ทำเรื่อง “ธรรมดาให้ไม่ธรรมดา” ในการบริหาร

แค่เวลาที่นัดประชุม...ก็ทำให้ผู้จัดการใหม่อย่างคุณวุฒิชัย อึ้งแล้ว เพราะเวลาที่นัดประชุมคือ 8.53 น.!

ก่อนเข้าประชุม วุฒิชัยถามคนอื่นๆ ที่จะเข้าประชุมในครั้งนี้ด้วยความสงสัย ในเรื่องเวลาที่นัดประชุม ว่าทำไมต้อง 8.53 น. คำตอบที่ได้รับจากหลายๆ คนตอบเหมือนๆ กันว่า..ที่นี่เวลาประชุมกับ CEO คุณอิทธินันท์ ไม่เคยนัดประชุม 9.00 โมงหรือ 10.00 หรือตัวเลขกลมๆ แบบนี้ไม่ว่าจะเป็นช่วงเช้าอย่างวันนี้ หรือช่วงบ่าย เวลาที่นัดจะเป็นเศษนาทีเสมอ เพื่อให้ทุกคน “รู้คุณค่าของเวลา ทุกนาที!”

สำหรับที่อื่น เวลานัดประชุม ไม่ว่าจะเป็น 9 โมงหรือ 10 โมง ส่วนมากจะมากันตามเวลา แต่ก็มีจำนวนไม่น้อยที่มักจะมาประชุมสายเป็นประจำ แต่ที่นี่ไม่! เพราะ เมื่อถึงเวลา 8.53 ปุ๊ป คุณอิทธินันท์ จะเดินเข้าห้องประชุมเป๊ะ!

ส่วนทุกคนก็มากันพร้อมเพรียงก่อนเวลา ก่อนที่ CEO จะมา เมื่อมาถึง คุณอิทธินันท์ยิ้มให้กับทุกๆ คนเป็นการทักทาย แต่จะไม่เสียเวลาพูดเรื่องดินฟ้า อากาศ หรือเรื่องที่ไร้สาระไม่เกี่ยวกับการประชุมมาก จะเน้นที่ทักทายถามสารทุกข์สุขดิบคร่าวๆของทุกคนและลูกน้องในสายงานของแต่ละคนสักครู่ แล้วก็เริ่มเข้าเนื้อหาในการประชุม

โทรศัพท์มือถือของทุกคนจะวางไว้ที่ด้านหน้าของแต่ละคน โดยจะรับโทรศัพท์หรือตอบข้อความทางLine ต่างๆ เฉพาะเรื่องที่จำเป็นเร่งด่วนเท่านั้นโดยจะขออนุญาตทุกคนก่อนตอบ/ส่งข้อความและใช้เวลาให้น้อยที่สุด (เพราะยุคปัจจุบัน แทบทุกที่ ที่มีการประชุม คนที่ไม่ได้พูด มักจะก้มหน้าอยู่แต่หน้าจอมือถือ เหมือนไม่มีส่วนร่วมในการประชุม!)

เรื่องที่วุฒิชัย ทั้งทึ่งทั้ง งง ก็คือ คุณอิทธินันท์ CEO จะไม่กำหนดวาระการประชุมแต่คนที่เข้าต้องมีข้อมูลพร้อมตอบ!

นั่นหมายความว่า...

ผู้เข้าประชุมทุกคน ต้องรู้สถานการณ์ของบริษัทในปัจจุบัน เป้าหมาย ความคืบหน้าของงานที่แต่ละคนรับผิดชอบ ปัญหา (ถ้ามี) และข้อมูลทุกอย่างต้องพร้อม!

เรื่องถัดมาที่วุฒิชัยได้เรียนรู้คือ...

CEO หนุ่มคนนี้ ไม่ใช่ CEO ช่างจ้อ ช่างพูดแบบอวดรู้ หรือพยายามอวดเก่งไปทุกเรื่อง แต่เวลาประชุม CEO มักจะตั้งคำถาม ฟัง จับประเด็น ถามต่อ แล้วค่อยหาข้อสรุปเป็นเรื่องๆ ถึงสิ่งที่แต่ละคนจะต้องไปดำเนินการต่อพร้อมกับกรอบเวลาสำหรับการติดตามผลในเรื่องนั้นๆ อย่างชัดเจน

ตัวอย่างคำถามที่วุฒิชัย ได้ยินครั้งแรก จากคำถามที่ CEO ถามแต่ละคน เช่น...

“สัปดาห์ที่ผ่านมา ปัญหาที่เกิดขึ้น ได้แก้ไปกี่เรื่องแล้วครับ? ผลเป็นอย่างไรบ้าง? แก้อย่างไร? และจะป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีกได้อย่างไร?”

แค่คำถามเดียวแต่มีหลายชุดในคำถามนี้ คนที่ตอบ ถ้าไม่มีข้อมูลที่ชัดเจน หรือตอบมั่วๆ หรือ

โยนไปโยนมา มักจะถูกคุณอิทธินันท์ ต้อนและถามต่อจนหาสาเหตุและทางแก้ได้ด้วยคำถามชุดดังกล่าว

เมื่อดำเนินการประชุมไปสักครู่ คุณ อิทธินันท์ จะถามต่อเพื่อเน้นเป้าหมายที่แต่ละคนควรจะไปทำ

“เรื่องที่ต้องทำ/ควรทำในสัปดาห์นี้มีอะไรบ้าง? จะทำอย่างไรให้ผลออกมาดีที่สุด!?”

เมื่อแต่ละคนตอบ คุณอิทธินันท์ก็จะฟังอย่างตั้งใจ และถามเสริมในประเด็นที่จำเป็น แต่ถ้าใครพูด

ยาวเยิ่นเย้อ คุณอิทธินันท์ ก็จะพยายามกระตุ้นให้เข้าประเด็นเพื่อสรุปในแต่ละเรื่องของแต่ละคน

บ่อยครั้งของการประชุม ผู้เข้าประชุมก็มักจะถูกถามคำถาม...

“มีอะไรที่เรายังไม่เคยทำแต่ควรคิดควรทำบ้าง?”

คำถามแบบนี้ จะกระตุ้นทุกคนให้คิดให้เตรียมอะไรใหม่ๆที่เป็นประโยชน์กับหน่วยงาน กับองค์กร

ไปจนถึงประโยชน์ที่จะเกิดกับลูกค้า เพื่อไม่ให้ทุกคนทำงานโดยคิดแบบเดิมๆ ทำแบบเดิมๆ ไปวันๆ

ก่อนจบการประชุม คำถามที่คุณอิทธินันท์มักจะถาม คือ..

“สุดท้ายนี้.. มีอะไรที่ผมควรรู้แต่ยังไม่รู้บ้าง?”

และทุกครั้งตอนจบการประชุม คุณอิทธินันท์จะขอบคุณทุกคนสำหรับข้อมูลที่เตรียมมา และความคิดเห็นที่น่าสนใจของแต่ละคน

การประชุมของที่นี่ ที่ผ่านมา คุณอิทธินันท์ จะนัดประชุมสัปดาห์ละ1ครั้งตามปกติเหมือนทั่วๆ ไป ยกเว้นมีเรื่องด่วนจริงๆ ถึงจะมีการประชุมมากกว่า 1 ครั้งในรอบสัปดาห์หลังจากการประชุม

วุฒิชัย มารู้ว่า หลังจากการประชุม คุณอิทธินันท์ จะติดตามผลในแต่ละเรื่องที่สำคัญๆ โดยคุณอิทธินันท์เป็นฝ่ายเดินมาหาแต่ละท่านเองในแต่ละเรื่องเอง (จะไม่ใช้รูปแบบให้แต่ละคนไปพบที่ห้องทำงาน) และถามความคืบหน้า ในรูปแบบ การ Coaching อย่างไม่เป็นทางการ ด้วยการตั้งคำถาม ให้ความช่วยเหลือในกรณีที่ติดขัดต่างๆ

สิ่งที่วุฒิชัย ได้พบจากการทำงานที่นี่ คือ ในการประชุม CEO เป็นคนที่ตั้งคำถามเก่ง ในแต่ละคำถามจะกระตุ้นให้แต่ละคนเตรียมข้อมูล คิดและหาแนวทางใหม่ๆ ส่วนก่อนหรือหลังการประชุม CEO จะไปพบปะพูดคุยและ Coaching บรรดาผู้จัดการหรือผู้บริหารที่รองจาก CEO อย่างไม่เป็นทางการ

ที่นี่ไม่มีบรรยากาศเจ้ายศเจ้าอย่าง แต่งานของแต่ละหน่วยงานคืบหน้า ด้วยสไตล์การบริหารแบบเข้าถึงแต่ละหน่วยงานแบบเป็นกันเองไม่เคร่งเครียด แต่ผลออกมาดี และทุกคนเตรียมความพร้อมตลอดเวลา

น่าสนใจและน่าลองไปปรับใช้ดูนะครับ.