จังหวะSymphony ระบบ Lean และ Takt Time กฤชชัย อนรรฆมณี
ทุกท่านคงเคยเห็นวาทยกร ที่ยืนอยู่หน้าวง Orchestra พร้อมกับกวัดแกว่งแขนไปมา
เคยนึกสงสัยไหมครับ เพลง Symphony ที่ไม่มีวาทยกรจะเป็นอย่างไร? บทบาทหนึ่งที่สำคัญมากของวาทยกร ผู้ควบคุมวง คือ การให้ “จังหวะ” เพลงกับนักดนตรี หากขาดการควบคุม เครื่องดนตรีแต่ละชิ้นเล่นไปตามจังหวะของตัวเองแล้ว เสียงที่ออกมาจากทั้งวง คงไม่สามารถสอดประสาน เป็นดนตรีอันไพเราะได้
การจัดการองค์กร หรือธุรกิจใดก็ตาม เป้าหมายหลักข้อหนึ่งคือ การสร้างความสมดุลระหว่างอุปสงค์ (Demand) และ อุปทาน (Supply) ซึ่งความไม่สมดุลจะนำปัญหามาและเพิ่มงานที่ไม่จำเป็นมากมาย
ในภาคบริการ หากอุปทานไม่ทันความต้องการแล้ว ลูกค้าต้องเสียเวลารอ แต่ถ้าอุปทานล้นเกิน ทรัพยากรที่ลงทุนไปแล้ว จะกลายเป็นความสูญเปล่า ลองนึกถึงร้านอาหารที่ไม่มีลูกค้า โต๊ะว่าง พนักงานไม่มีงานทำ ภาคการผลิตในยุคเก่า เป้าหมายของผู้บริหารคือประสิทธิภาพการผลิตสูงสุด มีกำลังการผลิตเท่าใดก็เดินเต็มที่ เพราะคิดว่า ทำน้อยๆ แล้วต้นทุนไม่คุ้ม แต่สิ่งที่เกิดขึ้นตามมาคือ สินค้าคงคลังหรือ Stock ที่ไม่จำเป็น
แนวคิดระบบ Lean ที่ต้องการลดความสูญเสีย (Waste) ที่แฝงอยู่ในกระบวนการ โดยมองว่า การเก็บสินค้าคงคลังโดยไม่จำเป็น คือความสูญเสีย
บริษัท Toyota ที่ได้ชื่อว่าเป็นต้นแบบของระบบ Lean กล่าวว่า ความสูญเสียที่สำคัญที่สุดในระบบการผลิตตนเองคือ การผลิตสิ่งที่ลูกค้าไม่ต้องการ หรือ มากกว่า หรือ เร็วกว่า ที่ลูกค้าต้องการ เพราะส่งผลให้เกิด “ต้นทุนจม” เสียพื้นที่ เพิ่มงานที่ไม่จำเป็น ดังนั้น หลักการที่สำคัญ คือ การบริหารตนเองให้มีความยืดหยุ่น (Flexible) ปรับกำลังการผลิตขึ้นลง ให้สอดคล้องตามปริมาณที่ลูกค้าต้องการได้มากที่สุด อย่างรวดเร็ว ในทางปฏิบัติของโรงงาน กันชน อย่างแรกคือการทำงานล่วงเวลา (OT-Overtime) ลองคำนวณหยาบๆ ว่ากรณีทำงาน 8 ชั่วโมง ถ้ามีล่วงเวลาเพิ่ม 2 ชั่วโมง นั่นหมายถึง งานล่วงเวลาสามารถรองรับความผันผวนของอุปสงค์ได้ 25%
หลักการที่สำคัญถัดมา คือระบบการผลิตต้องนำความต้องการของลูกค้าหรืออุปสงค์ มากำหนด “ชนิดของผลิตภัณฑ์” และ “ความเร็วของการผลิต” ให้สอดคล้องตรงกัน คำว่า Takt Time ที่ผมขึ้นหัวเรื่องไว้ คือวิถีปฏิบัติ ที่โตโยต้าใช้ในการวางแผนและควบคุมระบบการผลิตของตนเอง ที่มักจะไม่ได้ถูกกล่าวถึงในวงกว้างมากนัก
จำได้ว่าสมัยเป็นวิศวกรฝ่าย Production Control ทำหน้าที่วางแผนการผลิต คำว่า Takt Time เป็นคำศัพท์โรงงาน ที่ได้ยินบ่อยที่สุดติด 3 อันดับแรก ความจริงคำนี้ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ แต่โตโยต้านำมาจากภาษาเยอรมัน แปลว่าจังหวะ ภาษาไทยเราก็มีคำที่ดูจะใกล้เคียงกัน ทั้งการออกเสียงและความหมายคือ ติ๊กต็อก นะครับ จังหวะของเครื่องดนตรีทุกชิ้นที่ควบคุมด้วยวาทยกร เปรียบได้กับจังหวะในทุกขั้นตอนกระบวนการ ที่ถูกควบคุมด้วย Takt Time ที่ถูกกำหนดมาจากต้องการของลูกค้า (Customer Demand) จินตนาการว่า ทุกๆขั้นตอนในการทำงาน เดินด้วยจังหวะเดียวกัน แบบเดียวกับเครื่องดนตรีทุกชิ้น งานจะไหลลื่น (Smooth Flow) ชิ้นงานที่ผลิตในโรงงานผ่านกระบวนการตามลำดับ จนถึงมือลูกค้าได้ ด้วยเวลาสั้นที่สุดและไม่ต้องมี Inventory เลย!
ทีมงานวางแผนการผลิต จะนำตัวเลขเป้าหมายยอดผลิตประจำเดือน ที่เห็นชอบร่วมกับฝ่ายการตลาดแล้ว มาคำนวณเทียบกับจำนวนวัน และ จำนวนชั่วโมงการทำงานที่มี เพื่อกำหนด Takt Time ในเดือนนั้นๆ ยกตัวอย่างเช่น ฝ่ายการตลาดต้องการรถ 4,800 คันทั้งเดือน ทำให้โรงงานต้องผลิตรถชั่วโมงละ 30 คัน หรือ มีรถออกมาจากสายการผลิตในทุกๆ 2 นาที Takt Time คือ 2 นาที/คัน นั่นเอง ฝ่ายผลิตและฝ่ายสนับสนุนทุกหน่วยงานมีหน้าที่ ต้องไปปรับระบบการผลิตของตนเอง ให้สอดคล้องกับ Takt Time เช่น การปรับความเร็วสายพานการผลิต ปรับจำนวนพนักงานหน้างานให้เหมาะสม ปรับการจัดสรรงานระหว่างพนักงาน เป็นต้น
Supply Chain ที่เกี่ยวข้อง อื่นๆ เช่น Supplier หรือ หน่วยงาน Logistics ก็จะได้รับข้อมูลเพื่อการปรับตนเองตาม Takt Time ด้วยเช่นกันครับ โรงงานโตโยต้าในประเทศไทย เคยผลิตด้วย Takt Time ที่ต่ำสุดหรือเร็วที่สุด น้อยกว่า 1 นาที นั่นหมายถึงในแต่ละวันที่มี 2 กะ เมื่อรวมล่วงเวลาด้วยแล้ว สามารถผลิตรถได้ถึงมากกว่าวันละ 1,000 คัน ที่กล่าวมาทั้งหมดเป็นการจัดการด้าน Supply แต่ในหลายองค์กรสามารถ จัดการด้าน Demand ควบคู่กันไปได้ด้วย เพื่อลดความผันผวน กรณีที่ความต้องการของลูกค้าที่เข้ามามีความไม่สม่ำเสมอ
ผมเคยรับฟังการนำเสนอ โครงการปรับปรุงของโรงพยาบาลศิริราช ซึ่งจริงจังกับการนำระบบ Lean มาประยุกต์ใช้มาก พยายามแก้ปัญหา ความหนาแน่นของผู้ป่วยแผนกเจาะเลือด ที่มีสูงมากในตอนเช้า สิ่งที่พบคือ ผู้ป่วยจำนวนมากเข้าใจผิด ว่าตนเองต้องงดน้ำและอาหารก่อนมาเจาะเลือด ทำให้รีบมาเพื่อเจาะเลือดเสร็จแล้วจะได้ไปทานข้าว รวมถึงผู้ป่วยอีกจำนวนหนึ่งที่ ยังเคยชิน กับการมาถึงโรงพยาบาลตั้งแต่เวลาเช้าตรู่ การแก้ปัญหาในด้านของผู้ป่วยคือ การสื่อสารเชิงรุก และ สร้างระบบนัดหมายแพทย์ ที่เชื่อถือได้ เพื่อให้ผู้ป่วยกลุ่มดังกล่าว เปลี่ยนมาเจาะเลือดในช่วงเวลาอื่นแทน เพื่อลดความแออัด
จากจุดเริ่มต้นของการควบคุมจังหวะเครื่องดนตรี เราได้เรียนรู้ และ เชื่อมโยงไปสู่การลดความสูญเสียผ่านแนวคิดของระบบ Lean ด้วยหนึ่งในวิธีปฏิบัติคือ การควบคุมกระบวนการด้วย Takt Time ครับ
โดย...
กฤชชัย อนรรฆมณี
Lean and Productivity Consultant / Trainer
