สมาธิหลุดลอยระหว่างประชุมออนไลน์

สมาธิหลุดลอยระหว่างประชุมออนไลน์

ท่านเคยสังเกตตัวเองว่าระหว่างประชุมออนไลน์ ท่านได้ทำอะไรอย่างอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุมบ้างไหม?

ปัจจุบันทุกท่านคงเป็นผู้เชี่ยวชาญในการประชุมออนไลน์กันไปแล้ว และการประชุมออนไลน์ก็คงจะอยู่กับเราไปอีกนาน แต่ท่านเคยสังเกตตัวเองว่าระหว่างประชุมออนไลน์ ท่านได้ทำอะไรอย่างอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุมบ้างไหม? ถ้าท่านเป็นหนึ่งที่ทำอย่างอื่นไปด้วยขณะประชุมออนไลน์ (ไม่ว่าจะเป็นการตอบอีเมล การอ่านและตอบไลน์ การเข้าไปอ่านและเสพสื่อออนไลน์ การรับประทานอาหารหรือขนม การออกกำลังกาย การอ่านหนังสือ การดูหนัง การจัดบ้าน หรือ แม้กระทั่งการงีบหลับ ฯลฯ) ก็ขอให้ทราบว่าท่านไม่ได้เป็นคนกลุ่มน้อยในโลกนี้

        มีการสำรวจโดยหลายๆ หน่วยงานและผลออกมาตรงกันว่าไม่ต่ำกว่าร้อยละ 90 ของผู้ที่ได้สำรวจ มีการทำสิ่งอื่นๆ ไปด้วยระหว่างการประชุมออนไลน์ (Multitasking) จากการวิจัยในหมู่พนักงานของ Microsoft พบว่ายิ่งเป็นการประชุมที่มีคนเข้าร่วมมากและเป็นการประชุมที่ยาวนาน การ Multitask ก็จะเกิดขึ้นบ่อยกว่า สถิติชี้ว่าการประชุมที่นานกว่า 80 นาที จะทำให้เกิดการ Multitask มากกว่าการประชุมที่สั้นกว่า 20 นาทีถึง 6 เท่า นอกจากนี้พวกการประชุมที่เป็นประจำ (เช่น ประชุมแผนก ฝ่ายหรือบริษัทที่เกิดขึ้นประจำทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน) การ Multitask ก็จะเกิดขึ้นบ่อยกว่าการประชุมที่เป็นลักษณะครั้งๆ แถมการประชุมที่จัดขึ้นตอนเช้านั้น โอกาสที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะ Multitask นั้นสูงกว่าการประชุมที่ถูกจัดในช่วงเวลาอื่น (ช่วงเช้าน่าจะเป็นช่วงเวลาที่ต้องเคลียร์งานต่างๆ)

        งานวิจัยดังกล่าวพยายามหาต่อไปว่าแล้วอะไรคือสาเหตุที่ทำให้พนักงานต้องทำอย่างอื่นไปด้วยระหว่างการประชุม และพบสองสาเหตุ ประการแรกจากสถานการณ์โควิด ทำให้การประชุมออนไลน์มากขึ้นและมีการประชุมกันบ่อยและถี่มากขึ้นกว่าในอดีต ผู้บริหารและพนักงานจำนวนมากที่วันๆ หนึ่งมีกำหนดประชุมออนไลน์ไม่น้อยกว่า 4-5 ประชุมติดๆ กัน ทำให้มีเวลาในการทำงานอย่างอื่นได้น้อยลง ดังนั้น ระหว่างการประชุม (โดยเฉพาะที่ยาวนานและคนเยอะ) จึงเป็นโอกาสดีที่จะได้เคลียร์งานอื่นๆ ที่คั่งค้าง

        ส่วนสาเหตุที่สองนั้น การที่ผู้เข้าร่วมประชุมทำอย่างอื่นไปด้วยขณะประชุมก็เป็นปฏิกิริยาตอบสนอง (โดยไม่รู้ตัว) ต่อการที่ต้องเข้าร่วมประชุมที่คิดว่าตนเองไม่เกี่ยวข้องหรือไม่มีความสำคัญ

        ข้อเสียของการทำอย่างอื่นไปพร้อมๆ กับการประชุมออนไลน์ มีทั้งการขาดสมาธิในการฟัง ทำให้สามารถตกหล่นในประเด็นสำคัญไปได้ หรือแม้กระทั่งพูดหรือถามในสิ่งที่ที่ประชุมเพิ่งคุยกันไป (และสุดท้ายต้องหน้าแตก) ที่สำคัญคือการ Multitask เป็นสิ่งที่ไม่ดีต่อสมองและทำให้ไม่สามารถทำงานได้ดีเท่ากับการสนใจอยู่กับงานเพียงอย่างเดียว มีงานวิจัยที่ชี้ว่าระดับไอคิวของเราจะลดลง 15 จุดเมื่อ Multitask และมีคนเพียงแค่ 2.5% ในโลกนี้เท่านั้นที่สามารถทำหลายๆ อย่างได้พร้อมกันโดยผลการดำเนินงานไม่ได้ลดลง

        มีหลายคำแนะนำว่าทำอย่างไรถึงจะลดหรือกำจัดการ Multitask ระหว่างการประชุมลงได้ ถ้าในมุมของผู้เข้าร่วมประชุมนั้น การปรับอิริยาบถมาเป็นการยืนประชุมแทนก็สามารถช่วยเรียกสมาธิกลับมาได้ หรือ การอาสาที่จะเป็นผู้จดหรือบันทึกรายงานการประชุมก็เป็นหนึ่งวิธีที่ทำให้ได้จดจ่ออยู่กับประชุม

        สำหรับในกรณีที่เป็นผู้จัดหรือนำการประชุมนั้น ก็มีคำแนะนำทั้งการทำให้การประชุมสั้นและมีประสิทธิภาพ หรือ ถ้าต้องประชุมยาวจริงๆ ก็เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้พัก (Mental breaks) เป็นระยะๆ หรือ การถามคำถามเป็นรายบุคคลเพื่อให้แสดงความคิดเห็น หรือ การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยทำให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการประชุม ไม่ว่าการทำโพล หรือ การสร้าง Virtual Whiteboard ให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น (Google Docs ก็สามารถทำได้) รวมถึงผู้นำประชุมจะต้องปรับวิธีการพูด น้ำเสียง จังหวะให้น่าสนใจสำหรับการประชุมออนไลน์และไม่น่าเบื่อ

        เชื่อว่าคงยากที่จะทำให้ Multitasking หายไป แต่อย่างน้อยถ้าทุกคนเกิดความตระหนักเกี่ยวกับ Multitasking ทุกครั้งที่ประชุมออนไลน์ ก็คงจะทำให้การประชุมประสบผลได้มากขึ้น.