เทคนิคและเครื่องมือทำงานที่บ้านสู้โควิด

ช่วงนี้ไวรัส COVID 19 กำลังระบาดอยู่นี้ การอยู่รวมกันหรืออยู่ใกล้กันอาจจะทำให้เกิดโอกาสการติดได้ หลายบริษัทจึงเริ่มมีมาตรการให้ทำงานที่บ้าน (Work from Home) แต่การจะทำงานที่บ้านได้นั้นเราควรมีเครื่องมืออะไรบ้างเพื่อช่วยให้เราสามารถทำงานด้วยกันได้เหมือนมาเดิม

เริ่มกันที่ อุปกรณ์และเครื่องมือ (Device) ทั้ง คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก แทบเล็ต หรือโทรศัพท์มือถือ คืออุปกรณ์สำคัญที่จะทำให้คนสามารถทำงานเชื่อมต่อด้วยกันได้ หากทีมไหนในบริษัททำงานด้วยโน้ตบุ๊กก็ง่ายหน่อย เพราะสามารถเอาไปทำงานที่บ้านได้เลย แต่ถ้าบางทีมต้องทำงานด้วยพีซี อาจจะต้องมีการเตรียมตัวซึ่งก็ทำได้หลายวิธี เช่นเตรียมโน้ตบุ๊กของบริษัทไว้ให้ทีมเหล่านั้นใช้ เพราะถ้ามีคนเยอะอาจจะไม่พอ ให้ทีมงานใช้คอมพิวเตอร์ของตัวเองที่บ้าน ซึ่งต้องตรวจสอบด้วยว่าคอมพิวเตอร์ของทีมงานมีประสิทธิภาพเพียงพอต่อการทำงานหรือไม่

การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต (Internet Connectivity) การทำงานผ่านทางออนไลน์ต้องมีอินเทอร์เน็ต ต้องดูว่าทีมงานมีอินเทอร์เน็ตที่บ้านหรือไม่? (ส่วนใหญ่น่าจะมี) อาจจะเป็นไวไฟที่บ้าน หรืออินเทอร์เน็ตแชร์จากมือถือ ต้องตรวจสอบแพ็กเกจอินเทอร์เน็ตของทีมงานว่า เพียงพอต่อการทำงานหรือไม่ การต่อเข้ามาทำงานกับระบบของบริษัท (VPN -Virtual Private Network) บางบริษัทมีซอฟต์แวร์อยู่ที่บริษัท ดังนั้น การเชื่อมต่อเข้ามาที่บริษัทอาจจะต้องมีการสร้างการเชื่อมต่อแบบปลอดภัย และดูให้ดีว่า VPN ของบริษัทท่านรองรับการเข้ามาของคนจำนวนมากได้

ในแง่ของซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชั่น (Software & Application) การสื่อสาร ประชุมร่วมกัน มีซอฟต์แวร์หลายตัวมาก ที่เราสามารถสื่อสารร่วมกันได้ เช่น LINE, Facebook Workplace, Facebook Messenger การประชุมร่วมกัน และแบ่งปันหน้าจอการประชุม ส่วนตัวผมตอนนี้ผมชอบ Google Hangout Meet ฟรี ตัวนี้ดีสามารถแชร์หน้าจอได้ หรือจะเป็น Whereby.com, Zoom, Skype ก็ได้ เอกสาร ไฟล์งาน การทำงาน ส่วนตัวผมแนะนำ Google Drive ในการเก็บข้อมูล 

ถ้าคุณมี Gmail อยู่แล้วจะมี Google Drive แบบฟรี 15 Gb ซึ่งคิดว่าน่าจะเพียงพอสำหรับการเก็บข้อมูลเลยล่ะ Google Suite (Sheet, Doc, Slide) เป็นชุดแอปพลิเคชันที่ใช้แทน Microsoft Office ได้เลย สามารถทำงานร่วมกันทางออนไลน์แบบเรียลไทม์และแชร์ระหว่างกันได้ง่ายมาก ในช่วงแรกๆ ที่ใช้อาจจะไม่ค่อยชอบเท่าไร แต่แนะนำให้ทนใช้ไปสักพัก ซึ่งอาจจะติดใจเมื่อเปลี่ยนย้ายเอกสารการทำงานมาอยู่ใน Google Suite บน Cloud แล้ว

สำหรับช่องทางการขายของออนไลน์ ควรเพิ่มช่องทางการค้าผ่านทาง Social Media, Marketplace ต่าง ๆ หรือจะเปิดเว็บไซต์ของตัวเอง แต่ถ้าจะให้ง่ายลองใช้แพลตฟอร์ม U-Commerce ที่จะช่วยบริหารทุกช่องทางการขายไว้ที่เดียว เชื่อมต่อระบบชำระเงินไว้ให้พร้อม และมีระบบขนส่งสินค้าไว้เรียบร้อย ใครสนใจใช้บริการได้เลยฟรีครับที่ www.tarad.com/u-commerce

การส่งของ เอกสาร แพ็กเกจ (Shipping & Messenger) ใช้บริการของแอปพลิเคชันอย่าง Skootar, LINE MAN, Grab, Get, Lalamove สามารถรับ-ส่งเอกสารได้ง่าย มารับถึงหน้าบ้านได้เลย ส่งของผ่านไปรษณีย์ไทย, Flash Express, Best Express, J&T, Ninjavan หรือจะเลือกได้ทุกเจ้าด้วย SHIPPOP.com ก็ได้เลย เขาบริการมารอรับถึงที่บ้าน ติดกล้องวงจรปิดที่ออฟฟิศ (Office Video Monitoring)

อย่างไรก็ดี อย่าลืมติดกล้องวงจรปิดติดไว้ที่ออฟฟิศ เพื่อดูความปลอดภัยว่ามีใครเข้าออกที่นั่นบ้าง สั่งอาหารกิน (Food Delivery) สั่งอาหารมากินที่บ้าน ไม่ต้องออกไปไหนด้วยบริการจากแอปพลิเคชันพวก LINE MAN, Grab Food, Get Food, Food Panda ฯลฯ ทั้งหมดนี้ เป็นเพียงบางส่วนในการเตรียมตัวและปรับตัว รวมถึงการทำงานที่บ้านให้ได้ประสิทธิภาพ เพื่อรับมือกับเหตุการณ์บางอย่างที่อาจจะเกิดขึ้นได้ครับ