คอลัมนิสต์

Strategic meeting

ผมมีข้อสังเกตว่าองค์กรธุรกิจฟุ่มเฟือยเวลาในการประชุมมาก ส่งผลต่อคุณภาพและประสิทธิภาพขององค์กร

ถ้าอยากทราบว่าความเห็นนี้มีข้อเท็จจริงหรือไม่ ผู้อ่านทดสอบด้วยวิธีง่าย ๆ  พรุ่งนี้เช้าตอน 10 โมงผู้อ่านโทรไปหาเพื่อนสักห้าคน ผมเดาว่าคุณจะไม่ได้คุยกับเพื่อนอย่างน้อยครึ่งหนึ่งเพราะพวกเขาติดประชุม นี่เป็นการยืนยันว่าเรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ของวงการธุรกิจ ความที่ผมมีประสบการณ์ในการประชุมเป็นพันครั้ง นี่เป็นที่มาของบทความนี้ว่าทำอย่างไรองค์กรถึงบริหารการประชุมให้มีประสิทธิภาพซึ่งผมเรียกการประชุมประเภทนี้ว่า “strategic meeting”

 

  1. จุดเริ่มต้นที่ทุกคนต้องทำความเข้าใจคือ What value meeting brings to the table มันทำให้ผู้คนแต่ละคนเข้าใจว่า อะไรคือ collective aim ของการประชุม และแต่ละคนควรจะทำงานอย่างไรเพื่อ contribute ให้เกิดความสำเร็จกับองค์กร อันเป็นผลมาจากข้อตกลงและการตัดสินใจจากการประชุม

2.การประชุมที่ดีเกิดจากวาระการประชุมที่ชัดเจน วาระต้องออกล่วงหน้าอย่างน้อยสามวัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมความพร้อม นอกจากเตรียมความพร้อมของตัวเองแล้วเราต้องคิดเตรียมความเห็นที่เกี่ยวข้องกับการประสานงานกับหน่วยงานที่ทำงานกับตัวเราด้วย เพราะการประชุมที่เป็น strategic meeting เป็นการประชุมข้ามฝ่าย วาระการประชุมที่ชัดเจนต้องระบุรายละเอียด ไม่คลุมเครือ เงื่อนไขที่สองคือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนต้องมีบทในที่ประชุม ใครที่ไม่มีบทเล่นห้ามเข้าประชุมเด็ดขาด ผมเห็นมามากที่มีคนเข้าประชุมโดยไม่มีบทพูด เป็นแค่ผู้สังเกตการณ์ซึ่งเสียเวลาโดยใช่เหตุ ตัวอย่างที่ชัดเจนคือการประชุมกับบริษัทโฆษณา ผมเคยประชุมกับบริษัทโฆษณา พวกเขานำทีมงานเข้าประชุมเกือบเท่ากับจำนวนนิ้วบนสองฝ่ามือ ในขณะที่คน run meeting มีแค่สามสี่คน ที่เหลือคือ “ผู้นั่งข้างสนาม” ถ้าลูกค้าเป็นคนคิดลึก เขาจะตีความหมายว่าพวกเขาถูก overcharge จากจำนวนคนที่ไม่มี contribution กับการประชุม

 

Jeff Bezos ซึ่งเป็น CEO ของ amazon.com ให้ความสำคัญกับจำนวนผู้เข้าประชุม เขาสร้าง two pizza rule ความหมายคือการประชุมที่มีประสิทธิภาพ จำนวนผู้เข้าประชุมต้องไม่เกินจำนวนของคนที่รับประทาน pizza สองถาด ประเด็นของกฎนี้คือเอาแต่คนที่สำคัญเข้าประชุมและแต่ละคนมี contribution ในการสร้าง productive meeting

 

3.อีกเรื่องหนึ่งที่เป็นเรื่องเล็ก ๆ แต่มีความสำคัญคือการตรงต่อเวลา คำว่า “ตรงเวลา” ก็มีความหมายที่แตกต่างกัน สำหรับผมคำว่าตรงเวลาคือถ้าการประชุมเริ่ม 00 น. ผู้เข้าร่วมประชุมต้องเข้ามาในห้องประชุมก่อนเวลาประชุมอย่างน้อย 10 นาที เมื่อถึงเวลาเก้าโมงตรงการประชุมจะเริ่มได้ทันที จากประสบการณ์ผมผู้เข้าประชุมส่วนใหญ่จะเดินเข้ามาในห้องประชุมตอนเก้าโมง ดังนั้น การประชุมจะไม่สามารถเริ่มตรงเวลา มากไปกว่านั้นคือ ผู้เข้าร่วมประชุมบางคนมาสายกว่าเวลานัด เรื่องพวกนี้เป็นเรื่องพื้นฐาน แต่ถูกละเลย ทำให้การประชุมที่ไม่ตรงเวลากลายเป็น “เรื่องปกติ”

 

4.ผู้เข้าประชุมห้ามเข้าประชุมแบบมา มือเปล่าทุกคนต้องทำการบ้าน เตรียมความเห็นของตัวเองในแต่ละหัวข้อ และความเห็นนั้นต้องคิดครบวงจร เพื่อที่จะทำให้การประชุมเกิดข้อสรุปได้ สิ่งที่น่ากลัวคือผู้เข้าร่วมประชุมบางคนมาเพื่อ “คิดสดในที่ประชุม” ทำให้การประชุมเสียเวลามาก การทำการบ้านจึงเป็น a must to do list

 

5.วิธีดำเนินการประชุมคือประธานที่ประชุมเป็นผู้เปิดประเด็นในแต่ละหัวข้อว่า “ทำไม” ขอความเห็นในแต่ละเรื่อง ความเห็นของผู้ร่วมประชุมต้องสั้น กระชับ ตรงประเด็น ยิงตรงไปที่หัวใจ ไม่เยิ่นเย้อ ให้ความเห็นแบบไม่อ้อมค้อม ต้องขับรถบนเส้นทางหลัก ห้ามเลี้ยวเข้าซอย หน้าที่ของประธานคือฟัง จับประเด็น ในกรณีที่มีความเห็นที่แตกต่างต้องใช้ทักษะในการเชื่อมโยงความเห็นที่แตกต่างแล้วหาข้อสรุปที่ลงตัว ซึ่งทักษะนี้เกิดจากการใช้สมองทั้งสองข้างทำงานร่วมกัน สมองซ้ายคือการรับฟังข้อมูลที่เป็นรายละเอียด พร้อมใช้สมองขวาเชื่อมโยงข้อมูลเป็นภาพใหญ่แล้วสรุป

 

 อีกเรื่องหนึ่งที่มีความสำคัญ strategic meeting คือที่ประชุมโฟกัสกับการหาคำตอบของคำว่า “what” เพราะ “what” คือ strategy อย่าเสียเวลามาคุยเรื่อง “how”  เพราะ “how” คือรายละเอียดของ execution ที่ต้องแยกเป็นการประชุมย่อย บทบาทของประธานในที่ประชุมเปรียบเสมือนคนขับรถ ที่บริหารเรื่องสำคัญสองเรื่อง ถ้าหน้าที่ของคนขับรถคือขับรถบนเส้นทางที่กำหนด ในขณะเดียวกันต้องดูแลรถยนต์ให้อยู่ในสภาพแจ๋ววับ ดังนั้นบทบาทของประธานคือต้องบริหารการประชุมให้ stay on course of agenda with one single discussion อีกเรื่องหนึ่งคือดูแล “คน” ที่เข้าประชุม ตัวอย่างชัดที่สุดคือต้องบริหารจัดการคนที่เข้าประชุมสายว่าต้องไม่เกิดขึ้นอีก ดูแลคนให้มีส่วนร่วมในการสร้าง constructive input เพื่อให้ผลของการประชุมเกิด cross functional solution ที่ใช้ได้จริง

 

ข้อคิดอีกเรื่องหนึ่งคือ ผู้เข้าประชุมต้องมี good listening skill ตั้งใจฟังความเห็นของคนอื่น ถ้ามีทักษะในการฟังสูงจะทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นที่ิครอบคลุมครบทุกประเด็นไม่มีอะไรตกหล่น นำไปสู่ข้อสรุปที่ยอมรับกันทุกฝ่าย ประการสุดท้ายประธานต้องมีความกล้าในการตัดสินใจ อย่าปล่อยให้การประชุมเปรียบเสมือนเครื่องบินที่บินวนรอบสนามบินแล้ว landing ไม่ได้ ควบคุมเวลาในการประชุม ไม่อย่างนั้นการประชุมจะเป็นการ recycle ปัญหา

 

6.เวลาที่เหมาะสมที่ใช้ในการประชุม ควรจะเป็นความยาวเท่าไร ก่อนที่ผมจะให้ความเห็นในเรื่องนี้ มีบทวิจัยว่าความสนใจของผู้เข้าประชุมในเวลา 15 นาทีแรกคือ 91% แล้วทุก 15 นาทีความสนใจจะถดถอยลงไปเรื่อย ๆ ในนาทีที่ 45 + ความสนใจจะลดลงเป็น 64% ถ้าเกินหนึ่งชั่วโมงความสนใจจะเหลือเพียง 50% ดังนั้นความยาวที่เหมาะสมสำหรับ strategic meeting คือหนึ่งชั่วโมง สำหรับบ้านเราผมเสนอว่าไม่เกินหนึ่งชั่วโมงครึ่ง สาเหตุเพราะองค์กรธุรกิจของเรายังไม่คุ้นชินกับการประชุมที่กระชับ

 

7.ประธานจบการประชุมโดยสร้าง next step ในตอนท้ายของการประชุม next step คือใครทำอะไร ส่งมอบเมื่อไร next step คือจุดบอดของการประชุมในบ้านเรา ผมเห็นการประชุมเป็นจำนวนมากที่จบการประชุมโดยขาด clear cut next step ทำให้สิ่งที่แลกเปลี่ยนความเห็นในที่ประชุมล่องลอยอยู่ในอากาศ next step ต้องระบุในรายงานการประชุมที่สรุปผลการประชุมอย่างกระชับ โดย minute of meeting ต้องออกภายในเวลา 12 ชั่วโมง ถ้ายึดหลักคิดอย่างนี้จะทำให้การบริหารการประชุมขับเคลื่อนด้วย “ความเร็ว +คุณภาพ”

 สุดท้ายอยากฝากข้อคิดว่า โลกเจริญด้วยการทำงาน ไม่ใช่จากการประชุม