การแบ่งเวลาของ CEO

อย่างไรก็ดีเป็นที่น่าสนใจว่างานชิ้นล่าสุดของ Porter ที่เขียนร่วมกับ Nitin Nohria (คณบดีของ Harvard Business School) และปรากฎออกมาในวารสาร Harvard Business Review ฉบับล่าสุดในเดือน ก.ค.นี้ กลับเป็นเรื่องการบริหารเวลาของ CEO หรือที่ตั้งชื่องานว่า How CEOs Manage Time

งานชิ้นนี้ Porter กับ Nohria ระบุว่าเป็นการศึกษาเกี่ยวกับการใช้เวลาของซีอีโอที่ครบถ้วนและยาวนานที่สุดเท่าที่เคยมีมา โดยเขาเริ่มศึกษาการใช้เวลาของซีอีโอจำนวนหนึ่ง ตั้งแต่ปี 2006 หลังจากนั้นก็เก็บข้อมูลการใช้เวลาของซีอีโอมาอย่างต่อเนื่องจนกระทั่งถึงปัจจุบัน

พบว่าเมื่อแบ่งเวลาระหว่างการทำงานกับเวลาส่วนตัวนั้น โดยเฉลี่ยแล้วซีอีโอจะใช้เวลา 31% ไปกับการทำงาน 10% กับการเดินทาง 25% กับเวลาส่วนตัว (personal time) 5% กับการพักผ่อน (vacation) และ 29% ไปกับการนอน ซึ่งจากข้อมูลข้างต้นแสดงให้เห็นว่า เวลาที่ซีอีโอใช้กับการทำงาน นั้นไม่ได้แตกต่างอย่างมากมายเมื่อเทียบกับเวลาส่วนตัว หรือเวลาในการนอน ดังนั้นท่านผู้บริหารที่คิดจะเลียนแบบซีอีโอทั้งหลายควรจะต้องแบ่งเวลาให้ดี ไม่ใช่มุ่งเน้นแต่การทำงานอย่างเดียวจนลืมเวลาส่วนตัวและเวลาให้กับการนอน

สำหรับวิธีการในการสื่อสารนั้น ซีอีโอ ใช้เวลา 61% กับการสื่อสารในลักษณะการเห็นหน้าหรือ face-to-face 15% กับการสื่อสารทางโทรศัพท์และเอกสาร และ 24% กับการสื่อสารผ่านเครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ แสดงให้เห็นว่าถึงแม้ว่าเทคโนโลยีจะพัฒนาไปมากเพียงใด แต่บรรดาซีอีโอที่ได้มีการศึกษานั้นก็ยังนิยมที่จะสื่อสารในลักษณะของการเห็นหน้าคู่สนทนาอยู่เหมือนเดิม

เมื่อพิจารณาตามลักษณะงานที่ซีอีโอทำนั้น พบว่า โดยเฉลี่ยแล้ว 43% ของเวลาของซีอีโอใช้เวลาไปกับสิ่งที่เรียกว่า Core Agenda หรือภารกิจหลักที่ซีอีโอมุ่งเป้าที่จะผลักดัน ส่วน 36% ของเวลานั้นใช้ไปกับการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น และ 21% ของเวลาใช้ไปกับงานประจำต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นงานประชุมหรืองานพิธีการต่างๆ ที่ต้องปฏิบัติในฐานะซีอีโอ

งานหนึ่งที่หนีไม่พ้นของผู้ที่เป็นซีอีโอคือการเข้าประชุม ซึ่งดูจากเวลาของซีอีโอแล้วพบว่า 72% ของเวลาของซีอีโอใช้ไปกับการประชุมหรือเจอผู้อื่น ส่วนเวลาที่ได้อยู่คนเดียวโดยไม่ต้องมีบุคคลอื่นอยู่ร่วมด้วย มีเพียงแค่ 28% เท่านั้น และเมื่อเจาะลึกไปกับเวลาที่ใช้ในการประชุมของซีอีโอนั้นพบว่า 32% ของเวลาของซีอีโอใช้ไปกับการประชุมที่มีเวลา 1 ชั่วโมง 23% ใช้เวลากับการประชุม 30 นาที 21% ใช้ไปกับการประชุมระยะ 1-2 ชั่วโมง และ 13% เป็นการประชุมที่มีระยะเวลานาน 2-5 ชั่วโมง

ส่วนบุคคลที่ซีอีโอพบเจอนั้น 70% ของเวลาใช้ไปกับการพบบุคคลภายในองค์กรเอง คือผู้ใต้บังคับบัญชาในระดับต่างๆ ส่วน 16% ใช้ไปกับการพบผู้ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นที่ปรึกษา ลูกค้า นักลงทุน ธนาคาร suppliers 9% ใช้เวลากับการพบเจอกลุ่มอื่นๆ ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรง เช่น สื่อมวลชน หน่วยงานรัฐบาล สมาคมอุตสาหกรรม และ 5% ใช้ไปกับการพบเจอบอร์ดบริษัท ไม่ว่าจะเป็นการประชุมบอร์ดหรือการพบกับบอร์ดเป็นรายบุคคล

สุดท้ายมาดูว่าเวลาของซีอีโอนั้นใช้ไปกับสิ่งที่ได้กำหนดไว้มากน้อยเพียงใด ซึ่งพบว่า 75% ของเวลาของซีอีโอนั้นเป็นตามกำหนดการที่ได้วางไว้ ส่วนอีก 25% เป็นการตอบสนองต่อเรื่องราวต่างๆ ที่เข้ามา

จริงๆ ในบทความข้างต้นไม่ได้เป็นเพียงแค่เรื่องการแบ่งเวลาของซีอีโอเท่านั้น แต่ยังครอบคลุมไปถึงงานหรือสิ่งที่ซีอีโอต้องทำด้วย เป็นเรื่องที่น่าสนใจว่าเราสามารถศึกษาถึงหน้าที่ของซีอีโอจากเวลาที่พวกเขาใช้ไป ซึ่งถ้ามีโอกาสผมจะนำเสนอผ่านบทความนี้ต่อไป