ดร.บวร ปภัสราทร

ดูบทความทั้งหมด

ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ประจำคอลัมน์ "ก้าวไกล วิสัยทัศน์"

27 เมษายน 2563
579

มารยาทในการประชุมอิเล็กทรอนิกส์

สิ่งที่โรคระบาดทำให้คนเราเก่งขึ้นอีกเรื่องหนึ่ง คือ เราประชุมกันผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ เป็นเรื่องเป็นราวภายในระยะเวลาแค่ 2-3 สัปดาห์

แต่ประชุมได้กับประชุมอย่างมีมารยาทต่างกันมาก ในทำนองเดียวกับการขับรถได้กับการขับรถอย่างถูกต้องตามกฎจราจร อย่าทำให้การประชุมอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องน่ารำคาญจากการขาดมารยาทในการเข้าร่วมประชุม

ถ้าเป็นการประชุมตามแบบดั่งเดิม ทุกคนมองเห็นกันหมดใครจะทำอะไรก็ต้องคิดหลายรอบก่อนจะทำลงไป แต่การประชุมอิเล็กทรอนิกส์ ต่างคนต่างอยู่ในพื้นที่ของตน ความระแวดระวังการกระทำต่างๆ จะน้อยลงไป มารยาทสำคัญ เรื่องแรกคือปรากฎตัวให้คนอื่นที่ร่วมประชุมได้เห็น ในเวลาส่วนใหญ่ของการประชุม อย่าปิดกล้องโดยไม่มีเหตุอันสมควร ถึงแม้ว่าแอปที่ชอบใช้กันในองค์กรใหญ่ๆ ในบ้านเราจะมีข้อจำกัด คือ ประชุมกันกี่คนก็ได้ แต่เห็นหน้าเห็นตาพร้อมกันแค่ 4 คน เลยทำให้บางคนไม่ใส่ใจที่จะเปิดกล้องเพราะคนประชุมกันเป็นสิบ แต่หน้าจอเห็นสลับไปมากันแค่ 4 คน ซึ่งฝืนธรรมชาติของการประชุมที่ต้องเห็นหน้าเห็นตากันทั่วหน้า ดังนั้น ถ้าเลือกได้ให้เลือกแอปประชุมที่สามารถเห็นหน้าเห็นตาผู้ร่วมประชุมอย่างพร้อมหน้าพร้อมตากัน ไม่งั้นประธานที่ประชุมจะลำบากที่จะได้ข้อสรุปเพราะภาษากายเป็นภาษาสำคัญอย่างหนึ่งในการทำงานร่วมกันโดยเฉพาะการประชุมพื่อหาข้อสรุปเรื่องใดเรื่องหนึ่งไม่พูดแต่นั่งส่ายหน้าตลอดคงเดาได้ว่าเขาคิดอย่างไรกับเรื่องที่ประชุมกันอยู่

ในการประชุมในห้องประชุมเดียวกันจะมีกี่คนก็แล้วแต่ เราพูดกันทีละคน ที่เหลือก็ฟัง มารยาทสำคัญเรื่องที่ 2 คือปิดไมค์ถ้ายังไม่ได้พูด ไม่ได้เสนออะไร จะพูดได้เมื่อไร ตอบว่าเริ่มพูดเมื่อประธานบอกให้พูด ที่แย่หน่อยก็คือถ้าเป็นแอปที่ประธานเห็นแค่ 4 คน ที่เหลือมองไม่เห็นก็ต้องอาศัยแชทช่วยในการขอโอกาสที่จะพูดในวาระนั้น ถ้าประธานเป็นประธานแบบลูกน้องทำให้หมดการประชุมอิเล็กทรอนิกส์จะน่ารำคาญมากเพราะมีการพูดแทรกกันเป็นระยะๆ จากการที่ประธานไม่รู้จักดูแชทไปพร้อมกันด้วย เลยต้องพูดแทรกเข้าไปเพื่อให้ประธานทราบว่า มีคนต้องการอภิปรายเรื่องนั้น ถ้าเคยใช้วิทยุสื่อสารที่ต้องสลับกันพูด การประชุมอิเล็กทรอนิกส์ต้องใช้หลักการคล้ายๆ กัน คือไม่พูดยึดยาวเกินไปและมีคำพูดที่บอกให้ทราบว่าจะหยุดพูดแล้ว เพื่อคนอื่นจะได้ใช้จังหวะนั้นในการเริ่มพูดต่อ พูดให้กระชับ และมีสัญญาณบอกคนอื่นว่าจะพูดจบแล้วเสมอ

ในการประชุมดั่งเดิมการนำงานอื่นๆ เข้าไปทำระหว่างการประชุมเป็นเรื่องที่คนมีมารยาทไม่กระทำ แม้ว่าจะเห็นกันเป็นประจำในองค์กรที่ประชุมเป็นงานประจำ ลงมือทำเป็นงานอดิเรกก็ตาม ดังนั้น มารยาทเรื่องต่อไปคือถ้ากำลังประชุมกันอยู่อย่าทำงานอื่นๆ บนคอมพิวเตอร์ บนสมาร์ทโฟนไปพร้อมๆ กัน ถ้าพลาดท่า พลาดทาง อาจจะเสียหน้าครั้งใหญ่ เหมือนที่คนใหญ่คนโตไปดูหนังโป๊ในที่ประชุม ระลึกไว้เสมอว่าหน้าจอถูกแชร์ได้เสมอ ลืมปิดไมค์เกิดขึ้นได้เสมอ เสียงที่เราได้ยินคนอื่นก็ได้ยินด้วย ถ้าเปิดกล้องไว้และเป็นแอปที่เห็นหน้าเห็นตากันครบถ้วน เราทำอะไรอยู่ คนอื่นก็มองเห็นด้วย ประชุมไป กินไป อาจเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับการประชุมที่มีการจัดอาหารเลี้ยงกัน แต่การประชุมอิเล็กทรอนิกส์ไม่มีการเสิร์ฟอาหารให้การกิน กลายเป็นการโชว์ หลีกได้ก็อย่าทำอย่างอื่นตอนประชุมดีกว่า เพราะประชุมอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีมักไม่กินเวลายืดยาว เหมือนการประชุมดั่งเดิม

เรื่องที่มักละเลยกันเป็นประจำ คือฉันประชุมจากบ้าน จากที่ส่วนตัวของฉัน ดังนั้น ฉันแต่งตัวของฉันตามสบายเคยผูกไทด์ใส่สูทไปประชุม อยู่บ้านประชุมกลัวค่าไฟฟ้าแพงเลยมาแบบทีเชิร์ต ภาพลักษณ์ของการประชุมจะลดความน่าเชื่อถือลงไปเยอะ ยอมจ่ายค่าไฟฟ้าช่วยรัฐกันอีกหน่อย ด้วยการแต่งกายให้เหมาะกับการประชุมนั้นๆ ดีกว่าและที่ต้องดูแลกันเพิ่มอีกหน่อย คือ แสงสว่างที่ส่องหน้าตาและมุมกล้องในระหว่างการประชุมดูด้วยว่าหน้าไม่ขาวเวอร์จากแสงสว่างมากไปหรือเผลอหมุนมุมกล้องไปที่ไม่ควรจะให้คนอื่นเห็นบ้างหรือเปล่า

ไม่ว่าจะทำอะไรก็ตามมารยาทเป็นเรื่องสำคัญจำไว้ด้วยว่าคนที่เป็นผู้นำยิ่งต้องมีมารยาทมากเป็นพิเศษกว่าคนอื่น

ดูบทความทั้งหมดของ ดร.บวร ปภัสราทร

แชร์ข่าว :
Tags: