พลังที่หมดไปจากการประชุมออนไลน์

พลังที่หมดไปจากการประชุมออนไลน์

New normal หนึ่งที่เกิดจากสถานการณ์โควิด-19 คือรูปแบบของการประชุมที่เปลี่ยนไป

ถึงปัจจุบันเชื่อว่าทุกๆ ท่านจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในการประชุมออนไลน์ ไม่ว่าจะผ่าน Zoom หรือ Teams หรือ Webex หรือ Hangouts หรือระบบใดๆ ก็ตาม

เชื่อว่าการประชุมออนไลน์จะกลายเป็นเครื่องมือในการทำงานรูปแบบใหม่ที่มีประสิทธิภาพในอนาคต ทั้งจากการลดระยะเวลาการเดินทางประหยัดเวลาในการประชุม สามารถประชุมกับผู้ที่อยู่ในสถานที่ที่แตกต่างกันได้ง่ายขึ้น ฯลฯ จนไม่น่าแปลกใจว่าสำหรับบางคนแล้ว เมื่อ Work from home และเปลี่ยนมาประชุมออนไลน์ วันๆ หนึ่งสามารถประชุมได้ติดต่อกันไม่ต่ำกว่า 6-7 ประชุมต่อวัน ตั้งแต่เช้าจรดค่ำ ซึ่งจะไม่สามารถเกิดขึ้นได้กับการประชุมรูปแบบเดิมๆ ที่ต้องไปปรากฏตัวในห้องประชุมตามสถานที่ต่างๆ

อย่างไรก็ดี สำหรับคนจำนวนไม่น้อยการประชุมออนไลน์ก็นำมาซึ่งความเหนื่อยล้าที่ไม่ใช่แค่ทางด้านร่างกายเท่านั้น แต่เป็นทางด้านจิตใจด้วย กระทั่งอาจารย์ที่สอนหนังสือผ่านทางระบบออนไลน์หลายท่านก็ยอมรับว่าการสอนหนังสือผ่านทางออนไลน์นั้นเหนื่อย และใช้พลังเยอะกว่าการสอนสดแบบสอนในห้องเรียน

ช่วงหลังจะมีนักวิชาการในหลากหลายสาขาเริ่มออกมาให้ความเห็น และนำเสนอผลงานวิจัยที่เกี่ยวข้องกับความอ่อนล้าจากการประชุมออนไลน์มากขึ้น ซึ่งโดยสรุปแล้วสาเหตุหลักๆ อยู่ไม่กี่ประการด้วยกัน ได้แก่

พลังสมาธิที่จะต้องถูกใช้มากขึ้นเนื่องจากการประชุมออนไลน์ถ้าจะเป็นไปอย่างมีประสิทธิผลแล้วจะต้องใช้สมาธิมากกว่าประชุมแบบเห็นหน้า เนื่องจากโดยธรรมชาติแล้วเวลาคนฟังผู้อื่นพูดในห้องประชุม เราจะฟังทั้งคำพูดที่พูดออกมาและรับรู้อวัจนะภาษาที่สื่อออกมาด้วย ไม่ว่าจะเป็นภาษากาย สีหน้า กิริยาท่าทาง น้ำเสียง ฯลฯ ซึ่งในการประชุมปกตินั้นจะสามารถรับรู้อวัจนะภาษาได้ไม่ยาก เนื่องจากกรอบสายตาที่กว้างสามารถมองเห็นได้ทั้งตัวผู้พูด แต่เมื่อเปลี่ยนมาประชุมออนไลน์แล้วผู้เข้าประชุมแต่ละคนจะอยู่ในกรอบสี่เหลี่ยมเล็กๆ และปรากฏมาเฉพาะส่วนศีรษะที่ทำให้ ผู้ฟังต้องเพ่งสมาธิมากขึ้นเพื่อให้รับรู้อวัจนะภาษา ซึ่งย่อมต้องใช้สมาธิในการรับรู้ต่อสารที่สื่อออกมากันมากขึ้น

นอกจากนี้ ในการประชุมหลายแห่งก็จะให้ทุกคนเปิดกล้องเพื่อให้บุคคลอื่นเห็นหน้าด้วย ซึ่งก็มีข้อดีในด้านของการให้ความสนใจ แต่ขณะเดียวกันถ้าปรับหน้าจอเป็นแบบเห็นหลายๆ คนพร้อมกันก็จะยิ่งทำให้เหน็ดเหนื่อยภายหลังการประชุมเข้าไปอีก เพราะแทนที่จะมองหน้าและภาษากายของผู้พูด (เหมือนในการประชุมปกติ) เพียงคนเดียว กลับจะต้องมองหน้าและพยายามรับรู้อวัจนะภาษาของเพื่อนร่วมประชุมหลายๆ คนพร้อมกัน

นอกจากเรื่องของสมาธิที่ต้องใช้อย่างมากแล้ว การประชุมออนไลน์และเปิดกล้องนั้นทำให้เกิดความรู้สึกว่าถูกจับตาจากบุคคลอื่นตลอดเวลา และความรู้สึกที่ถูกจับตามองนั้นก็มักจะนำไปสู่ความรู้สึกที่ถูกกดดันและเครียดโดยไม่รู้ตัว ซึ่งในการประชุมปกติจะไม่มีความรู้สึกนี้เกิดขึ้นเนื่องจากถ้าไม่ใช่ผู้พูดก็มักจะไม่ได้รับความสนใจ

ในอีกมุมมอง เมื่อไม่เปิดกล้องแล้วแทนที่จะทุ่มความสนใจไปที่ประชุมเพียงอย่างเดียวก็อาจจะ Multitasks และทำอย่างอื่นไปพร้อมๆ กัน ซึ่งก็ทำให้ต้องทุ่มสมาธิไปมากกว่าปกติไปที่เนื้อหาในการประชุม

การประชุมออนไลน์อย่างต่อเนื่องยังนำไปสู่ปัญหาด้านสุขภาพกายได้เช่นเดียวกัน เพราะเมื่อ Work from home แล้ว อุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์ที่ใช้ในการทำงานนั้นกลับกลายเป็นเฟอร์นิเจอร์ในบ้านที่ไม่ได้รับการออกแบบมาให้นั่งทำงานหรือประชุมได้ทั้งวัน ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจว่าทำไมเมื่อประชุมเสร็จอาการปวดเมื่อยเนื้อตัวสามารถเกิดขึ้นได้

สำหรับข้อแนะนำในการประชุมออนไลน์นั้นก็มีหลายแนวทาง ตั้งแต่การเปิดกล้องเฉพาะที่จำเป็น เช่นเมื่อจะพูดหรือแสดงความคิดเห็น แต่ขณะเดียวกันก็ต้องไม่ Multitasks ขณะประชุมนอกจากนี้ การมี 2 จอก็อาจจะช่วยได้ โดยจอที่ใช้สำหรับเปิดกล้องจะอยู่ด้านข้างส่วนจอที่จะใช้ดูผู้อื่นหรือดูการนำเสนอค่อยอยู่ด้าน ตรงสำคัญสุดคือ วางกำหนดการประชุมให้ดี อย่าให้ต่อเนื่องจะต้องมีการคั่นเวลาเพื่อหยุดพักทั้งร่างกายและจิตใจเป็นระยะๆ