ช่องทางดิจิทัลกับการเข้าถึงเอกสารทางการศึกษา

หรือแม้กระทั่งใช้เพื่อประกอบการสรรหาบุคคลเข้าดำรงตำแหน่งต่าง ๆ ในอนาคต ตัวอย่างของเอกสารสำคัญทางการศึกษาที่พบเห็นได้บ่อยและนักศึกษาทุกคนคุ้นเคย ได้แก่ ใบประมวลผลการศึกษา (transcript) หนังสือรับรองการสำเร็จการศึกษา หนังสือรับรองการเป็นนักศึกษา หนังสือรับรองคุณวุฒิ ใบปริญญา หรือใบแทนใบปริญญา เป็นต้น ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วผู้ขอเอกสารทางการศึกษาจำเป็นที่จะต้องเดินทางไปยื่นคำร้องด้วยตนเอง ณ สถาบันการศึกษาที่ผู้ขอสังกัดอยู่

แต่ในปัจจุบันนี้ได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบและวิธีการขอและออกเอกสารสำคัญทางการศึกษาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ประกอบกับสถานการณ์แพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-19) ทำให้หลายมหาวิทยาลัยมีการตื่นตัวในการปรับใช้ช่องทางดิจิทัลในการเข้าถึงเอกสารดังกล่าวมากยิ่งขึ้น เพื่อความสะดวกรวดเร็วของผู้รับบริการ และเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ COVID-19 เช่น ผู้ขอสามารถขอเอกสารทางการศึกษาในช่องทางออนไลน์โดยที่ไม่ต้องเดินทางไปสถานศึกษาด้วยตนเอง โดยฝ่ายทะเบียนของบางสถาบันใช้ระบบการให้บริการโดยใช้การกรอกเอกสารผ่านช่องทาง google form จากนั้นก็ดำเนินการออกเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ อันประกอบไปด้วย เลขที่เอกสาร วัน เวลาที่ออกเอกสาร และวัน เวลา หมดอายุของการรับรองเอกสารนั้น ๆ พร้อมทั้งแสดงช่องทางที่ใช้ในการตรวจ และ ยืนยันความถูกต้องโดยผ่านทางเว็บไซต์ หรือ ใช้รหัส QR Code กำกับอีกครั้ง

การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวนี้ส่งผลให้สถานศึกษาสามารถให้บริการอย่างรวดเร็วขึ้น มีการตรวจสอบที่ง่ายขึ้น ลดปัญหาการปลอมวุฒิการศึกษาลง แต่คำถามที่หลีกเลี่ยงไม่ได้คือแต่ละสถานศึกษามีมาตรฐานการออกเอกสารทางการศึกษาในช่องทางดิจิทัลเป็นไปในรูปแบบหรือทิศทางเดียวกันหรือไม่

ด้วยเหตุนี้ตามมติคณะรัฐมนตรี เมื่อวันที่ 2 เมษายน พ.ศ. 2562 เรื่อง การออกเอกสารหลักฐานของทางราชการผ่านระบบดิจิทัล คณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบในหลักการในการออกเอกสารหลักฐานของทางราชการผ่านระบบดิจิทัล โดยสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ร่วมกับผู้แทนมหาวิทยาลัยในคณะทำงานกำหนดมาตรฐานการจัดทำเอกสารสำคัญทางการศึกษาในรูปแบบดิจิทัล จึงร่วมกันจัดทำร่างข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่จำเป็นต่อธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ว่าด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์สำหรับใบประมวลผลการศึกษาขึ้น โดยอาศัยอำนาจตามความในมาตรา 5 (5) แห่งพระราชบัญญัติสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2562 ขึ้น เพื่อกำหนดโครงสร้างข้อมูลของข้อความอิเล็กทรอนิกส์ให้สอดคล้องกับมาตรฐานสากล ของ the United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business (UN/CEFACT)

ในขณะนี้ทางสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์กำลังสำรวจความคิดเห็นต่อร่างข้อเสนอแนะข้างต้น โดยมีรายละเอียดของร่างข้อเสนอแนะ คือ การกำหนดโครงสร้างข้อมูลของข้อความอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งสอดคล้องกับใบประมวลผลการศึกษาในรูปแบบ XML (Extensible Markup Language) ให้สอดคล้องกับมาตรฐานสากล แต่อย่างไรก็ตามสถาบันการศึกษาอาจต้องมีการปรับใช้ข้อเสนอแนะมาตรฐานฉบับนี้ให้เหมาะสมและสอดคล้องกับกฎระเบียบของแต่ละสถาบัน โดยในร่างข้อเสนอแนะดังกล่าวได้กำหนดความหมายของคำที่ใช้ในข้อเสนอแนะมาตรฐานฉบับนี้ ดังนี้

- ผู้ออกใบประมวลผลการศึกษา หมายถึง สถาบันการศึกษาที่จัดทำใบประมวลผลการศึกษา

- ผู้ถือใบประมวลผลการศึกษา หมายถึง บุคคลที่รับใบประมวลผลการศึกษาจากผู้ออกใบประมวลผลการศึกษา

- ผู้ตรวจสอบใบประมวลผลการศึกษา หมายถึง บุคคลที่รับใบประมวลผลการศึกษาจากผู้ถือใบประมวลผลการศึกษา เพื่อนำมาตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในใบประมวลผลการศึกษา ตัวอย่างเช่น ผู้ประกอบการ หรือหน่วยงานที่รับใบประมวลผลการศึกษาของผู้สมัครงานและนำมาตรวจสอบความถูกต้อง

- ใบประมวลผลการศึกษา หมายถึง เอกสารบันทึกรายวิชาและผลการศึกษาของผู้เรียน เพื่อใช้เป็นหลักฐานแสดงผลการศึกษาของผู้เรียน

ผู้เขียนหวังเป็นอย่างยิ่งว่า การรับฟังความคิดเห็นดังกล่าวจากบุคคลทั่วไป ผู้ทรงคุณวุฒิ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ จะสามารถปรับปรุงให้ข้อเสนอแนะมาตรฐานฉบับนี้มีความสมบูรณ์ครบถ้วนมากยิ่งขึ้น และเพื่อให้สถาบันการศึกษาใช้เป็นมาตรฐานประกอบการจัดทำข้อมูลในใบประมวลผลการศึกษาได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพต่อไป อีกทั้งยังจำเป็นต้องคำนึงถึงประเด็นการตรวจสอบความถูกต้องจริงแท้ของเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคลไปพร้อมกันด้วย

โดย...

ดร.อรัชมน พิเชฐวรกุล

คณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์