หยุด “ขอโทษเกินพอดี” ในที่ทำงาน เลือกใช้ประโยคที่สร้างสรรค์แทน
ถึงแม้โดยทั่วไปแล้ว การทำผิดแล้วขอโทษเป็นเรื่องที่ดีและถูกต้อง แต่สำหรับในที่ทำงาน ผู้เชี่ยวชาญแนะว่า ควรเลิกพูดคำว่า “ขอโทษ” ที่บ่อยเกินพอดี เพราะทำให้ดูเหลาะแหละ อ่อนแอ ไม่น่าเชื่อถือ แถมทำให้คำขอโทษไร้น้ำหนัก แล้วถ้าพูดขอโทษบ่อยไปก็ไม่ดี เราควรจะพูดแบบไหนแทน?
โดยปรกติ เรามักถูกสอนเสมอให้รู้จักทักทาย พูด “ขอบคุณ” และ “ขอโทษ” ให้เป็นนิสัย แต่บางครั้งการกระทำเช่นนี้ โดยเฉพาะกล่าวขอโทษมากเกินไปในที่ทำงาน อาจไม่ส่งผลดีต่อหน้าที่การงานของคุณเท่าไรนัก เพราะอาจทำให้คนอื่นคิดถึงคุณน้อยลง อีกทั้งทำให้คำขอโทษของคุณไม่มีน้ำหนักอีกต่อไปในอนาคต รวมถึงลดความภาคภูมิใจในตนเอง (Self-esteem) ของคุณลงอีกด้วย
แพทริซ วิลเลียมส์ ลินโด ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (ซีอีโอ) ของ Career Nomad บริษัทที่ปรึกษาด้านอาชีพระบุว่า นิสัยชอบขอโทษมักเกิดขึ้นในสถานการณ์ที่ผู้พูดรู้สึกไม่ปลอดภัย และพบบ่อยในกลุ่มผู้หญิงและคนผิวสี
“ในวัฒนธรรมของเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากมุมมองของผู้หญิงผิวสี เราถูกสั่งสอนให้ถ่อมตัวเข้าไว้ และประเมินคุณค่าความสำเร็จของเราให้ต่ำกว่าความเป็นจริง นั่นเป็นวิธีที่เราถูกเลี้ยงดูมา นี่จึงปัญหาที่ทำให้คุณรู้สึกไม่ดีพอและไม่ปลอดภัยที่จะพูดถึงความภาคภูมิใจในตัวเองและความสำเร็จของคุณ” ลินโดกล่าว
ดังนั้น การขอโทษที่มากเกินไปนั้นเกิดขึ้นจากความสงสัยในตนเอง (Self-doubt) ทำให้เมื่อเจอสถานการณ์ต่าง ๆ ที่ทำให้เกิดความไม่ปลอดภัย หรือ ความสงสัยในตัวเอง เราจึงกล่าวคำขอโทษออกมาเพื่อเป็นเกราะป้องกัน
ลินโดได้จำแนก 3 สถานการณ์ที่คนมักจะพูดขอโทษทั้งที่ไม่จำเป็นในที่ทำงาน จนบางครั้งอาจจะมากเกินไป พร้อมหาคำพูดอื่นที่สามารถใช้แทนได้ในสถานการณ์นั้น
- เมื่อกำลังประสบปัญหาทางเทคนิค
อย่างที่ทราบกันดี การแพร่ระบาดของโควิด-19 ได้เปลี่ยนแปลงโลกของการทำงานไปอย่างสิ้นเชิง ไม่ว่าจะเป็นการทำงานระยะไกล เวิร์คฟรอมโฮม หรือรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด แน่นอนว่า รูปแบบการทำงานเหล่านี้ ล้วนจะต้องใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และเทคโนโลยีการสื่อสารเข้าช่วยในการทำงาน และในบางครั้งเราไม่สามารถควบคุมอุปกรณ์เหล่านี้ไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการใช้งานได้ แม้ว่าคุณจะเป็นมือหนึ่งของฝ่ายไอทีก็ตาม ปัญหาทางเทคนิคสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา ซึ่งมักจะไม่ใช่ความผิดของคุณ
ตัวอย่างเช่น สัญญาณไวไฟกระตุกระหว่างประชุมผ่านระบบวิดีโอ ไฟล์นำเสนอไม่ขึ้นจอโปรเจ็คเตอร์ ใช้เวลาดาวน์โหลดเอกสารนาน อุปกรณ์เกิดทำงานผิดพลาดกะทันหัน
“คำขอโทษ” มักจะเป็นประโยคแรก ๆ ที่เรานึกออกในสถานการณ์เช่นนี้ และพูดออกไปทันทีที่เกิดเหตุการณ์เหล่านี้ เพื่อทำลายความเงียบงัน ทั้งที่ไม่จำเป็นต้องขอโทษเนื่องจากเป็นสิ่งที่อยู่เหนือการควบคุมของคุณ
หากเกิดปัญหาเช่นนี้ขึ้นลองเปลี่ยนจากคำขอโทษเป็น “ขอบคุณที่อดทนรอ” หรือ “ขอบคุณที่ร่วมงานด้วยกัน” เพื่อทำลายบรรยากาศแสนอึดอัดและเรียกคืนความมั่นใจให้กับตนเอง พร้อมที่ประชุมหรือนำเสนองานต่อไป
- เมื่อต้องการเข้าร่วมการสนทนา
หากคุณกำลังอยู่ในการประชุมที่เพื่อนร่วมงานกำลังนำเสนองาน และคุณต้องการนำเสนอความเห็นของคุณ ไม่ว่าคุณจะเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับเพื่อนร่วมงานก็ตาม ในสถานการณ์เช่นนี้เรามักจะเริ่มต้นด้วยคำว่า “ขอโทษที่ขัดจังหวะ แต่ฉันมีความเห็นว่า…”
ลินโดกล่าวว่า คนเรามักออกตัวด้วยการขอโทษก่อน เพราะคิดว่าเป็นการเสียมารยาท หรือคนอื่น ๆ อาจจะไม่ได้อยากฟังความเห็นของตน ขณะเดียวกันก็สามารถเข้าสู่บทสนทนาได้อย่างแนบเนียน แต่ที่จริงมันไม่ได้เนียนขนาดนั้น แทนที่จะขอโทษ เราอาจจะเริ่มด้วยประโยค “ฉันขอเสริมข้อมูล” “ฉันคิดว่าในประเด็นนี้…” หรือ “ฉันมีอีกมุมมองที่อยากแบ่งปัน”
นอกจากนี้ คุณอาจจะใช้เทคนิค “STAR” ในการประเมินสถานการณ์ก่อนที่คุณจะแสดงความเห็น ซึ่งสามารถช่วยลดความจำเป็นในการขอโทษได้
โดย STAR นั้นมีด้วยกัน 4 ขั้นตอน ประกอบไปด้วย
S: Situation = ประเมินสถานการณ์ว่าเป็นอย่างไร
T: Task = ประเมินสิ่งที่คุณทำได้
A: Action = ตัดสินใจว่าคุณจะทำอะไร
R: Result = ผลลัพธ์ที่อาจจะเกิดขึ้น
“สมมติว่าคุณไม่เห็นด้วยกับสิ่งที่อีกฝ่ายกำลังนำเสนอ ขั้นแรก คุณพิจารณาสถานการณ์และถามตัวเองว่า นี่เป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะพูดออกไปหรือไม่ ถ้าไม่ ลองคิดว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้าง อาจจะลองปรึกษากับทีมหรือหัวหน้าของคุณ สุดท้ายแล้ว คุณต้องมาชั่งน้ำหนัก ตัดสินใจว่าจะทำอะไรลงไป และถามตนเองว่ากำลังมองหาผลลัพธ์อะไรจากบทสนทนานี้ แทนที่จะเริ่มต้นการนำเสนอความเห็นตัวเองด้วยการกล่าวขอโทษก่อน” ลินโดอธิบายการใช้เทคนิค STAR
สอดคล้องกับความเห็นของ ลอเรน มาร์โกลิส ผู้ก่อตั้ง Training & Leadership Success บริษัทที่ปรึกษาการพัฒนาความเป็นผู้นำระดับโลก ที่ระบุว่า “ฉันเห็นหลายคนพูดขอโทษบ่อยมาก เมื่อต้องการแสดงความเห็นในระหว่างประชุม ซึ่งไม่ควรทำแบบนั้นเลย คุณควรอาศัยจังหวะที่ผู้พูดเงียบ แล้วถามว่า ผมขอแสดงความเห็นได้หรือไม่ แทน”
- เมื่อคุณทำผิดพลาด
แน่นอนว่ามนุษย์ทุกคนล้วนเคยทำผิดพลาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานที่ทำงาน หากคุณทำงานผิดพลาดหรือทำให้ใครบางคนขุ่นเคืองโดยไม่ได้ตั้งใจ การเอ่ยปากขอโทษก็เป็นสิ่งที่สมควรทำ แต่อาจไม่ใช่การตอบรับที่มีประสิทธิภาพที่สุด
ลินโดเสนอว่า “เมื่อคุณทำอะไรผิด คุณไม่จำเป็นต้องตอบด้วยคำว่า ฉันขอโทษ เพียงอย่างเดียว แต่คุณสามารถพูดถึงการดำเนินการตรวจสอบหรือแก้ไขปัญหาได้” โดยวลีและประโยคอื่น ๆ ที่แสดงให้เห็นว่าคุณพร้อมที่จะทำเพื่อแก้ไขสถานการณ์ให้ดีขึ้น หรือ พร้อมแก้ไขปัญหา ได้แก่
“ขอบคุณสำหรับข้อเสนอแนะที่มีประโยชน์ ทางเราจะนำไปปรับปรุง”
“ผมจะรับผิดชอบอย่างสุดความสามารถ”
“ขอบคุณที่แจ้งให้ทราบ ไม่ทราบว่าคุณมีข้อเสนอแนะอย่างไรบ้าง”
เช่นเดียวกับความเห็นของ ฟรานเซส แมคอินทอช ผู้บริหารและโค้ชด้านการสร้างภาวะผู้นำของ Intentional Coaching LLC บริษัทให้คำปรึกษาด้านการเป็นผู้นำ ที่ระบุว่า
“การขอโทษมากเกินไปอาจเกิดจากการมีความนับถือตนเองต่ำหรือรู้สึกกังวล ลองเปลี่ยนจากการขอโทษเป็นการขอฟีดแบ็กแทน นอกจากช่วยสนับสนุนความสำเร็จของคุณแล้ว ยังเพิ่มความมั่นใจในตนเองได้อีกด้วย”
อันที่จริง การพูดขอโทษไม่ใช่เรื่องที่ผิด และเป็นเรื่องที่ดีที่จะพูดให้แก่กัน แต่ควรพูดในกรณีที่จำเป็นและตั้งใจที่จะสื่อสาร ไม่ใช่เพียงการพูดเพื่อทำลายความเงียบ หรือใช้เป็นเกราะป้องกัน เพราะสุดท้ายแล้วคำขอโทษของคุณจะไม่มีน้ำหนัก และกลายเป็นเพียงลมปากในที่สุด
