เวลามีจำกัด เราจึงต้องรู้จักจัดการ

ในตำราภาษาอังกฤษหลายเล่ม หรือบทความมากมายในเว็บไซต์จะใช้คำว่า Personal Productivity อาจแปลเป็นไทยว่า ผลิตภาพส่วนบุคคล หรืออาจจะใช้คำที่สื่อถึงการพัฒนาตนเองว่า การเพิ่มผลิตภาพในตัวคน ก็คงพอได้

หลายคนอาจจะรู้แล้วว่า ผลิตภาพ มีนิยามความหมายหลากหลายแตกต่างกันไปในแต่ละบริบทและการสื่อความ บ้างก็บอกว่าเป็นเรื่องของจิตสำนึก “การปรับปรุงสิ่งต่างๆในวันนี้ให้ดีกว่าเมื่อวานนี้ และพรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้” บ้างก็บอกว่าเป็นเรื่องกระบวนการ “การผลิตอย่างมีประสิทธิภาพ (ใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่าไม่สูญเปล่าไม่สิ้นเปลือง) และประสิทธิผล (ได้ผลลัพธ์ตรงตามเป้าหมาย)”

บ้างก็อธิบายเป็นสูตรสมการทางคณิตศาสตร์เพื่อให้ง่ายในการวัดผลและเปรียบเทียบแบบที่องค์การแรงงานระหว่างประเทศ (International Labor Organization – ILO) ได้นิยามไว้ว่า Productivity = Output / Input และปัจจัยนำเข้าที่นำมาใช้พิจารณามากที่สุดคือ เวลา (Time) เพราะทุกคนมีเท่ากัน แต่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ต่างกัน

"Dwight Eisenhower" ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกาเคยกล่าวไว้ว่า “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” การจัดการกับภาระงานส่วนตัวของแต่ละคน สามารถทำได้ง่ายๆด้วยการพิจารณาร่วมกันของ 2 ปัจจัยคือ ความสำคัญ (important) และความเร่งด่วน (urgent) สิ่งที่ได้คือตารางที่มี 2 แถวในแนวนอน 2 คอลัมน์ในแนวตั้ง บางคนเรียกมันว่า THE EISENHOWER BOX ลองมาดูคำอธิบาย ตัวอย่าง แล้วค่อยย้อนกลับมาดูตัวเรา

งานสำคัญ และเร่งด่วน (Important and urgent) สิ่งที่ต้องพิจารณาดำเนินการคือ ลงมือทำ (Do) งานใดๆก็ตามที่ระบุอย่างแน่ชัดแล้วว่าอยู่ในประเภทนี้ ไม่มีอะไรดีไปกว่าลงมือทำมันทันที (Do it now) เพราะถ้าไม่ทำหรือทำไม่เสร็จก็อาจสร้างความเสียหายได้ หรืออาจจะมีคนที่รอผลลัพธ์จากงานของเราเพื่อนำไปทำอะไรบางอย่างต่อ เช่น การเขียนบทความในคอลัมน์นี้  เพราะมีกำหนดส่งให้กับสำนักพิมพ์ทุกสัปดาห์ ถ้าไม่เขียนส่ง หรือเขียนส่งล่าช้ากว่ากำหนดนัดหมาย ทางทีมงานของสำนักพิมพ์ก็ไม่สามารถนำลงตีพิมพ์ได้ทัน ก็อาจสร้างปัญหาและความยุ่งยากที่จะต้องหาเนื้อหาอื่นมาลงแทน แน่นอนถ้าเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ก็อาจจะโดนพิจารณาว่าเราไม่พร้อม หรือไม่เหมาะสมกับภารกิจนี้ ซึ่งแน่นอนทางสำนักพิมพ์ก็อาจจะหาคนอื่นที่ดีกว่ามาเขียนแทน

งานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน (Important but not urgent) สิ่งที่จะต้องพิจารณาดำเนินการคือ ตัดสินใจ (Decide) ว่าภาระงานนั้นๆควรจะต้องส่งมอบหรือทำให้แล้วเสร็จเมื่อใด และประเมินว่าจะต้องใช้เวลามากน้อยแค่ไหนในการทำสิ่งนั้น ให้นับย้อนกลับมาจากวัน-เวลาที่ต้องเสร็จ แล้วกำหนดลงไปในตารางงานว่าจะทำมันเมื่อไร (Schedule a time to do it) เช่น การออกกำลังกาย การโทรศัพท์หาคนในครอบครัว การค้นคว้าหาความรู้ การวางแผนงานทางธุรกิจ

งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน (Not important but urgent) สิ่งที่ต้องพิจารณาดำเนินการคือ การมอบหมายงาน (Delegate) จะให้ใครที่เหมาะสมมาช่วยทำแทนดี หรือหาคนที่มีศักยภาพและความสามารถตรงกับงานนั้นๆมาช่วยเหลือแบ่งเบาภาระงานไปบ้าง (Who can do it for you) เช่น การให้สัมภาษณ์ตามที่มีนัดหมายไว้แล้ว การจองตั๋วเครื่องบิน การให้ข้อเสนอแนะ/ข้อคิดเห็นต่อบางอย่าง การตอบอีเมล์ การแบ่งปันความรู้ การค้นหาข้อมูลบางอย่าง

งานไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน (Not important and not urgent) สิ่งที่ต้องพิจารณาดำเนินการคือ การยกเลิก (Delete) โดยพิจารณาทีละงานอย่างถ้วนถี่ ถ้าใช่ก็ปฏิเสธหรือขจัดมันทิ้งไปเถอะ (Eliminate it) เพราะเมื่อถึงเวลาที่ต้องเลือกภายใต้ข้อจำกัดเรื่องเวลา ยังไงซะ การเลือกทิ้งสิ่งที่มีคุณค่าน้อยที่สุดลงไป ก็ช่วยรักษาสิ่งที่มีคุณค่ามากกว่าไว้ได้ เช่น การดูหนังฟังเพลง การท่องอินเทอร์เน็ตและสอดส่องข้อความต่างๆในโซเชียลมีเดีย การที่ต้องมาคอยนั่งลบอีเมล์ขยะเป็นประจำทุกวัน ทั้งๆที่เราไม่สนใจและไม่อยากแม้กระทั่งจะเปิดอ่าน ทำไมไม่จัดการบล็อกหรือยกเลิกการรับข้อมูลข่าวสารนั้นเสีย

ถึงตรงนี้เชื่อว่าผู้อ่านพอจะมองเห็นภาพ และวิธีการพิจารณาในแต่ละประเภทของงานกันแล้วใช่ไหมครับ การเปลี่ยนแปลงย่อมเกิดขึ้นจากการลงมือทำ ไม่ใช่แค่คิดหรือแค่รู้ ดังนั้นไม่มีอะไรดีไปกว่าเริ่มลงมือทำกันเลย หยิบกระดาษ A4 มา 1 แผ่น แจกแจงภาระงาน (job to be done) ที่เกี่ยวข้องกับเรา สิ่งที่เราต้องมีส่วนเข้าไปเกี่ยวข้องทั้งหมดลงไป ทุกเรื่องไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัว เรื่องเกี่ยวกับหน้าที่การงานและธุรกิจที่มีในรอบเดือน แจกแจงให้หมดอย่าให้ตกค้าง เสร็จแล้วให้ตัดกระดาษแยกแต่ละงานออกจากกัน

 หยิบกระดาษ A4 ขึ้นมาอีกคนละหนึ่งแผน จากนั้นพับครึ่งทั้งแนวตั้งและแนวนอน รอยพับของกระดาษทั้งสองแนว จะแบ่งกระดาษออกเป็น 4 ส่วน แถวบนให้เขียนว่า “งานสำคัญ” แถวล่างให้เขียนว่า “งานไม่สำคัญ” ส่วนคอลัมน์ซ้ายมือให้เขียนว่า “งานเร่งด่วน” คอลัมน์ขวามือให้เขียนว่า “งานไม่เร่งด่วน” จากนั้นให้หยิบภาระงานที่ตัดเป็นชิ้นไว้แล้ว นำมาพิจารณาและจัดวางไว้ให้ตรงกับช่องของประเภทนั้นๆ เพียงแค่นี้เราก็จะรู้แล้วว่าจะจัดการกับภาระงานแต่ละเรื่องอย่างไร สุดท้ายอยากบอกว่า “การแบ่งประเภทของภาระงานและการจัดลำดับความสำคัญ เป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วน” ควรทำเป็นประจำจนเป็นนิสัย