หลีกเลี่ยงการประสานงา ด้วยการประสานงาน

ปลอดภัยได้ในระยะยาว เรื่องของการประสานงานทั้งภายในและภายนอกธุรกิจ เป็นเรื่องที่ผู้บริหารทราบดีว่า เป็นปัจจัยสำคัญที่สุดประการหนึ่ง

แต่สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นอยู่เสมอก็คือ “การประสานงา” ระหว่างฝ่ายต่างๆ ภายในองค์กร แทนที่จะเป็นการ “ประสานงาน”

มีเคล็ดลับ 9 ประการสำหรับผู้บริหารธุรกิจเลือกใช้เพื่อสร้างการประสานงาน หรือสร้างความร่วมมือที่ดีระหว่างทีมงานภายใน และสามารถส่งผลต่อเนื่องไปได้ถึงการประสานงานกับบุคคลภายนอก ไม่ว่าจะเป็น ลูกค้า คู่ค้า พันธมิตรธุรกิจ หรือแม้กระทั่งกับหน่วยงานภาครัฐที่ธุรกิจต้องประสานงานด้วย

1) กำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของผลที่จะได้รับจากการประสานงานที่ชัดเจนและท้าทาย

การทำให้ทีมงานมีความมุ่งมั่นในการทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุความสำเร็จตามเป้าหมาย จะต้องเข้าใจและมองเห็นถึงเหตุผลและความสำคัญของความสำเร็จที่จะเกิดขึ้น ซึ่งถือได้ว่าเป็นหน้าที่แรกที่ผู้บริหารจะต้องทำให้ได้ก่อนที่จะทำให้เกิดการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ เป้าหมายและความท้าทายที่ชัดเจนนี้ ยังจะทำให้หัวหน้าทีมและลูกทีมทุกคนมีจุดร่วมเดียวกันในการทำงาน

2) สื่อความให้แก่ทีมงานเกี่ยวกับหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้เกี่ยวข้องทุกคนในทีม

การกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบในระดับบุคคลและในระดับทีม จะเป็นตัวชี้นำที่ไม่ให้ทีมงานเกิดการทำงานที่ซ้อนทับหรือเกิดช่องว่างขึ้น และยังจะทำให้ทีมงานแต่ละคนทราบและเข้าใจหน้าที่ของผู้ร่วมทีมแต่ละคน เกิดเป็นแรงผลักดันที่จะเดินไปสู่เป้าหมายในทิศทางที่เสริมแรงซึ่งกันและกัน

3) แบ่งเป้าหมายออกเป็นช่วงๆ เพื่อง่ายต่อการติดตามผลและสามารถปรับทิศทางการทำงานได้ทันท่วงที

เป้าหมายที่จะซอยออกได้เป็นเป้าหมายย่อย จะต้องเป็นเป้าหมายที่สามารถวัดได้อย่างเป็นรูปธรรม ผู้บริหารอาจเริ่มต้นจากเป้าหมายย่อยแรกๆ ที่เป็นเป้าหมายที่สามารถบรรลุผลได้ ความสำเร็จที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วง จะทำให้ทีมงานเกิดความมุ่งมั่นที่จะร่วมมือกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในขั้นต่อไป และเป็นกำลังใจให้เกิดการร่วมมือกันในทีมมากขึ้น

4) มอบหมายงานให้สอดคล้องกับบุคคลิกของสมาชิกในทีม

การประสานงานและความร่วมมือที่ดีของทีมงาน มีแนวโน้มที่เกิดจากบุคลิกภาพของสมาชิกแต่ละคนในทีม มากกว่าประสบการณ์หรือความสามารถในงาน เทคนิคหนึ่งในการจัดทีมที่ลงตัวและสามารถทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี ได้แก่ การเริ่มต้นโดยให้ทีมงานทำแบบทดสอบบุคลิกภาพ เช่น แบบทดสอบของ Myers-Briggs แล้วนำผลการทดสอบมาเปิดเผยให้ทีมงาน และให้ทีมงานแสดงความคิดเห็นว่า สมาชิกคนใดในทีม ควรจะรับหน้าที่ใด ที่จะทำให้เกิดการประสานงานในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพสุงสุด

5) สร้างเครื่องมือเพื่อเพิ่มความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม

ความสัมพันธ์ที่แนบแน่นซึ่งกันและกัน เป็นจุดเริ่มต้นของการให้ความร่วมมือและการประสานงานที่ดี ดังนั้น ผู้บริหารควรจัดให้มีเครื่องมือที่จะทำให้ทีมงานเกิดความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันเป็นประจำ เช่น การประชุมประจำสัปดาห์ร่วมกัน หรือการสร้างเครือข่ายชุมชนอิเล็กทรอนิกส์ที่จะทำให้สมาชิกในทีมได้ติดต่อกันในลักษณะเรียลไทม์ เพื่อให้ทีมงานได้รับทราบข่าวสารอย่างเป็นปัจจุบัน หลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนกันโดยไม่จำเป็น

6) สนับสนุนการให้อิสระในการเสนอความคิดริเริ่มใหม่ๆ ในทีมงาน

ผู้บริหารจะต้องสนับสนุนและสร้างให้เกิดบรรยากาศของการแสดงความคิดเห็นและการยอมรับความคิดเห็นซึ่งกันและกันในทีมอย่างเป็นกัลยาณมิตรที่จะนำไปสู่การสร้างสรรค์นวัตกรรมที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายได้รวดเร็วขึ้น หรือการเอาชนะอุปสรรคที่เผชิญอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การขอความคิดเห็นจากสมาชิกอื่นๆ ในทีมเมื่อเกิดปัญหาขึ้น อาจเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการแสวงหาคำตอบที่ต้องการ

7) ไม่ละเลยต่อคำมั่นสัญญาและตอบสนองคำร้องขอ

ในการสร้างความร่วมมือที่จะสร้างความน่าเชื่อถือในระหว่างทีมงานและระหว่างทีมงานกับองค์กรภายนอก การรักษาคำสัญญาที่จะทำ และการพร้อมที่จะรับคำร้องขอจากผู้อื่น จะเป็นปัจจัยสำคัญของความไว้วางใจและการร่วมประสานงานกันต่อไปในอนาคตได้อย่างแนบแน่น การแสดงความจริงใจต่อคำมั่นสัญญาที่ให้ไว้ จะช่วยลดกำแพงที่จะทำให้เกิดความเข้าใจผิดหรือการไม่เชื่อใจซึ่งกันและกัน สมาชิกในทีมพึงระวังที่จะไม่ให้คำมั่นสัญญาที่ไม่สามารถทำได้จริง

8) สนับสนุนและเปิดโอกาสให้มีการร่วมสังสรรค์กันภายนอกเวลางาน

การมุ่งมั่นในการทำงานย่อมทำให้เกิดความเครียดได้เสมอ ดังนั้น ในการสร้างความร่วมมือประสานงานการสนับสนุนและเปิดโอกาสให้ทีมงานได้มีการสังสรรค์กันนอกเวลางานอาจเป็นโอกาสให้ทีมงานสามารถทำความเข้าใจกันได้ดีขึ้นภายใต้บรรยากาศสบายๆ และเป็นช่องทางที่จะทำให้สมาชิกในทีมได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์และความชื่นชอบส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องงาน เช่น งานอดิเรก กีฬา ดนตรี หนังสือ ภาพยนต์ ฯลฯ ความสนใจและชื่นชอบที่ตรงกัน จะช่วยให้เกิดความเข้าใจที่ดีและความร่วมมือกันได้เป็นพิเศษ

9) ให้การชื่นชม ให้รางวัล หรือให้การยอมรับ เมื่อทีมประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย

ผู้บริหารควรสร้างบรรยากาศที่ทีมงานสามารถร่วมมือร่วมใจกันจนทำให้งานสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายโดยสร้างความประทับใจที่ทีมงานสามารถนำไปเล่าต่อให้กับคนรุ่นต่อไปฟังได้ด้วยความภาคภูมิใจ และเป็นการส่งเสริมให้เกิดกำลังใจและเห็นพลังแห่งการร่วมมือกันทำงานในงานที่จะได้รับมอบหมายต่อกัน

กล่าวโดยสรุป การสร้างบรรยากาศของความร่วมมือให้เกิดขึ้นในองค์กร จำเป็นที่ผู้บริหารจะต้องให้การสนับสนุนทั้งในด้านกำลังใจและทรัพยากรที่จำเป็นต่อการทำงานของทีมให้ประสบความสำเร็จ รวมถึงการยกย่องให้เกียรติ หรือ ให้รางวัลตอบแทนเมื่อทีมงานสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายได้สำเร็จ ซึ่งจะสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้ร่วมงานที่จะร่วมสร้างวัฒนธรรมของการให้ความร่วมมือและการประสานงานที่ดีทั้งภายในและภายนอกองค์กร ที่จะนำองค์กรธุรกิจไปสู่การเติบโตได้อย่างแข็งแรงและยั่งยืน