วีระวงค์ จิตต์มิตรภาพ

ดูบทความทั้งหมด

เรื่องเล่าจากกระดาษลงเวลา [email protected]

23 ตุลาคม 2561
3,736

ไม่เตรียมตัว ... ต้องเตรียมใจ

เชื่อว่าหลักการ 'ไม่เตรียมตัว ... ต้องเตรียมใจ'

ในการเป็นที่ปรึกษากฎหมายนั้น เมื่อมีอาวุโสมากขึ้นงานทำเอกสารจะน้อยลง เพราะที่ปรึกษาระดับอาวุโสจะมีนักกฎหมายผู้ช่วยเป็นผู้จัดเตรียมเอกสารให้ภายใต้การควบคุมดูแลของตน แต่งานที่ที่ปรึกษาระดับอาวุโสจะต้องทำมากขึ้น คือ การเข้าร่วมประชุม ซึ่งอาจเป็นการประชุมในห้องประชุม หรือการประชุมทางโทรศัพท์ หรือทางวีดีโอ ซึ่งหัวข้อของการประชุมจะหนีไม่พ้นเรื่องการแสวงหาข้อเท็จจริง การเจรจาต่อรอง หรือการให้คำปรึกษาหรือความเห็น ซึ่งเป็นการทำหน้าที่ในขณะประชุม และหากผิดพลาดก็จะทำให้เกิดผลลัพธ์ในทางลบแก่เรื่องที่รับผิดชอบดูแลได้

ผมเชื่อว่าความรู้ความสามารถเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดของที่ปรึกษากฎหมายที่ดี แต่ไม่ว่าจะมีความรู้ความสามารถมากเพียงใด ที่ปรึกษากฎหมายก็ไม่อาจทำหน้าที่ให้ดีที่สุดได้ หรือถึงขนาดทำหน้าที่ผิดพลาดได้ ถ้าไม่มีการเตรียมตัวเพื่อเข้าร่วมประชุมมาเป็นอย่างดี

ผมจึงจะไม่เข้าร่วมประชุมเพื่อทำหน้าที่ที่ปรึกษากฎหมายของผมเลย ถ้าผมไม่ได้มีการเตรียมตัวมาแล้วเป็นอย่างดี โดยจะขอเลื่อนออกไปก่อน หรือถ้าเลื่อนไม่ได้ก็จะให้นักกฎหมายผู้ช่วยเข้าร่วมประชุมแทนเพื่อรับเรื่องไว้ก่อน หรือถ้าจำเป็นต้องเข้าร่วมประชุมด้วยตนเองจริงๆ ผมก็จะขอโทษทุกคนที่เกี่ยวข้องและชี้แจงตรงๆ ว่าผมยังไม่ได้เตรียมตัวในการประชุม อาจทำหน้าที่ได้ไม่ดีเท่าที่ควร

ผมเตือนตัวเองอยู่เสมอว่า 'ไม่เตรียมตัว (ให้ดี) ... ต้องเตรียมใจ (ที่จะมีข้อผิดพลาด)' (By failing to prepare, you are preparing to fail. Benjamin Franklin)

ผมพบว่าการเตรียมตัวเพื่อเข้าร่วมประชุมในแต่ละครั้งนั้นมักจะทำให้ผมมีความรู้เพิ่มขึ้น ทั้งในเรื่องที่ผมรู้อยู่แล้วเช่น ข้อกฎหมายต่างๆ แต่ต้องค้นคว้าให้ลึกซึ้งขึ้นเพราะเป็นประเด็นของเรื่องโดยตรง และเรื่องที่ผมไม่เคยรู้มาก่อนไม่ว่าจะเป็นด้านธุรกิจ ด้านการเงิน ด้านการบริหารจัดการ ฯลฯ ซึ่งหากผมไม่มีความรู้เพียงพอก็จะไม่เข้าใจเรื่องที่จะเข้าร่วมประชุมนั้นดีพอที่จะทำหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา นอกจากงานที่ปรึกษากฎหมายแล้ว ผมยังได้รับแต่งตั้งให้เป็นกรรมการในบริษัทหลายแห่ง และผมก็ยังเชื่อว่าหลักการ 'ไม่เตรียมตัว ... ต้องเตรียมใจ' จะต้องใช้กับการทำหน้าที่กรรมการของผมด้วย ผมจึงได้ขอจำกัดจำนวนบริษัทที่ผมจะเป็นกรรมการอยู่เท่ากับที่ผมพอจะไปทำหน้าที่แบบมีการเตรียมตัวล่วงหน้าได้

การเตรียมตัวเพื่อเข้าร่วมประชุมคณะกรรมการหรือผู้ถือหุ้นของบริษัทนั้นจะแตกต่างจากการเข้าร่วมประชุมในงานเป็นที่ปรึกษากฎหมาย เพราะทางฝ่ายจัดการของบริษัทจะจัดเตรียมเอกสารให้กรรมการพิจารณาล่วงหน้าก่อนการประชุม โดยเป็นไปตามวาระการประชุมที่กำหนดไว้แล้วอย่างชัดเจน ซึ่งจะแตกต่างจากงานที่ปรึกษากฎหมายที่ส่วนใหญ่จะไม่มีการส่งเอกสารเป็นเรื่องเป็นราว ดังนั้น การเตรียมตัวเพื่อเข้าร่วมประชุมของกรรมการก็คือการอ่านเอกสารประกอบการประชุมก่อนการเข้าร่วมประชุม

แต่การที่กรรมการจะอ่านเอกสารเกี่ยวกับเรื่องที่จะมีการพิจารณากันในที่ประชุมคณะกรรมการหรือผู้ถือหุ้นให้เข้าใจแบบรู้แจ้งเห็นจริงก็จำเป็นจะต้องมีความรู้และทักษะในหลายๆ ด้าน ประกอบกับการจัดทำเอกสารของแต่ละบริษัทก็มีแนวทางแตกต่างกันออกไป ทำให้กรรมการบางท่านใช้วิธีการอ่านคร่าวๆ แล้วไปหาข้อมูลเอาเพิ่มในที่ประชุม แต่นั่นไม่ใช่วิธีการของคุณหญิงชฎา วัฒนศิริธรรม

ผมได้เคยทำงานร่วมกับคุณหญิงชฎา มาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2542 เมื่อครั้งที่คุณหญิงชฎายังดำรงตำแหน่งกรรมการผู้จัดการใหญ่ของธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด (มหาชน) โดยผมทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษากฎหมายให้แก่ธนาคารในการออกหุ้นบุริมสิทธิเพื่อเพิ่มทุนของธนาคารในช่วงวิกฤตเศรษฐกิจต้มยำกุ้ง แต่ผมได้มีโอกาสมาทำงานร่วมกับคุณหญิงชฎาในฐานะกรรมการบริษัทเมื่อ 3-4 ปีที่ผ่านมาเมื่อผมได้รับแต่งตั้งให้เป็นกรรมการในธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด (มหาชน) ซึ่งคุณหญิงชฎาเป็นกรรมการอยู่ก่อนแล้ว และในบริษัทไทยพาณิชย์ประกันชีวิต จำกัด (มหาชน) ซึ่งคุณหญิงชฎาทำหน้าที่ประธานกรรมการอยู่ก่อนแล้วเช่นกัน

ผมพบว่าในการเข้าร่วมประชุมทุกครั้ง คุณหญิงชฎาได้อ่านเอกสารประกอบการประชุมจนมีความเข้าใจเรื่องที่คณะกรรมการจะต้องพิจารณารวมทั้งตัดสินใจในการประชุมแต่ละครั้งเป็นอย่างดี ประกอบกับการที่คุณหญิงชฎาเป็นผู้ที่มีความรู้และประสบการณ์สูงมาก จึงทำให้สามารถตั้งคำถามที่ทำให้เกิดความรอบคอบมากขึ้น รวมทั้งสามารถควบคุมการประชุมในฐานะประธานในที่ประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่น่าสนใจมากคือหากในเอกสารมีการพิมพ์หรือนำเสนอข้อมูลผิดพลาดคุณหญิงชฎาก็จะสังเกตเห็นและนำมาชี้แนะในที่ประชุม

คุณหญิงชฎาจึงเป็นตัวอย่างที่ดีมากของผู้ที่มีความรับผิดชอบในการทำหน้าที่ของตนในการเข้าร่วมประชุมขององค์กร เพราะการประชุมคือเรื่องสำคัญมากในการขับเคลื่อนองค์กร 'Meetings are at the heart of an effective organization, and each meeting is an opportunity to clarify issues, set new directions, sharpen focus, create alignment, and move objectives forward.' (จากหนังสือ Meetings Matter เขียนโดย Paul Axtell)

www.facebook/Weerawong: Wonderful Ways

ดูบทความทั้งหมดของ วีระวงค์ จิตต์มิตรภาพ

แชร์ข่าว :