‘วีเอ็มแวร์’ เปิดกฎเหล็ก สร้าง 'ดิจิทัล เวิร์คสเปซ'

การทำงานแบบรีโมทไม่ใช่เรื่องใหม่และเกิดขึ้นมาหลายปีแล้ว แต่สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ทำให้การทำงานลักษณะนี้กลายเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญของความอยู่รอดขององค์กร

เอกภาวิน สุขอนันต์ ผู้จัดการประจำวีเอ็มแวร์ ประเทศไทย กล่าวว่า เมื่อธุรกิจยังต้องดำเนินต่อไปภายใต้สถานการณ์ทั่วโลกที่เปลี่ยนแปลง การจะทำให้องค์กรสามารถเดินหน้าไปได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่สะดุด จำเป็นต้องอาศัยดิจิทัลเวิร์คสเปซที่ปลอดภัย รองรับการทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา บนทุกอุปกรณ์

“ช่วงเวลาหัวเลี้ยวหัวต่อที่สำคัญนี้ องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องให้ความสำคัญต่อประสบการณ์การทำงานดิจิทัลของพนักงาน เนื่องจากมีผลกระทบโดยตรงต่อการทำกำไรของธุรกิจ” 

การศึกษาของฟอร์บส์พบว่า เมื่อบริษัทให้พนักงานเข้าถึงแอพพลิเคชั่นที่จำเป็นขององค์กรได้ทุกที่ ทุกเวลา จะสามารถประหยัดเวลาทำงานได้ถึง 17% ขณะเดียวกันทำให้พวกเขามีเวลาสำหรับพัฒนาทักษะที่จำเป็นต่อการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรมากขึ้น

เน้นพัฒนาประสบการณ์

แม้ว่าดิจิทัลเวิร์คสเปซจะถูกหยิบยกมาพูดกันอย่างกว้างขวาง แต่หัวหน้าฝ่ายไอทียังคงพบว่า เป็นเรื่องท้าทายในการวางแผนเพื่อเปลี่ยนแปลงไปสู่การปฏิบัติงานแบบดิจิทัลเวิร์คสเปซที่แท้จริงอย่างราบรื่นและปลอดภัย

นอกจากนี้ ทักษะ เครื่องมือ และกระบวนการต่างๆ ที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบันมีรากฐานมาจากเทคโนโลยีพีซีสมัยเมื่อ 20 ปีก่อน ฉะนั้นจำเป็นต้องมีวิธีการใหม่ๆ เพื่อให้มั่นใจว่ากลยุทธ์การทำงานแบบดิจิทัลเวิร์คสเปซจะประสบความสำเร็จ

วีเอ็มแวร์ขอแนะนำ กฎเหล็กสำหรับองค์กรและฝ่ายไอทีที่ต้องตระหนัก หากต้องการสร้างดิจิทัลเวิร์คสเปซให้ประสบความสำเร็จ ประการแรก “ประสบการณ์พนักงานต้องมาก่อน” แม้การนำประสบการณ์พนักงานมาใช้เป็นข้อกำหนดแรกสำหรับการสร้างดิจิทัลเวิร์สเปซนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย ทว่าการสร้างวัฒนธรรมและประสบการณ์ดิจิทัลของพนักงานที่แข็งแกร่งนั้น มีความสำคัญต่อการตอบสนองความต้องการของธุรกิจเช่นเดียวกับความสามารถในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลองค์กรในเวลาที่พนักงานส่วนใหญ่ทำงานนอกสถานที่ หรือทำงานจากที่บ้าน

ฝ่ายไอทีต้องทำหน้าที่ออกแบบเวิร์คสเปซเพื่อส่งต่อประสบการณ์ทำงานที่เหมาะสมกับพนักงาน โดยต้องคำนึงถึงความสามารถในการรองรับอุปกรณ์ทุกรูปแบบ สถานที่ทำงาน และลักษณะการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดทั้งวัน ทั้งต้องมีความยืดหยุ่น สอดคล้องกับความต้องการของพนักงานในแต่ละแผนก

ทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา

ที่สำคัญ แอพพลิเคชั่นต้องพร้อมสำหรับการทำงานทุกที่ ทุกเวลา องค์กรจะไม่สามารถสร้างประสบการณ์ดิจิทัลที่ดีได้ หากยังไม่สามารถให้พนักงานเข้าถึงแอพพลิเคชั่นที่จำเป็นได้ทั้งหมด

ผลการศึกษาโดยฟอร์บส์ที่สำรวจความคิดเห็นผู้บริหารและพนักงานระดับแนวหน้าทั่วโลกกว่า 2 พันคน ระบุว่า บริษัทที่ผู้บริหารระดับซีไอโอออกแบบแอพพลิเคชั่นให้พนักงานเข้าถึงได้ง่ายนั้น จะมีรายได้เพิ่มขึ้นถึง 18% จากการใช้แอพพลิเคชั่น

กล่าวคือ หากต้องการสร้างดิจิทัลเวิร์คสเปซให้ประสบความสำเร็จ ก็ต้องรวมทุกความต้องการของพนักงาน และความสามารถในการเข้าถึงทุกแอพพลิเคชั่นจากทุกอุปกรณ์ ทุกที่ และทุกเวลา 

อีกกฏที่สำคัญคือ สามารถรองรับได้กับทุกอุปกรณ์ที่พนักงานนำมาใช้งานร่วมด้วย ปัจจุบันก้าวสู่ยุคการบริหารจัดการโมเดิร์นดีไวซ์ที่ช่วยให้ฝ่ายไอทีสามารถจัดการกับระบบคลาวด์ตามความต้องการได้ทุกที่และทุกอุปกรณ์ องค์กรสามารถประหยัดได้ทั้งเวลาและลดค่าใช้จ่ายลงได้

เอกภาวินเผยว่า ที่ขาดไม่ได้คือ การสร้างประสบการณ์ในการใช้งานที่ดีให้กับพนักงาน พร้อมกับมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเชิงลึกในแบบเรียลไทม์ การที่สามารถเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกได้อย่างเรียลไทม์ ทำให้สามารถระบุแนวโน้ม ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นของพนักงานขณะที่ทำงาน และปัญหาเรื่องความปลอดภัย รวมถึงให้คำแนะนำเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

นอกจากนี้ ทีมไอทียังต้องมีความมั่นใจว่าแพลตฟอร์มการจัดการอุปกรณ์ของพวกเขาสามารถเข้าถึง และจัดการดิจิทัลเวิร์คสเปซได้อย่างสมบูรณ์แบบ เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ(data-driven decisions) โดยอาศัยข้อมูลในสภาพแวดล้อมแบบดิจิทัล

มุ่งระบบอัตโนมัติในทุกมิติ

แม้ทีมไอทีจะสามารถเข้าถึง และควบคุมสภาพแวดล้อมของดิจิทัลเวิร์คสเปซได้ดี แต่ด้วยพัฒนาการของดีไวซ์ แอพ และภัยคุกคามที่มีความสามารถมากขึ้น ทำให้ดิจิทัลเวิร์คสเปซมีความซับซ้อนมากขึ้นเช่นกัน 

ดังนั้นเพื่อจัดการกับความซับซ้อนของดิจิทัลเวิร์คสเปซที่มีขนาดใหญ่ ระบบอัตโนมัติจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเริ่มทำงาน การใช้แอพพลิเคชั่น การให้บริการแพตช์และการอัปเดต รวมถึงขั้นตอนการแก้ไขอัตโนมัติให้เป็นไปตามกฎและนโยบายบริษัท 

ฝ่ายไอทีจำเป็นต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยเชิงรุกแทนที่จะตอบโต้ตอบภัยคุกคามที่เป็นอันตรายหลังจากเกิดเหตุแล้ว กล่าวโดยสรุประบบอัตโนมัติยังทำให้มีต้นทุนในการดำเนินงานต่ำ และช่วยขจัดความไม่สอดคล้องกันระหว่างอุปกรณ์ด้วย

วีเอ็มแวร์ชี้ว่า ขณะที่เรากำลังอยู่ในโลกการทำงานแบบรีโมทที่กลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ องค์กรต้องใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีให้ได้มากที่สุดเพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปอย่างต่อเนื่อง นั่นหมายถึงการสร้างรากฐานดิจิทัลที่ช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบ และส่งมอบประสบการณ์ดิจิทัลให้แก่พนักงาน และลูกค้าได้อย่างดีเยี่ยม

“การใช้งานและการดูแลดิจิทัลเวิร์คสเปซที่เน้นพนักงานเป็นสำคัญ เป็นปัจจัยที่ทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หัวหน้าฝ่ายไอทีต้องทำหน้าที่ในการบริหารจัดการสภาพแวดล้อมดิจิทัลให้มีประสิทธิภาพ ใช้งานง่าย ไร้รอยต่อ และปลอดภัย” 

กฎเหล็กของการสร้างดิจิทัลเวิร์คสเปซที่ได้นำเสนอไปข้างต้นจะช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่า พนักงานจะสามารถนำแอrใหม่มาใช้ และปฏิบัติตามนโยบายไอทีที่ระบุไว้ได้อย่างเหมาะสม ที่สำคัญยังช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จท่ามกลางสภาพแวดล้อมธุรกิจดิจิทัลที่มีการแข่งขันสูงด้วย