แผนปฏิบัติราชการ ‘New Normal’ พร้อมรับวิกฤต - มุ่งดิจิทัล - เพิ่มประสิทธิภาพ

ภาครัฐกับการทำงานแบบ "ฐานชีวิตใหม่"  

ในแง่การบริหารงานเอง “ภาครัฐ”ก็มีความจำเป็นต้องปรับตัวและปรับเปลี่ยนวิธีการปฏิบัติงานและการให้บริการประชาชน ตลอดจนการบริหารจัดการภายในหน่วยงานให้มีความเหมาะสมและยืดหยุ่นคล่องตัวให้สอดคล้องกับ “ฐานวิถีชีวิตใหม่” หรือ “New Normal”  เพื่อให้เจ้าหน้าที่ของรัฐสามารถปฏิบัติงานได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพที่ไม่ลดลงไปกว่าเดิม และตอบโจทย์เรื่องการปฏิรูประบบราชการที่ต้องการเปลี่ยนแปลงให้หน่วยงานของรัฐ มีความยืดหยุ่น คล่องตัว สามารถปฏิบัติภารกิจเพื่อตอบสนองความต้องการของประชาขนได้อย่างทันท่วงที

โดยมอบหมายให้สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (สำนักงาน ก.พ.) เป็นหน่วยงานหลักรับผิดชอบจัดทำรูปแบบการปฏิบัติราชการแบบ New Normal เพื่อเป็นแนวทางการดำเนินการให้กับส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐต่อไป โดยแนวทางดังกล่าวได้รับการเห็นชอบจากคณะรัฐมนตรี (ครม.) เป็นที่เรียบร้อยแล้วเมื่อเร็วนี้

“กรุงเทพธุรกิจ” พาไปดูสาระสำคัญของ  รูปแบบการปฏิบัติราชการแบบ “New Normal”ฉบับผ่าน ครม.ล่าสุดว่าจะมีรูปแบบและข้อกำหนดที่น่าสนใจอย่างไรบ้าง

สาระสำคัญ สำนักงาน ก.พ. ได้รายงาน ครม.รับทราบว่าสำนักงานฯ จัดทำแนวทางการปฏิบัติราชการที่รองรับชีวิตและการทำงานวิถีใหม่ พร้อมคู่มือ เพื่อให้ส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐสามารถใช้เป็นกรอบการดำเนินการในการพิจารณา ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปรับใช้ได้ทุกสถานการณ์ทั้งปรกติและวิกฤต 

โดยหน่วยงานสามารถนำไปปรับใช้ได้กับทั้งสถานการณ์ในภาวะปรกติ และสถานการณ์ในภาวะไม่ปรกติ อาทิ การแพร่ระบาดของโรคภัยไข้เจ็บ หรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ รวมทั้งส่งเสริมการยกระดับความสามารถหน่วยงานของรัฐและขีดความสามารถของเจ้าหน้าที่ของรัฐสู่การปรับเปลี่ยนเป็นรัฐบาลดิจิทัล (Government Digital Transformation)

ทั้งนี้ แนวทางและคู่มือนี้เป็นกรอบการดำเนินการที่หน่วยงานอาจจะนำไปใช้ประกอบการพิจารณาดำเนินการตามเหตุผลความจำเป็นที่เห็นว่าเหมาะสมกับภารกิจของหน่วยงานและสถานการณ์ โดยสรุปสาระสำคัญได้ ดังนี้

1.วัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน

1) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและผลสัมฤทธิ์ของงานภาครัฐ มีการพัฒนาคุณภาพการให้บริการให้สะดวก รวดเร็ว โดยลดข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่ในการให้บริการประชาชน มีการทบทวนกระบวนการปฏิบัติราชการและปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานให้สะดวก รวดเร็ว ลดความแออัด ตลอดจนออกแบบ และปรับปรุงการบริการภาครัฐรูปแบบใหม่ที่มีประขาชนเป็นศูนย์กลาง

2)เพื่อให้การบริหารทรัพยากรบุคคลภาครัฐเกิดความยืดหยุ่นและคล่องตัว สอดคล้องกับสถานการณ์การทำงานวิถีใหม่ หรือกรณีสถานการณ์ไม่ปรกติ ฉุกเฉิน หรือเหตุวิกฤติอื่น ๆ โดยใช้เทคโนโลยีดิจิทัลสนับสนุนการปฏิบัติงาน เพื่อเป็นการสร้างคุณภาพชีวิตและการทำงาน ตลอดจนส่งเสริมแรงจูงใจในการปฏิบัติงานของข้าราชการและเจ้าหน้าที่ของรัฐ

แนวทางดำเนินการส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐสามารถพิจารณากำหนดรูปแบบการปฏิบัติราชการที่รองรับชีวิตและการทำงานวิถีใหม่ โดยพิจารณาการดำเนินการประกอบกับการปรับรูปแบบและขั้นตอนวิธีการในการให้บริการประชาชนที่ทันสมัย การพิจารณาลักษณะงานและภารกิจของหน่วยงาน และการพิจารณาใช้เทคโนโลยีสนับสนุนการปฏิบัติงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพในการให้บริการประชาชนเป็นสำคัญ

นอกจากนี้ หน่วยงานยังควรต้องพิจารณารูปแบบและวิธีการบริหารงานภายในหน่วยงาน ได้แก่ การบริหารแผนงาน การบริหารงบประมาณ และการบริหารงานบุคคล ให้สอดคล้องกับการดำเนินการตามแนวทาง ดังนี้

การปรับรูปแบบและขั้นตอนวิธีการทำงานและรูปแบบการให้บริการประชาชน

ส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐสามารถปรับปรุงกระบวนงาน ระบบและขั้นตอนการทำงานเพื่อยกระดับมาตรฐานการทำงานภายในให้สอดคล้องกับสถานการณ์และความคาดหวังของผู้รับบริการ

และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มีการลดขั้นตอนและกระบวนงานที่ไม่จำเป็นเพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุดหรือปรับปรุงรูปแบบการให้บริการประชาชนโดยใช้เทคโนโลยีดิจิทัลทดแทนการใช้กำลังคนปรกติ หรือ การให้บริการประชาชนได้ตลอด 24 ชั่วโมง 7 วัน รวมวันเสาร์ - อาทิตย์ เพื่ออำนวยความสะดวกให้ประชาชนสามารถติดต่อราชการได้ทุกวัน

การพิจารณาลักษณะงานและภารกิจ ส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐ

โดยเป็นการพิจารณาว่าภารกิจใดหรือลักษณะงานใดมีความเหมาะสมที่จะปฏิบัติงานในรูปแบบใด จึงจะสามารถตอบสนองต่อความต้องการของประชาชนผู้รับบริการและสอดคล้องกับการดำเนินงานตามภารกิจให้ดีที่สุด และต้องไม่ให้กระทบต่อประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน โดยอาจพิจารณาจากภารกิจของหน่วยงาน ได้แก่ภารกิจการให้บริการvหรืออำนวยความสะดวกประขาชน ภารกิจการจัดทำนโยบายหรือสนับสนุนการดำเนินการภาครัฐ และภารกิจที่มี

ลักษณะเฉพาะ หรือพิจารณาจากชื่อตำแหน่งงาน อาทิ ตำแหน่งงานที่ต้องติดต่อกับประชาชน ตำแหน่งงานที่สนับสนุนการปฏิบัติงานของหน่วยงาน ตำแหน่งานที่ต้องศึกษา วิเคราะห์ วิจัย ตำแหน่งงานที่ต้องปฏิบัติงานในพื้นที่เฉพาะ และตำแหน่งงานที่ต้องปฏิบัติงานกำกับ ติดตามงานและบังคับบัญขา

หนุนใช้เทคโนโลยีในการทำงานบริการประชาชน 

การนำเทคโนโลยีมาใช้สนับสนุนการปฏิบัติงาน ส่วนราชการและหน่วยงาน ของรัฐอาจนำเทคโนโลยีมาใช้สนับสนุนการให้บริการประชาชนและผู้รับบริการ โดยอาจพิจารณาปรับเปลี่ยน งานภาครัฐที่สำคัญเป็นรูปแบบดิจิทัลแบบเบ็ดเสร็จ (End-to-End Digital Services)

การดำเนินการผ่าน แพลตฟอร์มกลางของงานบริการภาครัฐ อาทิ ระบบการให้บริการภาครัฐแบบเบ็ดเสร็จทางอิเล็กทรอนิกส์ (Biz Portalvระบบพอร์ทัลกลางเพื่อประชาชน (Citizen Portal) การปรับรูปแบบการบริการบางลักษณะให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Service) หรือพัฒนานวัตกรรมเพื่อสนับสนุนการให้บริการและการปฏิบัติงาน

รวมถึงอาจนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้สนับสนุนการปฏิบัติงานภายในหน่วยงาน ให้สามารถดำเนินการได้โดยไม่ติดขัดและสามารถติดตามขั้นตอนการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบการปฏิบัติงานภายในอิเล็กทรอนิกส์ ระบบการบริหารงานบุคคลอิเล็กทรอนิกส์ ระบบการสื่อสาร และการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ ระบบความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล และระบบความช่วยเหลือทางเทคนิค

การบริหารจัดการภายในหน่วยงาน ส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐควรต้องปรับรูปแบบและวิธีการในการปฏิบัติงานที่แตกต่างจากเดิม เพื่อให้การบริหารจัดการภายในหน่วยงานสอดคล้องกับฐานวิถีชีวิตใหม่ (New Normal) ทั้งด้านการบริหารแผนงานที่มีการกำหนดนโยบายและเป้าหมาย การปรับเปลี่ยนองค์กรที่ชัดเจน ด้านการบริหารงบประมาณเพื่อจัดเตรียมความพร้อมทั้งด้านอุปกรณ์และระบบโครงสร้างพื้นฐานเพื่อรองรับการปรับกระบวนงานและการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการให้บริการประชาชนและการปฏิบัติอย่างเต็มประสิทธิภาพ และด้านการบริหารงานบุคคลที่ควรออกแบบและปรับปรุงกลไกการบริหารงานบุคคลภายในให้มีการมอบหมายงาน ตรวจสอบ กำกับ ติดตามงานและบริหารผลการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ

สามารถมอบหมายและติดตามงานได้โดยไม่จำกัดรูปแบบและสถานที่ในการปฏิบัติงานมีการพัฒนาทักษะและสมรรถนะของผู้ปฏิบัติงานทุกระดับให้มีความเข้าใจและมีความพร้อมในการปฏิบัติงาน รูปแบบใหม่ มีการพัฒนาคุณภาพชีวิตและส่งเสริมความผูกพันในองค์กรโดยการออกแบบกิจกรรมที่เหมาะสม

และสอดคล้องกับรูปแบบการปฏิบัติงานที่เปลี่ยนแปลงไป และมีการรักษาวินัยและเสริมสร้างจริยธรรมที่เหมาะสม ตลอดจนรักษาภาพลักษณ์ที่ดีของเจ้าหน้าที่ของรัฐที่มีความเสียสละและมีอุดมการณ์ ตลอดจนมุ่งสร้างความเชื่อมั่นที่ประชาชนมีต่อเจ้าหน้าที่ของรัฐไม่ว่าจะปฏิบัติงานในที่ตั้งหรือนอกที่ตั้งก็ตาม

ส่วนการพิจารณาเลือกรูปแบบการปฏิบัติงาน ส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐ สามารถพิจารณากำหนดรูปแบบการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ให้เหมาะสมกับภารกิจ สักษณะงานของหน่วยงานรูปแบบการให้บริการประชาชน รวมถึงเทคโนโลยีที่นำมาใช้เพื่อพัฒนาระบบงาน เพื่อให้การปฏิบัติงานและการให้บริการประชาชนมีประสิทธิภาพ และหน่วยงานสามารถปรับตัวเพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทั้งทางเศรษฐกิจและสังคมได้อย่างทันการณ์

สามารถพิจารณาจากรูปแบบการปฏิบัติงาน จำนวน 3 รูปแบบ ดังนี้

วาง 3 รูปแบบการปฏับัติงานภาครัฐ 

รูปแบบที่ 1 การปฏิบัติงานในที่ตั้งโดยการเหลื่อมเวลาทำงาน

รูปแบบที่ 2 การปฏิบัติงานในที่ตั้งโดยการนับชั่วโมงทำงาน

รูปแบบที่ 3 การปฏิบัติงานนอกที่ตั้ง

ทั้งนี้การดำเนินการของหน่วยงาน ส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐพิจารณา เหตุผลความจำเป็นในการดำเนินการ โดยพิจารณาการกิจและลักษณะงานของหน่วยงานในภาพรวม รูปแบบ และขั้นตอนวิธีการทำงานและรูปแบบการให้บริการประชาชน และเทคโนโลยีที่ใช้สนับสนุนการปฏิบัติงาน ผู้บริหารหน่วยงานพิจารณามอบนโยบายหรือมีข้อสั่งการในการปฏิบัติงานตามรูปแบบการปฏิบัติงาน ที่กำหนด

โดยเมื่อพิจารณาแล้วควรแจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานทราบและถือปฏิบัติ ซึ่งอาจกระทำได้หลายวิธี เช่น

การออกคำสั่งหรือประกาศ การจัดทำบันทึกข้อความแจ้งเวียนภายในหน่วยงาน การแจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานทราบผ่านช่องทางออนไลน์ เพื่อสร้างความเข้าใจกับบุคลากรภายในหน่วยงาน และพึงต้องติดตามและประเมินผล

ส่วนการดำเนินการเพื่อทบทวนการดำเนินการว่าส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพและคุณภาพการปฏิบัติงาน ตามการกิจของหน่วยงานอย่างไรบ้าง และพิจารณาปรับปรุงรายละเอียดต่าง ให้มีความเหมาะสมต่อใป