุมกลุ่มทางออนไลน์เพื่อติดตามผลงาน ขอคำปรึกษา ขอความช่วยเหลือสนับสนุนกันทุกวันและเวลาใด จะพูดคุยกันเป็นประจำทุกวัน จะตอนเช้าหรือเย็น ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน แต่อย่างน้อยวันละหนจะเป็นเรื่องดี
สำหรับระยะเวลาที่ใช้ประชุมก็ไม่ควรนานเกิน 1 ชั่วโมง ประมาณสัก 30 นาทีก็พอเพียง ถือเป็น Morning brief หรือ Evening brief ที่ฝึกให้ทีมงานรวมทั้งหัวหน้ารู้จักการประชุมที่กระชับ เข้าเรื่อง ไม่เยิ่นเย้อ และถ้ามีงานด่วนหรือโครงการใหญ่ที่ต้องทำก็อาจพิจารณาเพิ่มความถี่การประชุมตามความเหมาะสม อย่าห่างเกินไปจนตามงานไม่ติด หรือถี่ไป
จัดเตรียมอุปกรณ์การทำงานและระบบสนับสนุน เนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีบ้านและมีฐานะทางการเงินไม่เหมือนกัน องค์กรจำเป็นต้องจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ให้พร้อม รวมทั้งการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตที่มีความเสถียร มีระบบหรือ จนท.หน่วยสนับสนุนเมื่อพนักงานมีปัญหาในการใช้โปรแกรมต่างๆ
สื่อสารและบริหารพนักงานแต่ละคนในแบบเฉพาะตัวบุคคล (Personalize communication and management approach) นอกเหนือจากการนัดประชุม หัวหน้างานควรจัดสรรเวลางานในแต่ละสัปดาห์ที่จะพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และให้คำปรึกษาลูกทีมแต่ละคนเป็นการเฉพาะ เป็นระยะๆ ตามลักษณะนิสัยของแต่ละคน เพื่อให้การสื่อสารและความสัมพันธ์ไม่ขาดตอน และสร้างความไว้วางใจ โดยเฉพาะพนักงานใหม่ หัวหน้างานควรใส่ใจสื่อสารพูดคุยด้วยเป็นประจำ
ให้คำแนะนำในการเตรียมตัวเมื่อต้องทำงานที่บ้านและนอกสำนักงาน คนที่ไม่เคยทำงานที่บ้านมาก่อนอาจรู้สึกแปลกและสับสน จัดแบ่งเวลาไม่เป็น หรือถูกลูกกวนจนไม่เป็นอันทำงาน ฯลฯ หัวหน้างานร่วมกับแผนก HR ควรจัดประชุมย่อยให้คำแนะนำการบริหารเวลา การจัดสถานที่ทำงานในบ้านที่มีพื้นที่จำกัด การบริหารลูกๆ ที่บ้าน ซึ่งพ่อแม่ก็ต้องสื่อสารและฝึกลูกๆ ให้มีวินัยและควรจัดตารางกิจกรรมประจำวันให้ลูกทำ มีการทบทวนบทเรียน ช่วยทำงานบ้าน เป็นต้น
จัดให้ทีมพบกันแบบเห็นหน้าเห็นตากันเป็นระยะๆ ในทุกตำราและบทความที่ดิฉันได้ศึกษามาเรื่องการบริหาร RW ผู้เชี่ยวชาญระบุไว้เสมอว่าถึงทีมงานจะติดต่อกันได้ผ่านเทคโนโลยีทันสมัย แต่ก็ยังจำเป็นที่จะต้องพบปะหน้าค่าตากันเป็นระยะๆ ไม่มีอะไรมาทดแทนการสื่อสารแบบตัวต่อตัวค่ะ เพราะมนุษย์เป็นสัตว์สังคม ไม่ใช่หุ่นยนต์
ขอให้การทำงานแบบ WFH และการทำงานนอกสำนักงานของพนักงาน RW ที่จะกลายเป็น New Normal ที่ประสบความสำเร็จค่ะ
