หลบโควิด-19 ประชุมผู้ถือหุ้นทางออนไลน์:เลื่อนประชุม

ควรหลีกเลี่ยงจากการเข้าไปในที่ที่มีประชาชนอยู่รวมกันมาก แต่ช่วงนี้เป็นช่วงเทศกาลการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นของบริษัทจำกัดตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ และบริษัทมหาชนจำกัด ตามกฎหมายว่าด้วยบริษัทมหาชนจำกัด ซึ่งถ้าเป็นบริษัทมหาชนขนาดใหญ่ที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ จะมีผู้ถือหุ้นเข้าร่วมประชุมจำนวนมาก หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง จึงได้ประชุมหารือกันเพื่อแก้ไขปัญหานี้ มาตรการหนึ่งคือแนะนำให้ผู้ถือหุ้นมอบฉันทะให้กรรมการอิสระเข้าประชุมและลงมติแทน ซึ่งจะลดจำนวนผู้ถือหุ้นที่เข้าประชุมได้มาก

ประชุมทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์นอกเหนือจากการให้ผู้ถือหุ้นมอบฉันทะให้กรรมการอิสระเข้าประชุมแทนแล้ว ก็อาจจัดให้มีการประชุมทางออนไลน์หรือผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งก็จะช่วยลดจำนวนผู้ถือหุ้นไม่ต้องเดินทางมายังสถานที่ที่จัดให้มีการประชุม อย่างไรก็ตาม แม้ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ลักษณะหุ้นส่วนบริษัท และกฎหมายว่าด้วยบริษัทมหาชนจำกัด ไม่มีบทบัญญัติเปิดช่องให้บริษัทจำกัด หรือบริษัทมหาชนจำกัด จัดประชุมผู้ถือหุ้นทางระบบออนไลน์ แต่ก็ได้มีประกาศ คสช. ฉบับที่74/2557 เรื่องการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ลงวันที่ 27 มิ.ย. 2557 เปิดช่องให้สามารถจัดการประชุมที่กฎหมายกำหนดต้องมีการประชุม ประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ ซึ่งรวมถึงการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นของบริษัทจำกัด และบริษัทมหาชนจำกัดด้วย

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์(ออนไลน์) ตามประกาศของคสช. มีหลักเกณฑ์เงื่อนไขที่สำคัญดังนี้

1 ผู้เข้าร่วมประชุมอย่างน้อย 1 ใน 3 ขององค์ประชุมต้องอยู่ในในที่ประชุมแห่งเดียวกัน และผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดต้องอยู่ในราชอาณาจักรขณะที่มีการประชุม แม้จะมิได้อยู่ในสถานที่เดียวกันและสามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระกว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

2 การประชุมออนไลน์ ต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมออนไลน์ที่กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและสื่อสารกำหนด โดยประกาศในราชกิจจานุเบกษา 

คือต้องเป็นไปตามประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เรื่อง มาตรฐานรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2557 ลงวันที่ 24 พ.ย. 2557 ซึ่งประกาศในราชกิจจานุเบกษา เมื่อวันที่ 4 ธ.ค.2557 มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 5 ธ.ค. 2557 เป็นต้นไป

3 หนังสือเชิญประชุมและเอกสารประกอบการประชุม จะส่งโดยอีเมล์ก็ได้ โดยต้องเก็บสำเนาหนังสือ ทั้งในรูปแบบเป็นเอกสารกระดาษหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ก็ได้

4 ผู้จัดประชุมออนไลน์ ต้องจัดให้ผู้ร่วมประชุมแสดงตนเพื่อร่วมประชุมผ่านสื่อก่อนการประชุม ต้องจัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ และต้อง บันทึกเสียงและภาพผู้เข้าร่วมการประชุมตลอดเวลาที่มีการประชุม ซึ่งถือเป็นการบันทึกรายงาการประชุมด้วย ทั้งนี้ข้อบังคับของบริษัทต้องเปิดช่องให้บริษัทจัดประชุมผู้ถือหุ้นทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้

5 ให้ถือว่า การประชุมผู้ถือหุ้นผ่านระบบออนไลน์ ตามประกาศคสช.ดังกล่าว เป็นการประชุมที่ชอบด้วยกฎหมาย และห้ามปฏิเสธการรับฟังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตามประกาศคสช.ฉบับนี้ เป็นพยานหลักฐานในกระบวนการพิจารณาตามกฎหมาย ทั้งในคดีแพ่ง คดีอาญา หรือคดีอื่นใด เพียงเพราะเหตุว่าเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

หมายเหตุ หากการประชุมผู้ถือหุ้นผ่านระบบออนไลน์ ของบริษัทจำกัด หรือบริษัทมหาชนจำกัด ดำเนินการโดยไม่สอดคล้องกับประกาศของคสช.ฉบับนี้ กรรมการหรือผู้ถือหุ้นของบริษัทจำกัด น่าจะร้องขอให้ศาลเพิกถอนมติของการประชุมได้ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา1195 ได้ด้วย และถ้าเป็นบริษัทมหาชนจำกัด ผู้ถือหุ้นไม่น้อยกว่า 5 คน หรือผู้ถือหุ้นซึ่งมีหุ้น นับรวมกันได้ไม่น้อยกว่า 1 ใน 5 ของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้ทั้งหมดก็อาจร้องขอให้ศาลเพิกถอนมติในการประชุมตาม มาตรา 108 ของกฎหมายว่าด้วยบริษัทมหาชน จำกัด ได้เช่นกัน

เลื่อนการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้น มาตรการอีกมาตรการหนึ่ง ที่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องแนะนำคือ ให้เลื่อนการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นไปก่อน แต่การเลื่อนการประชุมอาจมีปัญหาถ้าเลื่อนไปจนเลยกำหนดเวลาที่บริษัทจำกัด หรือกรรมการบริษัทมหาชนจำกัด ต้องจัดให้มีการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นภายในเวลาที่กฎหมายกำหนดไว้บริษัทจำกัดหรือกรรมการบริษัทมหาชนจำกัดก็จะมีความรับผิดมีโทษปรับทางอาญาไม่เกิน 2 หมื่นบาท

สำหรับปัญหาดังกล่าว กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ได้ออกประกาศลงวันที่ 4 มี.ค.2563 ถ้าบริษัทจำกัด หรือบริษัทมหาชนจำกัดรายใด ที่ได้รับผลกระทบจากสถานการณ์การระบาดของไวรัสดังกล่าวจนเกิดเหตุขัดข้องไม่สามารถจัดประชุม หรือจัดประชุมล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด และเมื่อดำเนินการจัดประชุมแล้วให้มีหนังสือชี้แจงเหตุผลยื่นต่อนายทะเบียนเป็นรายกรณีไป

การออกประกาศของกรมพัฒนาธุรกิจดังกล่าวน่าจะอยู่บนหลักการพื้นฐานของกฎหมาย ที่พิจารณาได้ว่า การเลื่อนการประชุมจนทำให้การประชุมล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ไม่ได้เกิดจากเจตนาที่จะจัดประชุมล่าช้า แต่เกิดจากความจำเป็น เพื่อความปลอดภัยต่อสุขภาพและชีวิตของผู้เกี่ยวข้องและสังคม

เมื่อการเลื่อนการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นเป็นเพราะความจำเป็น ชอบด้วยเหตุผล เมื่อวิกฤติการระบาดเบาบางลง และสามารถจัดประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นได้ ก็เป็นหน้าที่ของบริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจำกัด ต้องยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 1 เดือน นับแต่วันที่งบการเงินนั้นได้รับอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่ก็จะไม่มีปัญหายื่นงบการเงินล่าช้าตามกฎหมายว่าด้วยการบัญชี และถ้ามีเหตุจำเป็นทำให้ไม่อาจยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในกำหนดเวลาดังกล่าวได้ ก็ยังสามารถยื่นต่ออธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าขอขยายเวลาได้ตามความจำเป็น