สร้างกำไรจากภายใน

สำหรับนักธุรกิจการจะทำกำไรสุทธิเพิ่มขึ้นสัก 1- 2% นั้นถือเป็นเรื่องยากยิ่ง เพราะการแข่งขันในทุกวันนี้อำนาจต่อรองอยู่ที่ผู้บริโภค ซึ่งล้วนมีความต้องการเหมือนกันในสินค้าทุกประเภทนั้นคือสินค้าที่ดีกว่าเดิม แรงขึ้น เร็วขึ้น ใหญ่กว่าเดิม ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ฯลฯ แต่ต้องมีราคาถูกลง

ขณะที่ฝั่งคู่ค้าก็มักจะตกลงกันเรื่องเป้าหมายในการทำธุรกิจที่เจรจาขอส่วนลดเพิ่มขึ้น หรือไม่ก็เป็นการขอเครดิตเทอมที่ยาวกว่าเดิม ผลสุดท้ายจึงตกอยู่กับคนทำธุรกิจที่ต้องแบกรับภาระดอกเบี้ยเพิ่มขึ้นในขณะที่ได้กำไรต่อหน่วยลดลงเรื่อยๆ

หลายๆ บริษัทจึงเลือกที่จะหันมาโฟกัสที่การบริหารงานภายในองค์กรที่อาจเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้สูงขึ้นได้ การยกเครื่ององค์กรทั้งการขาย การขนส่ง การเงิน ฯลฯ จึงกลับมาเป็นเรื่องสำคัญอีกครั้งในการบริหารจัดการในยุคนี้ เพราะเทคโนโลยีสมัยใหม่สามารถเข้ามาช่วยเติมช่องว่างที่เกิดขึ้นในการบริหารธุรกิจทุกวันนี้ได้

ข้อมูลที่ได้จากระบบจะทำให้เราเห็นว่าการบริหารจัดการสินค้าคงคลังอาจทำให้ประหยัดต้นทุนในการดำเนินงานลงได้หากปรับปริมาณให้เหมาะสม เช่นเดียวกับเงินหมุนเวียนในการดำเนินธุรกิจที่เจ้าของธุรกิจจำนวนมากใช้สินเชื่อจากสถาบันการเงินเป็นต่อหล่อลื่นให้ขยายธุรกิจได้โดยไม่ติดขัด

แต่ในขณะเดียวกัน เราก็จะพบว่าดอกเบี้ยที่เกิดขึ้นนั้นทำให้ผลกำไรหดหายไปมาก เพราะเม็ดเงินที่หมุนเวียนเข้ามาในบริษัทนั้นไม่ทันกับค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้น การลงมาดูรายละเอียดทั้งหมดจึงทำให้เราเห็นว่าช่องโหว่ที่เกิดขึ้นนั้นอยู่ตรงไหน และจะแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างไร

การดำเนินธุรกิจแบบเดิมไปเรื่อยๆ เพราะความเคยชินเป็นสาเหตุสำคัญประการแรกที่ทำให้ประสิทธิภาพในการบริหารงานไม่ดีเท่าที่ควร ตัวอย่างง่ายๆ เช่นค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสาร ที่ผมเชื่อว่าองค์กรธุรกิจหลายๆ แห่งก็ยังคงใช้โทรศัพท์ติดต่อกับลูกค้า คู่ค้า อยู่เหมือนในอดีตด้วยความเคยชิน

ทั้งๆ ที่การสื่อสารของคนรุ่นปัจจุบันแทบจะไม่มีใครใช้โทรศัพท์พื้นฐานกันแล้ว แต่เรากลับคงจำนวนคู่สายของบริษัทเอาไว้เท่าเดิม และยังคงติดต่อกันด้วยโทรศัพท์โดยใช้ระบบทางไกลหรือโทรเข้าโทรศัพท์มือถือซึ่งเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าการสื่อสารแบบออนไลน์หลายเท่า

เพราะคนรุ่นใหม่ใช้การสื่อสารผ่านไลน์เป็นหลัก ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์ข้อความหรือโทรศัพท์ผ่านระบบออนไลน์ที่ใช้แทนโทรศัพท์ระหว่างประเทศได้เลย หากลูกค้าเป็นชาวจีนก็ใช้วีแชท หรือหากเป็นคนอเมริกันก็ใช้วอทส์แอพ ซึ่งเท่ากับว่าใช้ระบบออนไลน์ติดต่อต่างประเทศได้ทั้งหมดแล้ว

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจเป็นสัดส่วนไม่สูงมากนัก แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นให้เราหันมาพิจารณาค่าใช้จ่ายขององค์กรทั้งหมด ซึ่งเราจะพบกรณีแบบนี้อีกมาก โดยเฉพาะการทำรายได้จากโครงการระยะสั้นต่างๆ ที่ปกติมักดูกันที่ต้นทุนในการบริหารจัดการกับรายรับซึ่งหากมีอัตราผลกำไรที่ดีก็ถือว่าสอบผ่านแล้ว

แต่ในความเป็นจริงแล้วต้นทุนแฝงที่เกิดจากการบริหารโครงการที่ล่าช้าเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก เพราะหากโครงการดังกล่าวถูกยืดระยะเวลาออกไป เม็ดเงินที่ได้จากโครงการดังกล่าวก็ยังคงเดิมแต่ภาระค่าใช้จ่ายกลับเพิ่มสูงขึ้นตามระยะเวลาที่เพิ่มขึ้น ดอกเบี้ยธนาคารก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

การตรวจสอบแต่ละโครงการอย่างใกล้ชิดจึงอาจช่วยให้เราป้องกันปัญหารายจ่ายบานปลายที่อาจเกิดขึ้นได้ จากเดิมที่เคยตรวจสอบติดตามทุกไตรมาสอาจมองไม่เห็นช่องว่าง แต่หากกำกับดูแลทุกอาทิตย์ก็ย่อมช่วยให้มองเห็นภาพรวมชัดเจนขึ้นและปิดช่องโหว่ดังกล่าวได้ทันเวลา

เมื่อหาช่องโหว่พบ แม้เป็นเพียงจุดเล็กแต่อาจขยายผลไปสู่แผนกอื่นที่มีโครงสร้างคล้ายกันได้ ซึ่งนั่นก็ทำให้เราเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้นอีกมหาศาล ผลที่เกิดขึ้นย่อมกลายเป็นผลกำไรที่กลับคืนมาได้โดยตรงแม้ยอดขายจะไม่ได้เพิ่มขึ้นจากเดิมเลยก็ตาม

การดำเนินธุรกิจต่อไปโดยไม่คิดจะหาช่องโหว่ที่เกิดขึ้นอาจไม่ได้ทำให้บริษัทได้รับผลกระทบใดๆ ในระยะสั้น แต่หากปล่อยไว้นานวันเข้าก็จะพบว่าความสามารถทางการแข่งขันถดถอยลงจนไม่อาจแข่งกับใครได้ เพราะทำเป็นอย่างเดียวคือการลดราคา ในขณะที่คู่แข่งก็ลดราคาลงมาสู้ได้เช่นกัน