ก้าวเป็นองค์กรผู้ชนะ ถ้าเรียนรู้ ‘PMO’ ได้เร็ว

ก้าวเป็นองค์กรผู้ชนะ ถ้าเรียนรู้ ‘PMO’  ได้เร็ว
21 ตุลาคม 2562
188

เพื่อทำให้เกิดความสามารถในการแข่งขันและอยู่รอดได้ในโลกยุคดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงเร็ว องค์กรจึงได้จัดตั้งโครงการใหม่ ๆจำนวนมาก การทำงานเชิงโครงการ (Project Based) เป็นสิ่งสำคัญต่อการพัฒนาองค์กร

 ทว่าคงเหมือนกับภาษิตที่ว่า “มากคนก็มากความ” แต่ละโปรเจ็คถูกขับเคลื่อนไปแบบต่างคนก็ต่างทำ หลายปีที่ผ่านมา PMO หรือ Program Management Office กลายเป็นยาสามัญประจำบ้านขององค์กรตั้งแต่ขนาดกลางไปจนถึงขนาดใหญ่ โดยหวังว่าจะสามารถบริหารจัดการโครงการต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น


“ฉันทชา สุวรรณจิตร์” ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ (COO) บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด อธิบายว่า แนวคิดการจัดตั้ง PMO เพื่อบริหารจัดการโครงการในองค์กรนั้นมีมานานแล้ว โดยโมเดลที่ถูกนำมาใช้งานอย่างแพร่หลายและปฏิบัติได้จริงในองค์กรชั้นนำ มีอยู่ 3 โมเดล นั่นคือ


โมเดลแรก Enterprise PMO (Strategic) คือหน่วยงานกลางขององค์กรที่มีบทบาทหน้าที่หลักในการกำหนด และวางแผนเชิงกลยุทธ์ซึ่งรวมถึงการมีส่วนร่วมในการเลือกและจัดลำดับความสำคัญในการดำเนินการโครงการต่างๆ ขององค์กร โดยหน่วยงานกลางนี้มีส่วนสำคัญในการบริหารจัดการในภาพรวมเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการของโครงการต่างๆ ในองค์กรมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ วิสัยทัศน์ พันธกิจและแผนธุรกิจเชิงกลยุทธ์ชององค์กร รวมถึงการกำกับดูแลให้การดำเนินงานโครงการต่างๆ นั้นดำเนินการภายใต้มาตรฐานเดียวกัน


โมเดลที่สอง Division PMO (Tactic) คือหน่วยงาน หรือ ทีมงานที่มีบทบาทในการบริหารและกำกับดูแลการดำเนินการโครงการต่าง ๆ ภายใต้สายงานที่รับผิดชอบ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าโครงการภายใต้สายงานนั้นๆ มีการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าประสงค์ของสายงาน โมเดลนี้จะทำให้เกิดการบูรณาการระหว่างหน่วยงานภายใต้สายงานในการดำเนินโครงการ และยังก่อให้เกิดการแบ่งปันความรู้ภายในสายงาน


โมเดลที่สาม Project PMO (Operational) คือทีมงานที่ได้รับมอบหมายให้บริหารจัดการภารกิจหรือโครงการสำคัญที่มีขนาดใหญ่และซับซ้อนที่มีความเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงานขององค์กร โมเดลนี้เป็นโมเดลที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย เพราะถูกนำมาใช้ในการดำเนินโครงการที่คนในองค์กรต่างคุ้นชิน เช่น โครงการด้าน IT อย่าง โครงการพัฒนาระบบ ERP เป็นต้น ทว่าในการจัดตั้ง PMO ทั้ง 3 โมเดลให้เกิดขึ้นได้จริงภายในองค์กรกลับกลายเป็นเรื่องท้าทายและไม่ใช่เรื่องง่าย


"เราพบว่ามากกว่า 60% ขององค์กรที่มีความพยายามนำ PMO ทั้ง 3 โมเดลมาบูรณาการประยุกต์ใช้ต่างพบกับความล้มเหลวในการจัดตั้ง หรือ ใช้งาน PMO โดยสาเหตุหลักของความล้มเหลวดังกล่าวมาจากการขาดความเข้าใจในบริบทของบทบาทหน้าที่ และ ขอบเขตความรับผิดชอบ รวมถึงการขาดความเข้าใจในความสัมพันธ์ของแต่ละโมเดล"


ทั้งนี้รูปแบบความล้มเหลวของ PMO ในองค์กร ที่มักพบเจอมีอยู่ 3 ข้อ ได้แก่ 1. PMO ไม่ได้ให้ความสำคัญในการโฟกัสภาพรวม/การเชื่อมโยงภายในองค์กร แต่มุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบการดำเนินงานโครงการต่างๆ ให้เป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนดเพียงอย่างเดียวทำให้การดำเนินการโครงการต่างๆ ภายในองค์กรเป็นไปอย่างไร้ทิศทาง 2. PMO ถูกมองเป็นเสือกระดาษ เพราะได้รับมอบหมายงาน แต่ไม่ได้รับมอบหมายอำนาจที่แท้จริง และ 3. PMO ไม่มีศักยภาพเพียงพอในการขับเคลื่อนองค์กรดังคาดหวังเพราะไม่สามารถคัดสรรบุคคลากรที่เหมาะสมมาร่วมทีม PMO


การจะทำให้ PMO เป็นหน่วยงาน/ทีมงานที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรอย่างแท้จริง ผู้นำหรือผู้บริหารจำเป็นต้องเข้าใจใน 3 คุณค่าหลัก (core value) ของ PMO มีดังนี้ 1. PMO ที่ดีต้องช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงและมองเห็นข้อมูลในระดับภาพรวมโครงการทั้งหมดได้เพื่อการตัดสินใจได้อย่างแม่นยำมากขึ้น 2. PMOที่ดีจะเป็นตัวประสานให้เกิดความเชื่อมโยงของหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อการขับเคลื่อนโครงการหลักให้สัมฤทธิ์ผลอย่างรวดเร็ว และดำเนินการไปด้วยกันได้อย่างราบรื่นบนวัตถุประสงค์และเป้าหมายเดียวกัน เพราะภาพที่ชัดเจนทำให้ทุกคนไม่หลงทาง

และ 3. PMO ที่ดีจะทำให้เห็นถึงความเชื่อมโยงของการใช้ทรัพยากรของโครงการต่าง ๆ ภายในองค์กร ทำให้สามารถลดปริมาณโครงการที่ซ้ำซ้อน อีกทั้งยังช่วยให้องค์กรใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลยิ่งขึ้น


"แม้ว่า PMO ไม่ใช่หน่วยงานที่สร้างรายได้โดยตรงให้แก่องค์กรเฉกเช่น หน่วยงานขาย หรือ ไม่ใช่หน่วยงานที่เป็นกลไกในการสร้างผลิตภัณฑ์ เช่น หน่วยงานผลิต แต่ PMO เป็นจิ๊กซอว์ที่สำคัญอีกตัวหนึ่งในการบริหารจัดการ หากผู้บริหารมีความเข้าใจในการทำงานของ PMO และสามารถเรียกใช้ PMO อย่างถูกที่ ถูกเวลา PMO จะเป็นตัวช่วยในการคว้าชัยชนะในสมรภูมิการแข่งขันได้ในที่สุด"


“พชร อารยะการกุล” ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บลูบิค กรุ๊ป กล่าวว่า นับวันทุกองค์กรต่างต้องเผชิญกับการแข่งขันทางธุรกิจที่เข้มข้นและรุนแรงขึ้น โดยหลายองค์กรมองว่าการขับเคลื่อนอย่างรวดเร็วเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงจะสร้างความได้เปรียบในเชิงการแข่งขันให้องค์กร รวมถึงได้ผุดโครงการที่หลากหลายเพื่อหวังสร้างนวัตกรรมก้าวสู่อุตสาหกรรม 4.0


อย่างไรก็ดี ไม่ว่าจะเป็นการขับเคลื่อนด้วยความเร็ว ก็ไม่ได้พิสูจน์ว่าองค์กรจะประสบความสำเร็จเหนือคู่แข่งขันได้ และหากใช้ความเร็วสวนทางกับภาพรวมกลยุทธ์องค์กร ผลลัพธ์ที่ตามมาแม้ว่ารายได้จะเพิ่มขึ้นจากความเร็ว อาจถูกกลบด้วยต้นทุนการดำเนินการที่เพิ่มขึ้นเป็นทวีคูณ


การสร้างโครงการจำนวนมากก็เช่นกันที่ไม่ได้หมายถึงความสำเร็จ ทำให้องค์กรชั้นนำทั้งในประเทศและต่างประเทศต่างมุ่งมองหาตัวช่วยในการบริหารจัดการและกำกับดูแลโครงการต่าง ๆ ในองค์กรให้สามารถดำเนินการร่วมกันเป็นไปตามวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์และเป้าหมายที่องค์กรกำหนดอย่างมีผลสัมฤทธิ์ โดยหนึ่งในกุญแจที่่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรสู่เป้าหมาย ก็คือ การบริหารจัดการโดยนำหน่วยงานกลางขององค์กร หรือ PMO ที่มีหน้าที่กำกับดูแลการบริหารโครงการในองค์กร


เรียกว่าถ้าหากองค์กรใดเรียนรู้การบริหารจัดการ PMO ได้เร็วกว่า องค์กรนั้นก็จะก้าวเป็นผู้กุมชัยชนะในสมรภูมิแห่งการแข่งขันได้อย่างแน่นอน


แชร์ข่าว :
เพิ่มเพื่อน
Tags: