ประชุมผู้ถือหุ้นผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์จากมุมมองกฎหมายญี่ปุ่น

ช่วงฤดูกาลประชุมผู้ถือหุ้นสามัญประจำปีได้กลับมาอีกครั้ง บริษัทจดทะเบียนต้องจัดการประชุมผู้ถือหุ้นฯ ภายใน 4 เดือนหลังจากปิดรอบบัญชีของบริษัท

กฎหมายไทยกำหนดให้ต้องจัดการประชุมผู้ถือหุ้นสามัญประจำปีภายใน 4 เดือนหลังจากปิดรอบบัญชีของบริษัท ซึ่งบริษัทส่วนใหญ่นั้นปิดรอบบัญชีในวันที่ 31 ธันวาคม ทำให้บริษัทในไทยจำนวนมากจะต้องจัดประชุมผู้ถือหุ้นสามัญประจำปีในช่วงเดือนเมษายน ความเปลี่ยนแปลงที่สังเกตได้ชัดเจนในปีนี้ คงจะเป็นรูปแบบการจัดประชุมที่เปลี่ยนมาเป็นรูปแบบของการประชุมทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น

ไม่เฉพาะเพียงแต่การประชุมผู้ถือหุ้นเท่านั้น แต่สถานการณ์โควิดนั้นทำให้การประชุมผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้นเป็นที่แพร่หลายมากขึ้นในประเทศไทยและประเทศอื่น ๆ ทั่วโลก ซึ่งทำให้เกิดความจำเป็นที่จะต้องมีกฎหมายที่เหมาะสมเพื่อมารองรับความเปลี่ยนแปลงนี้

การเปลี่ยนแปลงหนึ่งที่สำคัญของกฎหมายในประเทศไทยในช่วงโควิด คือ การออกพระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 เพื่อรองรับการประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมกรรมการของบริษัทผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายฉบับนี้อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าร่วมประชุมจากที่ต่าง ๆ รวมถึงจากต่างประเทศได้ ซึ่งเป็นหนึ่งในการแก้ไขกฎหมายของไทย ที่บริษัทข้ามชาติ และนักลงทุนต่างชาติเฝ้ารอคอยมาเป็นเวลานาน

เพราะหากมองย้อนกลับไปก่อนหน้าช่วงโควิด  ถึงแม้ประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ จะรับรองการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ แต่ก็ได้มีกำหนดเงื่อนไขว่า ผู้ร่วมประชุมอย่างน้อยหนึ่งในสามขององค์ประชุมต้องอยู่ในที่ประชุมแห่งเดียวกัน และผู้ร่วมประชุมทั้งหมดต้องอยู่ในประเทศไทยขณะที่มีการประชุม จึงทำให้การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้นยังไม่เป็นที่แพร่หลายมากนักในทางปฏิบัติ ทั้งนี้ พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ที่ออกในช่วงโควิด ได้ยกเลิกเงื่อนไขดังกล่าวทำให้การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์สามารถทำได้ง่ายขึ้นและเป็นที่แพร่หลายมากขึ้น

หากเรามองดูประเทศอื่น ๆ กฎหมายของหลายประเทศก็ได้ยอมรับการจัดประชุมผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น รัฐต่าง ๆ กว่า 30 รัฐของสหรัฐอเมริกา ประเทศอังกฤษและประเทศเยอรมนี แต่ในขณะที่ประเทศญี่ปุ่นยังคงพิจารณาอย่างระมัดระวังว่าควรยอมรับการจัดประชุมผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่ กล่าวคือ นักกฎหมายญี่ปุ่นส่วนใหญ่ยังคงตีความกฎหมายกันอย่างเคร่งครัดว่า กฎหมายของญี่ปุ่นในปัจจุบันยังไม่ยอมรับการจัดประชุมผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่มีสถานที่ประชุม

เนื่องจากกฎหมายบริษัทของญี่ปุ่นกำหนดให้คณะกรรมการของบริษัทต้องระบุ “สถานที่” ของการประชุมผู้ถือหุ้นและแจ้งให้ผู้ถือหุ้นทราบถึงสถานที่นั้น แต่การจัดประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นไม่ถือว่าเป็น “สถานที่” ตามที่กฎหมายกำหนด ผลที่ตามมาก็คือ บริษัทญี่ปุ่นจำเป็นต้องจัดการประชุมผู้ถือหุ้นแบบผสมผสาน (Hybrid Virtual Shareholders Meeting)  อันได้แก่การต้องคงให้มีการจัดประชุม ณ สถานที่ประชุมที่ใดที่หนึ่ง เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของกฎหมาย แต่จะเพิ่มทางเลือกให้ผู้ถือหุ้นสามารถเลือกเข้าร่วมประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วย

สาเหตุหนึ่งที่ทำให้ญี่ปุ่นยังไม่ยอมรับการประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่มีสถานที่ประชุมนั้น เนื่องจากยังมีประเด็นทางกฎหมายเกี่ยวกับการประชุมผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์หลายประเด็นที่ยังไม่ชัดเจนในแวดวงกฎหมายญี่ปุ่น เช่น กรณีที่มีปัญหาทางด้านสัญญาณการสื่อสารของระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพียงเท่าไหนจึงจะถือว่ากระบวนการการเรียกประชุมหรือการลงคะแนนของการประชุมผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีข้อบกพร่องอันจะส่งผลให้สามารถเพิกถอนมติของการประชุมได้

นอกจากนี้ก็มีความกังวลเช่นว่าการจัดประชุมแบบอิเล็กทรอนิกส์อาจทำให้ผู้ถือหุ้นใช้สิทธิถามคำถามหรือเสนอญัตติที่ไม่ชอบหรือไม่เหมาะสมได้ง่ายขึ้นเมื่อเทียบกับการประชุมแบบปกติ หรือถ้ามีการอนุญาตให้ส่งคำถามโดยการพิมพ์เข้าระบบ ก็อาจมีคำถามซ้ำ ๆ กันเข้ามาจำนวนมาก แล้วบริษัทจะรับมือกับเหตุการณ์เหล่านี้อย่างไรเพื่อไม่ให้เป็นการเลือกปฏิบัติต่อผู้ถือหุ้น

อย่างไรก็ตามในขณะนี้ ภาครัฐของญี่ปุ่นกำลังเร่งพิจารณาออกกฎหมายเพื่อรับรองการจัดประชุมผู้ถือหุ้นแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่มีสถานที่ประชุม เพื่อตอบสนองความต้องการของภาคเอกชนในญี่ปุ่น แต่ในระหว่างที่กฎหมายยังไม่ได้ถูกแก้ไข เมื่อปีที่แล้วและต้นปีนี้ ทางภาครัฐก็ได้ออกแนวทางของการจัดประชุมผู้ถือหุ้นแบบผสมผสานเพื่อเรียบเรียงประเด็นปัญหาทางกฎหมายและเสนอแนะแนวทางการปฏิบัติและการตีความกฎหมายเพื่อเป็นแนวทางให้ภาคเอกชนปฏิบัติตามในช่วงเปลี่ยนถ่าย

จากตัวอย่างของประเทศญี่ปุ่นจะเห็นได้ว่า ญี่ปุ่นต้องการที่จะคิดวิเคราะห์ถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นอย่างรอบคอบและวางรากฐานกฎเกณฑ์และการตีความกฎหมายให้พร้อมก่อนที่จะออกหรือแก้ไขกฎหมายกฎเกณฑ์เกี่ยวกับการจัดประชุมผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยระหว่างนี้ภาครัฐและนักวิชาการก็ร่วมกันออกแนวทางการตีความกฎหมายเพื่อเป็นแนวปฏิบัติให้กับภาคเอกชนไปก่อน ซึ่งก็อาจเรียกได้ว่าเป็นเอกลักษณ์ของคนญี่ปุ่นอย่างหนึ่งที่ต้องการทำอะไรอย่างละเอียดรอบคอบเป็นพิเศษ.